Cómo organizar un Mercado de otoño sin improvisar
Organizar un Mercado de otoño empieza mucho antes de montar las carpas. Primero cierra la fecha y el lugar, tramita el permiso y confirma a los expositores; después podrás distribuir los puestos y calcular mesas, corriente y suministros. La decoración con calabazas, hojas y pacas de paja funciona mejor cuando no bloquea los recorridos. Reserva tiempo para preparar pagos, acreditaciones y un plan claro si llueve: son detalles que suelen llegar demasiado tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Solicitar permiso de mercado
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
- 7
Inventariar los puntos de corriente
- 8
Reservar proveedores
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Fijar los portatarimas
- 11
Compartir el plano
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 16
Comprobar mesas y sillas
2 personas
- 17
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 18
Preparar las acreditaciones
- 19
Preparar los carteles de ruta
2 personas
- 20
Comunicar el plan por lluvia
- 21
Delimitar el recinto del mercado
3 personas
- 22
Montar las carpas
4 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
3 personas
- 25
Conectar la corriente
2 personas
- 26
Colgar la iluminación
3 personas
- 27
Numerar los puestos
2 personas
- 28
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 29
Comprobar el alquiler del puesto
- 30
Guiar a los expositores hasta su ubicación
2 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Preparar el catering
3 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Preparar la vajilla
2 personas
- 37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 38
Comprobar los baños
- 39
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 40
Atender la mesa de información
2 personas
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 42
Servir café y té
2 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 48
Limpiar los baños entre usos
- 49
Comprobar la iluminación
- 50
Reponer bebidas calientes
2 personas
- 51
Comprobar el inventario
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Desmontar los puestos
3 personas
Seguimiento
- 54
Cerrar la caja
2 personas
- 55
Retirar la decoración
3 personas
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Desmontar las carpas de fiesta
4 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Limpiar el recinto del mercado
4 personas
- 61
Cortar la electricidad
2 personas
- 62
Guardar materiales
3 personas
- 63
Devolver el material alquilado
2 personas
- 64
Gestionar los alimentos sobrantes
2 personas
- 65
Gestionar la fianza y los pagos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 18
- Mesas plegablescant. 8
- Mesas altascant. 4
- Sillas plegablescant. 40
- Taburetes de barcant. 8
- Mantelescant. 12
- Pesos para carpascant. 24
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Hojas de otoñocant. 6
- Calabazascant. 20
- Pacas de pajacant. 8
- Manteles de yutecant. 8
- Guirnaldascant. 10
- Cartel de bienvenida
- Carteles con número de standcant. 18
- Credencialescant. 40
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Bandejas térmicascant. 4
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Cajas de cajacant. 2
- Cajero automático
- Walkie-talkiescant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Guantescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y el permiso antes de invitar a los expositores. Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de margen y fija una fecha límite para las inscripciones.
- Haz la distribución de los puestos cuando conozcas el número final de expositores. Deja pasillos despejados y comparte el plano varios días antes para que cada puesto sepa dónde colocarse.
- Cuenta los puntos de corriente antes de reservar máquinas de café, teteras o cualquier otro equipo eléctrico. Comprueba también que los cables no crucen las zonas de paso y que las carpas tengan pesos.
- Calcula la vajilla y las bebidas por franjas, no solo por asistentes. Para la primera hora, prevé aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y deja preparados vasos, tazas, platos y cubiertos de reserva.
- Prepara el montaje en dos bloques: primero delimita el recinto y monta carpas, mesas y sillas; después conecta la corriente, coloca los carteles y repasa el plano. Define el plan de lluvia al menos 48 horas antes y comunícalo a todos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de otoño?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las carpas y otros proveedores en la primera quincena, confirma expositores durante las 4 semanas siguientes y deja los últimos 7 días para compras, acreditaciones y señalización.
- ¿Cuándo hay que solicitar el permiso para un mercado?
- Solicítalo en cuanto tengas fecha y ubicación, idealmente entre 6 y 8 semanas antes del mercado. Los plazos cambian según el recinto y la administración, así que no conviene enviar invitaciones definitivas antes de confirmar que el permiso está en trámite.
- ¿Cuánta bebida necesito para un Mercado de otoño?
- Como punto de partida, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tipo de público. Compra los productos no perecederos con varios días de margen y deja las bebidas refrigeradas para el día anterior.
- ¿Cuándo debo preparar el plan por lluvia?
- Define las alternativas al menos 48 horas antes, cuando ya puedas comprobar el pronóstico. Comunica entonces si se mantienen las carpas, se cambia la distribución o se modifica el horario, y vuelve a revisarlo la mañana del mercado.
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