Eine Hobbymesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Hobbymesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Öffnungszeiten fest, kläre die Teilnahmebedingungen und veröffentliche das Anmeldeformular. Danach bearbeitest du die Anmeldungen, teilst die Standplätze ein und erstellst den Messeplan. In den letzten zwei Wochen geht es um Teilnehmerausweise, Beschilderung, Helfer, Kasse, Verpflegung und den Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
3
Teilnahmeformular veröffentlichen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Messeinformationen online stellen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Teilnehmerliste führen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Standplätze einteilen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Lieferanten bestätigen
12
Messeplan erstellen
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Teilnehmeranweisungen versenden
15
Beschilderung entwerfen
16
Einlassformulare vorbereiten
2 Personen
17
Teilnehmerausweise erstellen
2 Personen
18
Programm drucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Materialien prüfen
2 Personen
21
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
22
Teilnehmer an den Aufbau erinnern
23
Haltbare Lebensmittel bereitstellen
2 Personen
24
Das Aufbauteam einweisen
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Materialien ausladen
4 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Standnummern aufhängen
2 Personen
30
Ausstellungen einrichten
8 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Kasse einrichten
2 Personen
34
Informationsstand einrichten
2 Personen
35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
40
Ton und Mikrofon testen
2 Personen

Event

41
Eingang öffnen
3 Personen
42
Besucher empfangen
3 Personen
43
Karten und Programm verteilen
2 Personen
44
Teilnehmende betreuen
2 Personen
45
Vorführungen ankündigen
46
Kasse bedienen
2 Personen
47
Infostand besetzen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
53
Geschirr abwaschen
2 Personen
54
Teilnehmer über die Schließung informieren
55
Eingang schließen
2 Personen
56
Letzte Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

57
Kasse abschließen
2 Personen
58
Teilnehmende auschecken
6 Personen
59
Ausstellungsmaterialien einpacken
6 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Geschirr und Küche aufräumen
3 Personen
64
Location reinigen
4 Personen
65
Toiletten reinigen
2 Personen
66
Materialien zurückbringen
3 Personen
67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
69
Teilnehmer verabschieden
70
Gefundene Gegenstände bearbeiten
71
Fotos und Materialien archivieren
72
Ausstehende Zahlungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 30
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
Informationsstand
Kassatisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
PräsentationsständerAnz. 10
HintergründeAnz. 12
TischdeckenAnz. 30

Ausstattung

Geldautomat
Geldkassette
Laptop
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-LadegeräteAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
Elektronische Waage
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
HandlampenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TassenAnz. 40
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
KüchenpinzettenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
TischdekorationAnz. 30
NamensschilderAnz. 80
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
KlebehakenAnz. 40
AbsperrbandAnz. 2
TischnummernAnz. 30
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 16
ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
GummihandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe. So bleibt Zeit, Rückfragen zu beantworten und die Teilnehmerliste verlässlich zu führen.
Plane die Standplätze erst nach dem Anmeldeschluss endgültig ein. Reserviere zusätzlich 1 bis 2 freie Plätze für verspätete Änderungen, größere Tische oder notwendige Durchgänge.
Schicke Teilnehmeranweisungen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Nenne darin Aufbauzeit, Zufahrt, Standplatz, benötigte Materialien und den Zeitpunkt, zu dem der Aufbau abgeschlossen sein muss.
Bereite Kasse, Geldkassette und Wechselgeld am Vortag vor. Lege außerdem Einlassformulare, Teilnehmerausweise, Programm und Beschilderung zusammen, damit am Veranstaltungstag nichts ausgedruckt werden muss.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Weise das Aufbauteam zuerst in Messeplan, Stromanschlüsse und Informationsstand ein und prüfe danach Tische, Stühle, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Abfallbehälter.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Hobbymesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular. Die Standaufteilung und Helferplanung sollten spätestens 2 Wochen vor der Messe feststehen.
Wann sollte der Anmeldeschluss für eine Hobbymesse sein?: Setze den Anmeldeschluss etwa 3 Wochen vor dem Veranstaltungstag. So bleiben dir rund 14 Tage für Standplätze, Teilnehmerliste, Ausweise und individuelle Rückfragen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hobbymesse?: Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Informationsstand, Kassentisch, Beschilderung und Technik ein. Bei vielen Ausstellern oder mehreren Räumen sind 3 Stunden realistischer.
Was darf man bei einer Hobbymesse nicht vergessen?: Häufig fehlen Wechselgeld, Einlassformulare, Verlängerungskabel oder klare Teilnehmeranweisungen. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und stelle haltbare Lebensmittel sowie Getränke bereit.

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