Zo organiseer je een herfstmarkt

Begin met de datum, locatie en marktvergunning; zonder die basis kun je kraamhouders en leveranciers niet definitief vastleggen. Werk daarna naar de kraamindeling toe: verzamel aanmeldingen, inventariseer stroompunten en deel een plattegrond. Plan de boodschappen, houdbare voorraad, kassa en wisselgeld uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf bouw je eerst het terrein, de partytenten en de stroom op. Een duidelijk weerplan voorkomt last-minute verwarring bij kraamhouders en bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Marktvergunning aanvragen
3
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Kraamindeling maken
2 personen
7
Stroompunten inventariseren
8
Leveranciers reserveren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamhouders bevestigen
11
Plattegrond delen
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
16
Tafels en stoelen controleren
2 personen
17
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
18
Naambadges klaarmaken
19
Routebordjes voorbereiden
2 personen
20
Weerplan communiceren
21
Marktterrein afzetten
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Stroom aansluiten
2 personen
26
Verlichting ophangen
3 personen
27
Kramen nummeren
2 personen
28
Kraamhouders ontvangen
3 personen
29
Kraamhuur controleren
30
Kraamhouders naar plek begeleiden
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Catering voorbereiden
3 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Servies klaarzetten
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

40
Informatietafel bemannen
2 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Tafels schoonhouden
2 personen
48
Toiletten tussendoor reinigen
49
Verlichting controleren
50
Warme drank aanvullen
2 personen
51
Voorraad controleren
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Kramen laten afbouwen
3 personen

Nazorg

54
Kassa afsluiten
2 personen
55
Versiering verwijderen
3 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Partytenten afbouwen
4 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Marktterrein schoonmaken
4 personen
61
Stroom uitschakelen
2 personen
62
Materialen opslaan
3 personen
63
Huurmaterialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
65
Borg en betalingen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 18
Klaptafelsaantal 8
Statafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kraamgewichtenaantal 24
Kledingrekkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Herfstbladerenaantal 6
Pompoenenaantal 20
Strobalenaantal 8
Jute tafellopersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Welkomstbord
Kraamnummerbordenaantal 18
Naambadgesaantal 40

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Stroomhaspelsaantal 4
Verdeelstekkersaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Pinautomaat
Portofoonsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Drankdispensersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lampenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de marktvergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in de aanvraag ook de opstelling van marktkramen, partytenten en eventuele stroomaansluitingen mee.
Geef kraamhouders een vaste aanmeldtermijn en bevestig hun plek pas nadat de inschrijving is verwerkt. Deel de definitieve plattegrond minimaal 7 dagen vooraf, met kraamnummers en beschikbare stroompunten.
Controleer tenten, kraamgewichten, tafels en stoelen uiterlijk 3 dagen voor de markt. Herfstwind en natte ondergrond maken losse partytenten en onbeschermde decoratie snel onbruikbaar.
Regel koffie, thee en koude opslag als aparte onderdelen. Test koffiezetapparaten en waterkokers vooraf en zet thermoskannen, koelboxen, kopjes, glazen en servies klaar voordat de opbouw begint.
Communiceer het weerplan uiterlijk 24 uur van tevoren aan kraamhouders. Noteer wie de partytenten opbouwt, waar materialen droog kunnen staan en wanneer het terrein wordt afgezet; zo blijft er op de marktdag tijd over voor de routebordjes, naambadges en het welkomstbord.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herfstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vraag de vergunning direct aan, nodig daarna kraamhouders uit en leg leveranciers en materialen uiterlijk 3 weken voor de markt vast.
Wanneer moet ik de kraamindeling van een herfstmarkt maken?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en een definitieve versie ongeveer 7 dagen vooraf. Zo kun je stroompunten, looproutes en kraamnummerborden nog aanpassen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een herfstmarkt?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit volgens je weerplan. Controleer of partytenten met kraamgewichten zijn gezekerd, houd kwetsbare spullen droog in opbergkratten en communiceer de beslissing direct aan alle kraamhouders.
Hoeveel tijd heb je nodig om een herfstmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor het afzetten van het terrein, het opbouwen van partytenten, het plaatsen van marktkramen, tafels en stoelen en het aansluiten van stroom. Voeg extra tijd toe als je meerdere koffiepunten of veel decoratie opbouwt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.