Eine Hobbymesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Hobbymesse entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Veranstaltungsort fest, bevor du Aussteller anfragst. Danach folgen Messeaufteilung, Anmeldungen, Standplätze, Besucherinformationen und Programm. In den letzten zwei Wochen prüfst du Drucksachen, Technik, Catering, Bargeld und Helfer so, dass am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und verteilt werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 4
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 5
Aussteller einladen
2 Personen
- 6
Einladungen für Besucher erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 12
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 13
Besucherinformationen versenden
- 14
Parkinformationen veröffentlichen
- 15
Programm und Vorführungen planen
2 Personen
- 16
Catering bestellen
- 17
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 18
Drucksachen anfertigen lassen
- 19
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 20
Anweisungen für Freiwillige erstellen
- 21
Bargeld und Wechselgeld organisieren
- 22
Letzte Ausstellerliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Drucksachen und Materialien bereitlegen
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 27
Saal und Durchgänge kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 29
Standplätze markieren
2 Personen
- 30
Messestände nummerieren
2 Personen
- 31
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 32
Cateringpunkt aufbauen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 37
Demotische aufstellen
3 Personen
- 38
Aussteller empfangen
3 Personen
- 39
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 40
Standaufbau unterstützen
4 Personen
- 41
Technik für Vorführungen testen
2 Personen
- 42
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 43
Besucher empfangen
3 Personen
- 44
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 45
Route und Hallenregeln erläutern
2 Personen
- 46
Vorführungen betreuen
2 Personen
- 47
Workshops betreuen
3 Personen
- 48
Cateringstation betreuen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks auffüllen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten kontrollieren
- 54
Fundgegenstände registrieren
- 55
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 57
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
- 58
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Materialien zusammenstellen
4 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 62
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 63
Saal reinigen
3 Personen
- 64
Toiletten reinigen
2 Personen
- 65
Locationschlüssel zurückbringen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 68
Verwaiste Gegenstände bearbeiten
- 69
Rechnungen und Belege sammeln
- 70
Dankesnachricht an Aussteller senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappTischeAnz. 24
- StühleAnz. 180
- BarhockerAnz. 8
- Empfangstresen
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Fotowand
- StandbeschilderungAnz. 30
- ProgrammplakateAnz. 12
- WegweiserAnz. 16
- Willkommensbanner
- Workshop-SchilderAnz. 6
- FotorahmenAnz. 12
- TischnummernhalterAnz. 30
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 220
- LanyardsAnz. 220
- BesucherbadgesAnz. 200
- AusstellerbadgesAnz. 40
- TresenstifteAnz. 12
- Geldkassette
- Kartenterminal
- KlemmbretterAnz. 6
Hobbybedarf
- Scheren-SetsAnz. 12
- SchneidemattenAnz. 8
- HeißklebepistolenAnz. 6
- PinselsetsAnz. 12
- ArbeitsbehälterAnz. 24
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
- WäscheklammernAnz. 100
- DrahtspenderAnz. 6
- SchaufensterpuppenAnz. 4
- PräsentationsständerAnz. 12
- VerkaufsbehälterAnz. 30
- PreishalterAnz. 60
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
- KabelmattenAnz. 12
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- LöschdeckenAnz. 2
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- Reinigungswagen
Transport
- TransportwagenAnz. 4
- SpanngurteAnz. 12
- Zusammenklappbare SackkarrenAnz. 2
Büro
- NotizblöckeAnz. 12
- StiftehalterAnz. 6
- MarkerAnz. 12
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- DokumentenmappenAnz. 10
- OrdnerAnz. 6
- Etikettiergerät
Tipps
- Reserviere den Saal, bevor du Einladungen verschickst, und kläre dabei Einlasszeit, Stromanschlüsse, Tische, Stühle und die zulässige Bestuhlung. So versprichst du Ausstellern keine Standplätze, die vor Ort nicht funktionieren.
- Plane die Messeaufteilung erst mit realen Standmaßen und Laufwegen. Halte zusätzlich Plätze für Empfangstresen, Vorführungen, Sitzgelegenheiten, Abfallbehälter und gesperrte Bereiche frei.
- Schicke Ausstellern spätestens 7 Tage vor der Messe eine Bestätigung mit Standplatz, Aufbauzeit, Parkhinweisen und Ansprechpartner. Besucher brauchen separat Öffnungszeiten, Anfahrt und Parkinformationen.
- Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Laptops, Tablets und Drucker mindestens 3 Tage vorher. Verlängerungskabel werden häufig zu spät eingeplant; lege sie nach Bereichen bereit und prüfe jede Vorführstation einzeln.
- Bestelle Catering nach bestätigten Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck am Vortag zusammen, statt sie erst beim Öffnen zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Hobbymesse organisieren?
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten und Saalreservierung. Die Ausstelleransprache sollte danach starten, damit du für Anmeldungen und Standplanung mindestens 6 bis 8 Wochen Zeit hast.
- Wann sollte man Aussteller zu einer Hobbymesse einladen?
- Lade Aussteller etwa 8 Wochen vor der Messe ein. Setze eine Anmeldefrist rund 4 Wochen vor dem Termin und verschicke die endgültige Standbestätigung spätestens 7 Tage vorher.
- Wie plant man die Stände bei einer Hobbymesse?
- Erstelle die Messeaufteilung, sobald die ersten Standmaße und die Raumgröße feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Plane neben jedem Stand genügend Laufweg und markiere Strom- sowie Fluchtwege vor dem Aufbau.
- Was muss am Tag vor einer Hobbymesse erledigt sein?
- Lege Drucksachen, Namens- oder Standunterlagen, Technik und Küchenmaterial am Vortag nach Einsatzbereich bereit. Prüfe außerdem Bargeld und Wechselgeld, die letzte Ausstellerliste, Cateringmengen und die Einteilung der Freiwilligen.
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