Hobbybeurs organiseren: checklist en planning

Een hobbybeurs organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, zaal en beursindeling, daarna exposanten, bezoekers en programma. Plan standplaatsen ruim voordat je de definitieve informatie verstuurt. Vergeet niet dat een beurs meer nodig heeft dan tafels: ontvangst, techniek, catering, wisselgeld, bewegwijzering en vrijwilligers moeten tegelijk klaarstaan. Gebruik deze checklist om de 70 taken stap voor stap af te werken en controleer materialen uiterlijk in de laatste week.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Beursindeling uitwerken
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
Parkeerinformatie publiceren
Programma en demonstraties plannen
2 personen
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Drukwerk laten maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Instructies voor vrijwilligers maken
Contant geld en wisselgeld regelen
Laatste exposantenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Drukwerk en materialen klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaal en doorgangen controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Exposantentafels nummeren
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Cateringpunt opbouwen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Demonstratietafels klaarzetten
3 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Standopbouw ondersteunen
4 personen
Techniek voor demonstraties testen
2 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Route en zaalregels toelichten
2 personen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Cateringpunt bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten laten afbouwen
4 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Onbeheerde eigendommen afhandelen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Exposanten bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 8
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheptangenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Standbordjesaantal 30
Programma-affichesaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Welkomsbanner
Workshopbordenaantal 6
Fotolijstjesaantal 12
Tafelnummerhoudersaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 220
Halskoordenaantal 220
Bezoekersbadgesaantal 200
Exposantenbadgesaantal 40
Baliepennenaantal 12
Geldkist
Pinapparaat
Clipboardsaantal 6

Hobbybenodigdheden

Schaarsetsaantal 12
Snijmattenaantal 8
Lijmpistolenaantal 6
Penseelsetsaantal 12
Werkbakjesaantal 24
Opbergboxenaantal 20
Knijpersaantal 100
Draaddispensersaantal 6
Etalagepoppenaantal 4
Presentatiestandaardsaantal 12
Verkoopbakjesaantal 30
Prijshoudersaantal 60

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Branddekensaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakkar

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Opvouwbare steekwagensaantal 2

Kantoor

Notitieblokkenaantal 12
Pennenbakjesaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 12
Documentmappenaantal 10
Ordnersaantal 6
Labelmaker

Tips

Leg de zaalindeling minimaal 4 weken voor de beurs vast. Reserveer ruimte voor inklaptafels, stoelen, ontvangstbalie, afvalbakken en looppaden; tel daarna het aantal standplaatsen opnieuw.
Bevestig exposanten uiterlijk 2 weken vooraf en stuur hun standnummer, opbouwtijd, parkeerinformatie en contactpersoon mee. Zo voorkom je dat je op de beursdag nog tafels moet herschikken.
Plan demonstraties en presentaties pas nadat de beursindeling bekend is. Test beamer, projectiescherm, draagbare speakers, microfoon en verlengkabels minimaal 1 dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt.
Maak catering niet alleen op basis van bezoekersaantallen. Tel exposanten en vrijwilligers mee, verzamel dieetwensen vooraf en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en serveerschalen beschikbaar zijn.
Maak een openingscontrole van 30 minuten met twee personen. Controleer de laatste exposantenlijst, ontvangstbalie, printer, tablets, parkeerinformatie, wisselgeld, bewegwijzering en alle stekkerdozen voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hobbybeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, openingstijden en zaalreservering. Nodig exposanten daarna uiterlijk 8 weken voor de beurs uit, zodat je 2 weken vooraf de standplaatsen en bezoekersinformatie definitief kunt maken.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een hobbybeurs?: Tel eerst het aantal bevestigde exposanten en reserveer per stand de afgesproken tafelruimte. Houd daarnaast minimaal 10 tot 15 procent extra tafels achter de hand voor late wijzigingen, ontvangst, catering en demonstraties.
Wanneer moet ik de exposantenlijst definitief maken?: Maak de lijst 7 tot 14 dagen voor de beurs definitief. Gebruik die versie voor standnummers, badges, bewegwijzering, het programma en de informatie die bezoekers ontvangen.
Wat moet ik de dag voor een hobbybeurs testen?: Test minimaal 1 dag vooraf alle laptops, tablets, printer, beamer, speakers en microfoon. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen, zet drukwerk en materialen klaar en leg wisselgeld, lijsten en instructies op de ontvangstbalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.