Zo organiseer je een hobbybeurs zonder last-minute chaos

Begin een hobbybeurs niet met de catering, maar met de ruimte en het aantal exposanten. Leg eerst datum, openingstijden en zaal vast en werk daarna de indeling uit: stands, ontvangst, looproutes, demonstraties en catering moeten elkaar niet blokkeren. Nodig exposanten vroeg uit, verwerk aanmeldingen centraal en stuur bezoekersinformatie pas nadat parkeerinformatie en programma kloppen. Plan de opbouw met duidelijke vrijwilligersinstructies en controleer op de dag zelf vooral stroom, drukwerk, wisselgeld en de laatste exposantenlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Beursindeling uitwerken
2 personen
4
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
5
Exposanten uitnodigen
2 personen
6
Bezoekersuitnodigingen maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Exposanten bevestigen
2 personen
12
Standplaatsen toewijzen
2 personen
13
Bezoekersinformatie versturen
14
Parkeerinformatie publiceren
15
Programma en demonstraties plannen
2 personen
16
Catering bestellen
17
Benodigdheden controleren
2 personen
18
Drukwerk laten maken
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Instructies voor vrijwilligers maken
21
Contant geld en wisselgeld regelen
22
Laatste exposantenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Drukwerk en materialen klaarzetten
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen aannemen
2 personen
27
Zaal en doorgangen controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
29
Standplaatsen markeren
2 personen
30
Exposantentafels nummeren
2 personen
31
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
32
Cateringpunt opbouwen
2 personen
33
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Demonstratietafels klaarzetten
3 personen
38
Exposanten ontvangen
3 personen
39
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
40
Standopbouw ondersteunen
4 personen
41
Techniek voor demonstraties testen
2 personen
42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Programmafolders uitdelen
2 personen
45
Route en zaalregels toelichten
2 personen
46
Demonstraties begeleiden
2 personen
47
Workshops begeleiden
3 personen
48
Cateringpunt bedienen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Gevonden voorwerpen registreren
55
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Exposanten laten afbouwen
4 personen
58
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

59
Materialen verzamelen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
63
Zaal schoonmaken
3 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Locatiesleutels terugbrengen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
68
Onbeheerde eigendommen afhandelen
69
Facturen en bonnetjes verzamelen
70
Exposanten bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 8
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheptangenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Standbordjesaantal 30
Programma-affichesaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Welkomsbanner
Workshopbordenaantal 6
Fotolijstjesaantal 12
Tafelnummerhoudersaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 220
Halskoordenaantal 220
Bezoekersbadgesaantal 200
Exposantenbadgesaantal 40
Baliepennenaantal 12
Geldkist
Pinapparaat
Clipboardsaantal 6

Hobbybenodigdheden

Schaarsetsaantal 12
Snijmattenaantal 8
Lijmpistolenaantal 6
Penseelsetsaantal 12
Werkbakjesaantal 24
Opbergboxenaantal 20
Knijpersaantal 100
Draaddispensersaantal 6
Etalagepoppenaantal 4
Presentatiestandaardsaantal 12
Verkoopbakjesaantal 30
Prijshoudersaantal 60

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Branddekensaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakkar

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Opvouwbare steekwagensaantal 2

Kantoor

Notitieblokkenaantal 12
Pennenbakjesaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 12
Documentmappenaantal 10
Ordnersaantal 6
Labelmaker

Tips

Maak de standindeling voordat je exposanten definitief bevestigt. Houd naast elke tafel voldoende loopruimte vrij en controleer vooraf waar verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn.
Stuur exposanten een bevestiging met hun standplaats, aankomsttijd en praktische instructies. Doe dit uiterlijk enkele dagen voor de beurs, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Plan demonstraties in tijdsblokken en zet beamer, projectiescherm, microfoon en draagbare speakers vooraf klaar. Test het geluid en beeld minstens 30 minuten vóór opening.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en glazen op één vaste plek klaar.
Werk met een openingscontrole van 30 minuten: controleer ontvangstbalie, afvalbakken, drukwerk, laptops of tablets, wisselgeld, stroom en de toegang tot de zaal voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hobbybeurs organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Nodig exposanten daarna direct uit, zodat je ongeveer 4 weken voor de beurs de standindeling en het programma kunt afronden.
Hoeveel ruimte heeft een stand op een hobbybeurs nodig?: Reken minimaal op de ruimte van een inklaptafel plus ongeveer 1 meter vrije loopruimte aan de voorkant. Teken alle stands op schaal in de zaal, inclusief ontvangstbalie, demonstratieplek en catering.
Wanneer stuur je de bezoekersuitnodigingen voor een hobbybeurs?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 3 tot 4 weken voor de beurs. Verstuur een praktische herinnering 3 tot 5 dagen vooraf, met openingstijden, parkeerinformatie, programma en eventuele aanmeldinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hobbybeurs?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 1 voor praktische vragen en 1 voor zaal- en cateringcontrole per 50 tot 75 bezoekers tegelijk. Wijs daarnaast iemand aan als aanspreekpunt voor exposanten en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.