Zo organiseer je een herfstmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, openingstijden en indeling van het terrein. Daarna leg je vast hoeveel marktkramen en stands nodig zijn, welke materialen je reserveert en welke vergunningen of meldingen gelden. Benader standhouders vroeg, verwerk hun aanmeldingen en wijs uiterlijk enkele weken vooraf een plek toe. Plan vervolgens vrijwilligers, bezoekersinformatie en catering. Controleer in de laatste week het weer, informeer standhouders definitief en zet op de dag zelf eerst de route, kramen, verlichting en koffie- en soepstations klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein indelen
2 personen
3
Marktkramen en stands bepalen
2 personen
4
Reserveringen voor materiaal maken
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Deelnemende kramen benaderen
2 personen
7
Aanmeldingen van standhouders verwerken
2 personen
8
Standhouders een plek toewijzen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Evenement online publiceren
11
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
15
Instructies voor vrijwilligers maken
16
Promotieposters verspreiden
3 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Standhouders definitief informeren
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Voorraad droog opslaan
2 personen
22
Kramen en tafels klaarzetten
4 personen
23
Techniek en verlichting testen
2 personen
24
Route en bewegwijzering voorbereiden
2 personen
25
Koffie- en soepstation voorbereiden
3 personen
26
Groente en brood snijden
3 personen
27
Hapjes en gebak klaarzetten
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Kramen opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Tentdoeken en windgewichten plaatsen
4 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Borden en pijlen plaatsen
2 personen
35
Afvalpunten inrichten
2 personen
36
Kassa en betaalmiddelen klaarzetten
2 personen
37
Voorraad en servies verdelen
3 personen
38
Standhouders ontvangen
3 personen
39
Standhouders naar hun plek begeleiden
2 personen
40
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

41
Bezoekers welkom heten
3 personen
42
Informatietafel bemannen
2 personen
43
Kramen en doorgangen controleren
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Warme soep serveren
3 personen
46
Gebak en broodjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Servies verzamelen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Verlichting en kabels controleren
52
Contante betalingen verwerken
2 personen
53
Voorraad aanvullen
2 personen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Verkoop en catering afsluiten
3 personen
56
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

57
Onverkochte producten sorteren
2 personen
58
Kramen en decoratie afbouwen
6 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
60
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Keuken en catering schoonmaken
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Apparatuur droog opbergen
2 personen
65
Contant geld veilig opbergen
2 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Geleend materiaal retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Locatie schoon opleveren
2 personen
70
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kleedtafelsaantal 2
Tafelkleedrekkenaantal 4
Parasolsaantal 2
Windgewichtenaantal 16
Opbergbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Soepkommenaantal 100
Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 8
Soeplepelsaantal 12
Karaffenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Opslagboxen voor voedselaantal 12
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Betaalterminalsaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Snoeischarenaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Handtransportwagensaantal 2
Portofoonsaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 16
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Herfstbladerenaantal 6
Strobalenaantal 12
Pompoenenaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Slingersaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12
Prijslijstenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsaantal 4
Blikvangersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer partytenten, marktkramen, tafels en windgewichten zodra de locatie vaststaat. In de herfst kan regen of wind je indeling veranderen, dus leg ook een overdekte variant vast.
Werk met een sluitingsdatum voor standhouders, bijvoorbeeld 3 weken voor de markt. Dan heb je tijd om plekken toe te wijzen, dieetwensen te verzamelen en een definitieve plattegrond te maken.
Maak de bezoekersroute vóór je de kramen neerzet. Plaats bewegwijzering bij de ingang en kruispunten, en houd brede doorgangen vrij voor kinderwagens, bevoorrading en hulpdiensten.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Geef elke vrijwilliger vooraf een korte instructie met de plek van opslagboxen, het koffie- en soepstation en het aanspreekpunt bij problemen.
Controleer het weer 7 dagen en opnieuw 24 uur vooraf. Zet voorraad droog in opslagboxen, test verlichting en techniek vóór opening en plaats windgewichten voordat de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een herfstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en standhouders. Reserveer materiaal en werf vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de markt.
Hoeveel marktkramen heb je nodig voor een herfstmarkt?: Bepaal het aantal op basis van het aantal bevestigde standhouders en tel 1 kraam of stand per deelnemer. Houd daarnaast 10% extra ruimte of één reserveplek aan voor wijzigingen en doorgangen.
Wanneer moet je standhouders hun plek doorgeven?: Stuur de definitieve plek en praktische instructies 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig 24 tot 48 uur voor opening nogmaals de aankomsttijd, toegang en weersafspraken.
Wat moet je regelen bij slecht weer op een herfstmarkt?: Controleer de weersverwachting 7 dagen en 24 uur vooraf. Zorg voor partytenten, windgewichten, droge opslag en een plan om kwetsbare spullen en bezoekersroutes overdekt te houden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.