Cómo organizar un mercado de otoño sin perder el control

Un mercado de otoño se organiza mejor por fases: primero defines la fecha, el espacio y los puestos; después cierras permisos, expositores y material. La parte que más se retrasa suele ser la coordinación final: asignar espacios, confirmar horarios y preparar una alternativa si llueve o hace viento. También conviene separar pronto el stock seco, la vajilla y el material de café y sopa. Así, el día del mercado el equipo puede concentrarse en recibir a los expositores y orientar a los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
3
Definir los puestos y stands del mercado
2 personas
4
Hacer reservas de material
5
Comprobar permisos y notificaciones
6
Contactar a los puestos participantes
2 personas
7
Gestionar las inscripciones de los expositores
2 personas
8
Asignar un espacio a los expositores
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar el evento en línea
11
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Reclutar voluntarios
2 personas
14
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
15
Crear instrucciones para voluntarios
16
Distribuir carteles promocionales
3 personas
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Informar definitivamente a los expositores
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Almacenar el stock en seco
2 personas
22
Montar puestos y mesas
4 personas
23
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
24
Preparar la ruta y la señalización
2 personas
25
Preparar el puesto de café y sopa
3 personas
26
Cortar verduras y pan
3 personas
27
Preparar aperitivos y pasteles
3 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Montar los puestos
6 personas
30
Colocar mesas y sillas
5 personas
31
Colocar lonas de la tienda y pesos de viento
4 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Colocar carteles y flechas
2 personas
35
Organizar puntos de basura
2 personas
36
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
37
Distribuir el inventario y la vajilla
3 personas
38
Recibir a los expositores
3 personas
39
Guiar a los expositores hasta su puesto
2 personas
40
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

41
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
42
Atender la mesa de información
2 personas
43
Comprobar los puestos y los pasos de paso
2 personas
44
Servir café y té
3 personas
45
Servir sopa caliente
3 personas
46
Servir pasteles y bocadillos
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Recoger la vajilla
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar los baños
51
Comprobar la iluminación y los cables
52
Procesar pagos en efectivo
2 personas
53
Reponer existencias
2 personas
54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
55
Cerrar la venta y el catering
3 personas
56
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

57
Clasificar los productos no vendidos
2 personas
58
Desmontar los puestos y la decoración
6 personas
59
Recoger mesas y sillas
5 personas
60
Recoger y retirar la basura
4 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Limpiar la cocina y el catering
3 personas
63
Limpiar el recinto
4 personas
64
Guardar el equipo en seco
2 personas
65
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
66
Recoger objetos perdidos
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Guardar el stock restante
2 personas
69
Dejar el recinto limpio
2 personas
70
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Mesas de maquillajecant. 2
Soportes para mantelescant. 4
Sombrillascant. 2
Pesos para vientocant. 16
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 120
Tazones para sopacant. 100
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 160
Cucharonescant. 8
Cucharones para sopacant. 12
Jarrascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 8
Ollas para sopacant. 3
Cajas de almacenamiento para alimentoscant. 12
Pinzas de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Terminales de pagocant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Tijeras de podarcant. 2
Enrollacablescant. 4
Carretillas manualescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Chalecos reflectantescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Hojas de otoñocant. 6
Pacas de pajacant. 12
Calabazascant. 30
Pizarrascant. 12
Guirnaldascant. 10
Decoración de mesacant. 12
Listas de precioscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución del recinto antes de confirmar los puestos. Deja pasillos claros y asigna a cada expositor un espacio concreto, incluyendo zonas para mesas, carpas y almacenaje.
Contacta a los expositores con un plazo de confirmación definido, por ejemplo, tres semanas antes. Pide entonces sus necesidades de espacio, horarios de llegada y preferencias dietéticas si ofrecen comida.
Revisa permisos, notificaciones y reservas de material al menos cuatro semanas antes. Las carpas, los pesos para viento, las mesas y la iluminación son elementos que se agotan o requieren coordinación de entrega.
Haz una previsión meteorológica definitiva entre 48 y 24 horas antes. En ese momento informa a los expositores, confirma si se mantienen las carpas y comprueba que cada una tenga pesos adecuados para el viento.
Asigna voluntarios por franjas y entrega instrucciones breves antes de abrir. Reserva una persona para recibir expositores, otra para orientar al público y otra para controlar el puesto de café y sopa; prueba la técnica y la iluminación el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de otoño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el material y revisa permisos durante las primeras 2 semanas, y deja las confirmaciones finales para los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que confirmar la participación de los expositores?: Fija una fecha límite entre 3 y 4 semanas antes del mercado. Envía la distribución definitiva y el horario de llegada una semana antes, y vuelve a confirmar entre 48 y 24 horas antes.
¿Cómo se organiza la comida y la bebida de un mercado de otoño?: Calcula las cantidades según el número previsto de visitantes y separa el stock seco al recibir la compra. Prepara el puesto de café y sopa con al menos 2 horas de margen para montar, calentar y comprobar vasos, tazas y utensilios.
¿Qué hacer si llueve o hace viento el día del mercado?: Comprueba la previsión 48 horas antes y toma la decisión final entre 24 y 12 horas antes. Refuerza las carpas con pesos para viento, protege el material almacenado y comunica cualquier cambio a los expositores antes de su salida.

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