Organiser un marché d’automne, étape par étape

Un marché d’automne se prépare d’abord sur le papier : choisissez les horaires, répartissez le terrain et définissez les stands avant de contacter les exposants. Réservez rapidement les tentes, tables et équipements de cuisine, puis vérifiez les autorisations nécessaires. Les dernières semaines servent à confirmer les inscriptions, organiser les bénévoles et informer les participants. La veille, contrôlez la météo, stockez les fournitures au sec et préparez l’installation du café et de la soupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
3
Définir les stands du marché et les emplacements
2 personnes
4
Faire les réservations pour le matériel
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
6
Contacter les stands participants
2 personnes
7
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
8
Attribuer un emplacement aux exposants
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier l’événement en ligne
11
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
15
Créer les instructions pour les bénévoles
16
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Informer définitivement les exposants
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Stocker les fournitures au sec
2 personnes
22
Installer les stands et les tables
4 personnes
23
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
24
Préparer l'itinéraire et la signalisation
2 personnes
25
Préparer le stand café et soupe
3 personnes
26
Couper les légumes et le pain
3 personnes
27
Préparer les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Monter les stands
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Installer les toiles de tente et les lests
4 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Installer les panneaux et les flèches
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
37
Répartir les stocks et la vaisselle
3 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Accompagner les exposants à leur emplacement
2 personnes
40
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Tenir le stand d’information
2 personnes
43
Contrôler les stands et les passages
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir de la soupe chaude
3 personnes
46
Servir les pâtisseries et les sandwiches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Rassembler la vaisselle
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Vérifier l'éclairage et les câbles
52
Traiter les paiements en espèces
2 personnes
53
Réanimer les stocks
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Clôturer la vente et le service traiteur
3 personnes
56
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

57
Trier les produits invendus
2 personnes
58
Démonter les stands et la décoration
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
60
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer la cuisine et le service traiteur
3 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Ranger le matériel au sec
2 personnes
65
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Remettre le lieu propre
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tables de maquillageqté 2
Supports pour nappesqté 4
Parasolsqté 2
Poids anti-ventqté 16
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Bol à soupeqté 100
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 160
Louchesqté 8
Louches à soupeqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Caisses de stockage pour alimentsqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Sécateursqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Chariots de transport manuelqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Gilets de sécuritéqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Feuilles d'automneqté 6
Balles de pailleqté 12
Courgesqté 30
Panneaux en ardoiseqté 12
Guirlandesqté 10
Décoration de tableqté 12
Listes de prixqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par établir un plan du terrain avec les emplacements des stands, les zones de circulation, le café-soupe et les tables. Prévoyez les accès pour l’installation et évitez de placer les visiteurs dans un passage étroit.
Réservez le mobilier plusieurs semaines à l’avance : tentes, stands, tables, chaises et poids anti-vent sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Comptez aussi les tables nécessaires au café, à la soupe et au service des exposants.
Fixez une date limite d’inscription des exposants au moins 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les emplacements, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les informations pratiques.
Préparez une équipe de bénévoles avec des créneaux précis, par exemple 2 heures pour l’installation et 1 heure pour le démontage. Donnez à chacun des consignes écrites, notamment pour l’accueil, la signalisation et le stand café-soupe.
Vérifiez la météo 3 à 5 jours avant, puis confirmez définitivement les consignes aux exposants. Gardez les fournitures alimentaires et la vaisselle dans des bacs fermés, au sec, jusqu’à l’installation des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’automne ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le matériel, vérifier les autorisations et recruter les bénévoles. Commencez plus tôt si le marché accueille beaucoup d’exposants ou nécessite des tentes.
Quand faut-il réserver les stands et les tentes ?: Réservez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Confirmez ensuite les quantités après la clôture des inscriptions des exposants, environ 3 semaines avant l’événement.
Quand confirmer la participation des exposants ?: Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le marché. Envoyez les emplacements, les horaires d’arrivée et les dernières consignes au plus tard 5 à 7 jours avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour un stand café et soupe ?: Prévoyez les marmites à soupe, les louches, les bols, les tasses, les thermos, les carafes et les ustensiles de service. Faites un dernier contrôle de la vaisselle et des denrées 24 heures avant, puis installez le stand avant l’arrivée des visiteurs.

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