Zo organiseer je een herdenkingsconcert

Begin met de datum, locatie en gewenste vorm van de herdenking. Leg daarna het programma vast, inclusief repertoire, musici, dirigent en sprekers, zodat techniek en planning daarop kunnen aansluiten. Een herdenkingsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en muziek: denk ook aan stille ontvangst, route-informatie, programmafolders en begeleiding van gasten. Plan de laatste week voor bevestigingen en controles; op de dag zelf moeten podium, instrumenten, microfoons, verlichting en entree in vaste volgorde worden nagekeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en repertoire bepalen
3 personen
3
Musici en dirigent bevestigen
2 personen
4
Sprekers voor herdenking vastleggen
2 personen
5
Reservering van de locatie maken
6
Geluidsinstallatie reserveren
7
Verlichting reserveren
8
Catering reserveren
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Herinnering aan gasten sturen
14
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
15
Programmafolders afdrukken
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
17
Route- en parkeerinformatie maken
18
Vrijwilligersinstructies afdrukken
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken en catering controleren
2 personen
21
Instrumenten controleren
3 personen
22
Technische aansluitingen testen
3 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Zaal en entree controleren
2 personen
25
Podiumonderdelen lossen
4 personen
26
Podium opbouwen
5 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Verlichting installeren
3 personen
32
Herdenkingsdecoratie ophangen
3 personen
33
Kaarsen en bloemstukken plaatsen
2 personen
34
Programmafolders klaarleggen
2 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Inloopmuziek starten
42
Gasten ontvangen
6 personen
43
Programmafolders uitdelen
3 personen
44
Garderobe bemannen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Openingswoord begeleiden
2 personen
47
Concertdeel één begeleiden
3 personen
48
Pauzedrankjes serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Kaarsmoment voorbereiden
2 personen
52
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
53
Concertdeel twee begeleiden
3 personen
54
Sprekers begeleiden
2 personen
55
Slotoptreden begeleiden
3 personen
56
Nazit met gasten verzorgen
5 personen
57
Koffie en thee bijvullen
2 personen
58
Buffet aanvullen
2 personen
59
Gasten uitgeleiden
3 personen
60
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Restanten veilig verpakken
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Zaal schoonmaken
4 personen
66
Sanitair schoonmaken
2 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
69
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
70
Verlichting afbreken
3 personen
71
Podium afbreken
5 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Locatie opleveren
2 personen
76
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Katheder
Garderoberekkenaantal 4
Buffettafelsaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 30
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 8
Laptop
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Podiumlampenaantal 6
Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Herdenkingsbanneraantal 2
Fotolijstenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
LED-kaarsenaantal 60
Witte tafellopersaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 150
Gebaksbordjesaantal 150
Koffielepelsaantal 150
Vorkenaantal 150
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12
IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Pas daarna kun je musici, dirigent, sprekers, geluidsinstallatie en verlichting definitief reserveren.
Plan een technische repetitie van minimaal 90 minuten. Test daarbij alle microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, laptopaansluitingen en reservebestanden op USB-stick.
Sluit de gastenadministratie 5 tot 7 dagen vooraf. Verwerk dan aanmeldingen en dieetwensen, maak de definitieve gastenlijst en bereid naambadges en route- en parkeerinformatie voor.
Maak voor vrijwilligers een korte instructie met tijdstippen en verantwoordelijkheden. Laat die uiterlijk 3 dagen vooraf afdrukken, zodat entree, garderobe, ontvangst en catering niet op elkaar wachten.
Begin op de dag zelf minstens 3 uur voor aanvang met opbouwen. Controleer eerst zaal en entree, los daarna podiumdelen, plaats stoelen en tafels en test vervolgens kabels, verlichting en geluid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een herdenkingsconcert?: Start bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. In die periode leg je datum en locatie vast, bepaal je het repertoire en bevestig je musici, dirigent en sprekers.
Wanneer moet je de techniek voor een herdenkingsconcert regelen?: Reserveer geluid en verlichting ongeveer 8 weken vooraf. Plan daarnaast een technische test of repetitie van minimaal 90 minuten, liefst uiterlijk 1 week voor het concert.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een herdenkingsconcert?: Verstuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor het concert en stuur daarna een herinnering met route-, parkeer- en aanvangsinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een herdenkingsconcert op te bouwen?: Reken op minstens 3 uur voor de opbouw op locatie. Daarin plaats je podiumdelen, stoelen, katheder en garderoberekken, richt je entree en catering in en test je alle aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.