Organiser un salon des loisirs créatifs, étape par étape

Un salon des loisirs créatifs repose sur un enchaînement précis : réserver la salle, confirmer les exposants, dessiner le plan des stands, puis organiser les inscriptions et l’accueil. Commence par fixer la date et les horaires avant de communiquer quoi que ce soit. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, les repas, la signalétique et les consignes données aux bénévoles. Prévois aussi un temps dédié à l’installation avant l’ouverture au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Élaborer le plan du salon
2 personnes
4
Établir la liste des exposants
2 personnes
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Créer les invitations des visiteurs
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Attribuer les emplacements
2 personnes
13
Envoyer les informations aux visiteurs
14
Publier les informations de stationnement
15
Planifier le programme et les démonstrations
2 personnes
16
Commander le catering
17
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
18
Faire réaliser les imprimés
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Créer les instructions pour les bénévoles
21
Gérer l'argent liquide et la monnaie
22
Vérifier la dernière liste des exposants
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Préparer les imprimés et le matériel
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Recevoir les livraisons
2 personnes
27
Vérifier la salle et les passages
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
6 personnes
29
Marquer les emplacements
2 personnes
30
Numéroter les tables des exposants
2 personnes
31
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
32
Monter le point de restauration
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Suspendre la décoration
2 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer les tables de démonstration
3 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
40
Soutenir le montage du stand
4 personnes
41
Tester l'équipement pour les démonstrations
2 personnes
42
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Expliquer le parcours et les règles de la salle
2 personnes
46
Encadrer les démonstrations
2 personnes
47
Encadrer les ateliers
3 personnes
48
Gérer le point de restauration
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Enregistrer les objets trouvés
55
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Démonter les stands des exposants
4 personnes
58
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
63
Nettoyer la salle
3 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Rapporter les clés du lieu
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Ranger les stocks restants
2 personnes
68
Gérer les effets personnels non surveillés
69
Rassembler les factures et les reçus
70
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 8
Accueil
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Pince de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Panneaux de standqté 30
Affiches du programmeqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Bannière de bienvenue
Panneaux d’atelierqté 6
Cadres photoqté 12
Porte-numéros de tableqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 220
Lanièresqté 220
Badges visiteursqté 200
Badges des exposantsqté 40
Stylos de comptoirqté 12
Caisse
Terminal de paiement
Presse-papiersqté 6

Fournitures de loisirs créatifs

Jeux de ciseauxqté 12
Tapis de découpeqté 8
Pistolets à colleqté 6
Sets de pinceauxqté 12
Bacs de travailqté 24
Boîtes de rangementqté 20
Pinces à lingeqté 100
Distributeurs de filqté 6
Mannequinsqté 4
Présentoirsqté 12
Barquettes de venteqté 30
Porte-prixqté 60

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Couvertures anti-feuqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Chariot de nettoyage

Transport

Chariots de transportqté 4
Sangles d'arrimageqté 12
Diables pliantsqté 2

Bureau

Blocs-notesqté 12
Pots à stylosqté 6
Marqueursqté 12
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Classeurs de documentsqté 10
Classeursqté 6
Étiqueteuse

Conseils

Réserve le lieu avant d’inviter les exposants et vérifie sa capacité, ses horaires d’accès et le nombre de tables, chaises et prises disponibles. Garde au moins 1 heure pour installer l’accueil, les stands et la signalétique.
Demande aux exposants leurs besoins dès l’invitation : table supplémentaire, chaise, prise électrique ou espace pour une démonstration. Attribue les emplacements seulement après avoir reçu ces informations.
Ouvre les inscriptions visiteurs plusieurs semaines avant le salon et fixe une date limite claire. Envoie ensuite les informations pratiques, notamment le stationnement, les horaires et les modalités d’accueil.
Planifie les démonstrations avec leur durée, leur emplacement et le matériel associé, comme un vidéoprojecteur, un écran, un microphone ou des enceintes. Vérifie chaque appareil la veille et prévois les rallonges et multiprises nécessaires.
Donne aux bénévoles une feuille d’instructions avec les horaires, les rôles, les contacts et la procédure pour l’argent liquide. Prépare la monnaie, les imprimés, les badges et le matériel d’accueil avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des loisirs créatifs ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver la salle et recruter les exposants, puis les 3 à 4 dernières semaines permettent de gérer les inscriptions, le programme, le catering et les imprimés.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon créatif ?: Envoie les invitations au moins 8 semaines avant l’événement. Demande une confirmation sous 10 à 14 jours afin de pouvoir établir le plan des stands et relancer rapidement les exposants qui ne répondent pas.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prépare un espace d’accueil avec une table, des chaises, les listes d’inscription, les informations pratiques et les imprimés nécessaires. Affecte au moins 2 bénévoles pendant la première heure, quand les arrivées sont les plus nombreuses.
Quand commander le catering pour un salon des loisirs créatifs ?: Passe la commande au plus tard 10 à 14 jours avant le salon, après avoir recueilli les besoins alimentaires des exposants et des bénévoles. Ajoute des carafes d’eau, des tasses, des verres, des plateaux et des glacières si le lieu ne les fournit pas.

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