Cómo organizar una feria de manualidades sin perder detalles

Una feria de manualidades necesita más coordinación que una simple exposición: debes encajar expositores, puestos, demostraciones, visitantes y servicio de café en el mismo espacio. Empieza por fijar la fecha, reservar la sala y calcular cuántos puestos caben con pasillos cómodos. Después confirma a los expositores, abre las inscripciones y comunica horarios, aparcamiento y programa. La última semana sirve para cerrar cambios, preparar impresos, asignar voluntarios y comprobar que la recepción y los equipos funcionan.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
4
Preparar la lista de expositores
2 personas
5
Invitar a los expositores
2 personas
6
Crear invitaciones para los visitantes
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar expositores
2 personas
12
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
13
Enviar información a los visitantes
14
Publicar información de estacionamiento
15
Planificar el programa y las demostraciones
2 personas
16
Pedir el catering
17
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
18
Encargar material impreso
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Crear instrucciones para voluntarios
21
Preparar efectivo y cambio
22
Comprobar la última lista de expositores
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Preparar impresos y materiales
2 personas

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Recibir las entregas
2 personas
27
Comprobar la sala y los pasillos
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
6 personas
29
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
30
Numerar las mesas de los expositores
2 personas
31
Montar el mostrador de recepción
2 personas
32
Montar el punto de catering
2 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Montar las mesas de demostración
3 personas
38
Recibir a los expositores
3 personas
39
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
40
Apoyar el montaje del stand
4 personas
41
Probar la técnica para las demostraciones
2 personas
42
Atender la mesa de registro
2 personas
43
Recibir a los visitantes
3 personas
44
Repartir folletos del programa
2 personas
45
Explicar la ruta y las normas de la sala
2 personas
46
Coordinar demostraciones
2 personas
47
Guiar talleres
3 personas
48
Atender el punto de catering
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer los aperitivos
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Registrar objetos perdidos
55
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
57
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
58
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

59
Reunir los materiales
4 personas
60
Recoger mesas y sillas
5 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Clasificar y retirar residuos
2 personas
63
Limpiar la sala
3 personas
64
Limpiar los baños
2 personas
65
Devolver las llaves del recinto
66
Devolver los objetos prestados
2 personas
67
Recoger el stock sobrante
2 personas
68
Gestionar los objetos sin reclamar
69
Recopilar facturas y recibos
70
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de recepción
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Pinzas para servircant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Bandejas de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Carteles de standcant. 30
Pósteres del programacant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Banner de bienvenida
Carteles del tallercant. 6
Marcos de fotoscant. 12
Portanúmeros de mesacant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Catering

Compras

Registro

Tarjetas de nombrecant. 220
Cordonescant. 220
Credenciales para visitantescant. 200
Credenciales de expositorcant. 40
Bolígrafos para la recepcióncant. 12
Caja registradora
Máquina de sellado
Portapapelescant. 6

Material de manualidades

Sets de tijerascant. 12
Tapetes de cortecant. 8
Pistolas de pegamentocant. 6
Sets de pincelescant. 12
Bandejas de trabajocant. 24
Cajas de almacenajecant. 20
Pinzascant. 100
Dispensadores de hilocant. 6
Maniquíescant. 4
Soportes de presentacióncant. 12
Vasitos de ventacant. 30
Portaprecioscant. 60

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Mantas ignífugascant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Carro de limpieza

Transporte

Carros de transportecant. 4
Correas de amarrecant. 12
Carretillas plegablescant. 2

Oficina

Bloc de notascant. 12
Portalápicescant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Carpetas para documentoscant. 10
Carpetas archivadorascant. 6
Etiquetadora

Consejos

Reserva la sala antes de invitar a los expositores y dibuja la distribución con medidas reales. Deja pasillos despejados y sitúa la recepción cerca de la entrada para gestionar inscripciones y consultas.
Cierra la lista de expositores al menos 7 días antes de la feria. En ese momento asigna cada puesto, confirma necesidades y envía a cada participante la hora de llegada y las instrucciones de montaje.
Publica el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 10-14 días antes. Pregunta también por preferencias dietéticas para calcular el catering y evitar cambios de última hora.
Programa las demostraciones con horarios concretos y prueba el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono el día anterior. Comprueba además que haya cables alargadores y regletas donde se necesiten.
Asigna voluntarios por turnos de 2-3 horas y entrega instrucciones escritas. Prepara con antelación el efectivo y el cambio, los impresos de recepción, las tablets o portátiles y una lista final de expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, definir la distribución e invitar a los expositores. Deja la última semana para confirmar puestos, voluntarios, catering, impresos y equipos.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de manualidades?: Cierra las inscripciones de visitantes entre 7 y 10 días antes si necesitas calcular catering o preparar acreditaciones. Confirma a los expositores como máximo 7 días antes para poder asignar los puestos y publicar la lista definitiva.
¿Cómo distribuyo los puestos en una feria de manualidades?: Mide la sala y coloca primero las mesas de los expositores, dejando pasillos continuos y una zona visible para recepción. Reserva también espacio para demostraciones, sillas, papeleras y equipos, y envía el plano a los expositores al menos 5 días antes.
¿Qué tengo que revisar el día antes de la feria?: Comprueba durante una revisión de 60-90 minutos la lista final de expositores, la señalización, las mesas, las sillas, los cables, el sonido, la proyección y el material de recepción. Deja preparados el efectivo, el cambio, los impresos, las bebidas y las instrucciones para voluntarios.

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