Organiser un marché d’automne sans rien laisser au dernier moment

Un marché d’automne se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, obtenir l’autorisation, puis confirmer les exposants et leurs besoins. Le plan des stands et les points d’électricité doivent être réglés avant de réserver les fournisseurs. À l’approche du jour J, concentrez-vous sur la météo, les stocks, la caisse et l’installation des tentes, tables et panneaux. Gardez aussi une solution claire pour déplacer ou réorganiser le marché en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis de marché
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Établir la répartition des stands
2 personnes
7
Recenser les points d’alimentation électrique
8
Réserver les fournisseurs
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les exposants
11
Partager le plan
12
Vérifier les prévisions météo
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
16
Vérifier les tables et les chaises
2 personnes
17
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
20
Communiquer le plan en cas de mauvais temps
21
Délimiter le site du marché
3 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Brancher l’électricité
2 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Numéroter les stands
2 personnes
28
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
29
Vérifier la location du stand
30
Accompagner les exposants à leur emplacement
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Préparer le service traiteur
3 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer la vaisselle
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

40
Tenir le stand d’information
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Soutenir les exposants
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Garder les tables propres
2 personnes
48
Nettoyer les toilettes entre-temps
49
Vérifier l'éclairage
50
Ravitailler en boissons chaudes
2 personnes
51
Vérifier les stocks
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

54
Clôturer la caisse
2 personnes
55
Retirer la décoration
3 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Démonter les tentes de réception
4 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le terrain du marché
4 personnes
61
Couper l’électricité
2 personnes
62
Stocker le matériel
3 personnes
63
Retourner les matériels de location
2 personnes
64
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
65
Gérer la caution et les paiements

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Poids de standqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Feuilles d'automneqté 6
Courgesqté 20
Balles de pailleqté 8
Chemins de table en juteqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux de numéro de standqté 18
Badges nominatifsqté 40

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Gantsqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le permis de marché : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir l’autorisation et confirmer les premières inscriptions.
Demandez à chaque exposant ses besoins électriques et alimentaires dès l’inscription. Regroupez ces informations dans le plan des stands avant de partager la répartition définitive.
Réservez les tentes, stands, tables, chaises et équipements de boisson avant les dernières semaines. Les poids de stand, les rallonges et les thermos sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Préparez la caisse, la monnaie, les badges et les panneaux au plus tard la veille. Prévoyez une signalétique visible dès l’entrée et un numéro pour chaque stand.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis communiquez le plan de repli aux exposants. Les tentes doivent être délimitées et lestées avant d’installer les tables ou de brancher l’électricité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’automne ?: Comptez 6 à 8 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Ce délai permet de demander le permis, traiter les inscriptions, réserver le matériel et préparer un plan en cas de mauvais temps.
Quand faut-il confirmer les exposants ?: Fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant le marché et confirmez les exposants dans la semaine qui suit. Envoyez ensuite le plan des stands et les consignes pratiques au moins 7 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché d’automne ?: Vérifiez les prévisions météo, la liste des courses, les stocks non périssables, la caisse, la monnaie et le matériel de signalisation. Contrôlez aussi la disponibilité des tables, chaises, tentes, poids de stand et équipements électriques.
Comment prévoir un marché d’automne en cas de pluie ?: Préparez un plan de repli au moins 48 heures avant et transmettez-le à tous les exposants. Les tentes doivent être montées et lestées avant l’ouverture, avec les tables et les branchements installés uniquement après sécurisation du site.

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