Einen Herbstmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Herbstmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung: Erst legst du Datum, Öffnungszeiten und Gelände fest, dann klärst du Genehmigungen, Stände und Material. Sobald die Aussteller zugesagt haben, verteilst du Plätze und planst Helfer, Besucherinfos und Verpflegung. In den letzten Tagen zählen Wettercheck, Beschilderung und ein Techniktest. Besonders Kaffee, Suppe, Geschirr und trockene Lagerflächen werden oft zu spät eingeplant.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
3
Marktstände und Stände festlegen
2 Personen
4
Materialreservierungen vornehmen
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
6
Teilnehmende Stände ansprechen
2 Personen
7
Anmeldungen von Standbetreibern bearbeiten
2 Personen
8
Ausstellern einen Platz zuweisen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Veranstaltung online veröffentlichen
11
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
15
Anweisungen für Freiwillige erstellen
16
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Standbetreiber endgültig informieren
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Vorräte trocken lagern
2 Personen
22
Stände und Tische aufstellen
4 Personen
23
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
24
Route und Beschilderung vorbereiten
2 Personen
25
Kaffee- und Suppenstation vorbereiten
3 Personen
26
Gemüse und Brot schneiden
3 Personen
27
Snacks und Gebäck bereitstellen
3 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Stände aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
31
Zelttücher und Windgewichte anbringen
4 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Schilder und Pfeile anbringen
2 Personen
35
Abfallstationen einrichten
2 Personen
36
Kasse und Zahlungsmittel bereitstellen
2 Personen
37
Vorräte und Geschirr verteilen
3 Personen
38
Aussteller empfangen
3 Personen
39
Standbetreiber zu ihrem Platz begleiten
2 Personen
40
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

41
Besucher begrüßen
3 Personen
42
Infotisch betreuen
2 Personen
43
Stände und Durchgänge kontrollieren
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
45
Heiße Suppe servieren
3 Personen
46
Gebäck und Brötchen servieren
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Geschirr sammeln
2 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
51
Beleuchtung und Kabel prüfen
52
Barzahlungen abwickeln
2 Personen
53
Bestand auffüllen
2 Personen
54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
55
Verkauf und Catering abschließen
3 Personen
56
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

57
Unverkaufte Produkte sortieren
2 Personen
58
Stände und Dekoration abbauen
6 Personen
59
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
60
Abfall sammeln und entsorgen
4 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Küche und Catering reinigen
3 Personen
63
Gelände reinigen
4 Personen
64
Ausrüstung trocken lagern
2 Personen
65
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
66
Fundsachen sammeln
67
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
68
Restbestand einlagern
2 Personen
69
Ort sauber übergeben
2 Personen
70
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 2
TischdeckenständerAnz. 4
SonnenschirmeAnz. 2
WindgewichteAnz. 16
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
SuppenschalenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 160
ServierlöffelAnz. 8
SuppenkellenAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
SuppenkesselAnz. 3
LebensmittellagerboxenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KartenterminalsAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
GartenscherenAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
HandtransportwagenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

HerbstblätterAnz. 6
StrohballenAnz. 12
KürbisseAnz. 30
KreidetafelnAnz. 12
GirlandenAnz. 10
TischdekorationAnz. 12
PreislisteAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 4
BlickfängerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Öffnungszeiten und die Einteilung des Geländes zuerst fest. Plane danach mindestens 4 bis 6 Wochen für Genehmigungen, Meldungen, Materialreservierungen und die Ansprache der Standbetreiber ein.
Fordere Anmeldungen der Standbetreiber mit einer festen Frist an, idealerweise 3 Wochen vor dem Markt. Weise anschließend jedem Stand einen Platz zu und verschicke die endgültigen Informationen spätestens 7 Tage vorher.
Plane Helfer nicht nur für den Aufbau ein: Du brauchst feste Schichten für Einlass, Wegweisung, Kaffee- und Suppenstation sowie Abbau. Teile Aufgaben und Anweisungen spätestens 5 Tage vor Beginn schriftlich aus.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere, ob Partyzelte, Sonnenschirme und Windgewichte zusammenpassen. Im Herbst solltest du außerdem trockene Aufbewahrungsboxen für Vorräte und empfindliches Material einplanen.
Teste Beleuchtung und Technik am Vortag bei aufgebauten Ständen. Stelle Geschirr, Thermoskannen, Suppenkessel und Servierutensilien getrennt bereit, damit die Verpflegungsstation am Veranstaltungstag nicht mit dem allgemeinen Aufbau kollidiert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Herbstmarkt organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Genehmigungen und Material. Für Aussteller, Helfer und Besucherinformationen solltest du spätestens 3 Wochen vor dem Termin verbindliche Fristen setzen.
Was muss man bei einem Herbstmarkt wegen des Wetters beachten?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vor Beginn und noch einmal am Veranstaltungstag. Plane Zelte, Windgewichte, trockene Lagerboxen und eine wetterfeste Route ein, damit Stände und Vorräte nicht ungeschützt bleiben.
Wann sollte man die Standplätze auf einem Herbstmarkt verteilen?: Verteile die Plätze, sobald die Anmeldefrist der Standbetreiber beendet ist, spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt. Schicke den Ausstellern die endgültige Platzinformation mindestens 7 Tage vorher.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Herbstmarkts?: Plane für Stände, Tische, Beleuchtung, Beschilderung und Verpflegungsstation mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Ein Techniktest und die Kontrolle der Route sollten am Vortag erfolgen, wenn das Gelände zugänglich ist.

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