Cómo organizar un concierto conmemorativo paso a paso

Organizar un concierto conmemorativo exige coordinar dos partes: la actuación musical y el acto de recuerdo. Empieza fijando fecha y lugar, y después cierra el programa, el repertorio, los músicos, el director y los oradores. La parte técnica debe reservarse con antelación y probarse antes de recibir al público. Las invitaciones, las inscripciones y las preferencias dietéticas determinan también la preparación de la sala y del catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir el programa y el repertorio
3 personas
3
Confirmar músicos y director
2 personas
4
Fijar los oradores para el acto conmemorativo
2 personas
5
Hacer la reserva del lugar
6
Reservar el equipo de sonido
7
Reservar la iluminación
8
Reservar el catering
2 personas
9
Diseñar invitaciones
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar recordatorio a los invitados
14
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
15
Imprimir folletos del programa
2 personas
16
Preparar acreditaciones
17
Preparar la información de ruta y aparcamiento
18
Imprimir las instrucciones para voluntarios
19
Hacer la compra
3 personas
20
Comprobar bebidas y catering
2 personas
21
Comprobar instrumentos
3 personas
22
Probar las conexiones técnicas
3 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
25
Descargar las partes del escenario
4 personas
26
Montar el escenario
5 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Colocar las mesas de recepción
2 personas
29
Montar el sistema de sonido
3 personas
30
Conectar los micrófonos
2 personas
31
Instalar la iluminación
3 personas
32
Colgar la decoración conmemorativa
3 personas
33
Colocar velas y arreglos florales
2 personas
34
Preparar folletos del programa
2 personas
35
Montar el guardarropa
2 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Preparar el buffet de catering
3 personas
40
Instruir a los voluntarios
2 personas
41
Poner la música de ambiente
42
Recibir a los invitados
6 personas
43
Repartir folletos del programa
3 personas
44
Atender el guardarropa
2 personas
45
Servir café y té
3 personas
46
Presentar el discurso de apertura
2 personas
47
Acompañar la primera parte del concierto
3 personas
48
Servir bebidas del descanso
4 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Preparar el momento de las velas
2 personas
52
Coordinar el momento conmemorativo
3 personas
53
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
54
Coordinar a los ponentes
2 personas
55
Coordinar la actuación final
3 personas
56
Atender la charla con los invitados
5 personas
57
Reponer café y té
2 personas
58
Reponer el bufé
2 personas
59
Despedir a los invitados
3 personas
60
Terminar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

61
Apagar el equipo
2 personas
62
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Limpiar la sala
4 personas
66
Limpiar los sanitarios
2 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Retirar sillas y mesas
4 personas
69
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
70
Desmontar la iluminación
3 personas
71
Desmontar el escenario
5 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Entregar la ubicación
2 personas
76
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Atril
Percheroscant. 4
Mesas de buffetcant. 4

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 3
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Atriles de músicacant. 30
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 8
Portátil
Memoria USBcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces del escenariocant. 6
Lámparas de piecant. 4
Iluminación ambientalcant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Banderola conmemorativacant. 2
Marcos de fotoscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Velas LEDcant. 60
Caminos de mesa blancoscant. 12
Paneles informativoscant. 6
Señales de orientacióncant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 150
Platos de postrecant. 150
Cucharillas de cafécant. 150
Tenedorescant. 150
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12
Cubiterascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la duración aproximada del concierto, el orden de las intervenciones y quién participa en el acto conmemorativo; así evitarás cambios de última hora en los folletos.
Reserva sonido e iluminación en cuanto tengas confirmado el lugar. Comprueba que haya micrófonos para los oradores, mesa de mezclas, monitores, atriles y suficientes cables para conectar el escenario sin cruzar las zonas de paso.
Envía las invitaciones con un plazo claro para inscribirse y recoge las preferencias dietéticas al mismo tiempo. Haz la lista definitiva de invitados varios días antes para ajustar las mesas del buffet, las sillas y las acreditaciones.
Prepara la información de ruta y aparcamiento junto con el recordatorio a los invitados. En un concierto conmemorativo, muchas personas llegan a una hora concreta y necesitan saber por dónde entrar, dónde dejar el coche y cuándo se abren las puertas.
Reserva una prueba técnica completa antes de la apertura. Verifica conexiones, micrófonos, iluminación, instrumentos, portátil y memoria USB; lleva baterías de repuesto y deja las partes del escenario descargadas antes de que lleguen músicos y asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto conmemorativo?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, programa, músicos y oradores. Reserva sonido, iluminación y catering en las primeras 2 semanas, porque son servicios que suelen limitar las opciones disponibles.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto, con una fecha límite de inscripción. Envía un recordatorio aproximadamente 7 días antes y cierra la lista definitiva varios días antes del evento.
¿Qué hay que comprobar el día del concierto?: Haz una revisión técnica completa entre 2 y 3 horas antes de abrir la ubicación. Prueba micrófonos, conexiones, mesa de mezclas, monitores, iluminación, instrumentos, portátil y archivos de la memoria USB.
¿Cuánto tiempo debe durar un concierto conmemorativo?: Reserva entre 90 y 120 minutos para el concierto y el acto, según el repertorio y el número de oradores. Añade al menos 30 minutos antes para la entrada del público y deja tiempo posterior si habrá catering o un momento de encuentro.

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