Organiser un concert commémoratif, étape par étape

Un concert commémoratif demande de coordonner la musique, les prises de parole et l’accueil du public sans laisser la technique prendre le dessus. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez le programme, le répertoire, les musiciens et les intervenants. Les réservations de sonorisation, d’éclairage et de traiteur viennent ensuite, avant les invitations et le suivi des inscriptions. La dernière semaine sert surtout à confirmer les présences, imprimer les documents et tester chaque raccordement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le répertoire
3 personnes
3
Confirmer les musiciens et le chef d'orchestre
2 personnes
4
Réserver les intervenants pour la commémoration
2 personnes
5
Réserver le lieu
6
Réserver la sono
7
Réserver l’éclairage
8
Réserver le catering
2 personnes
9
Concevoir les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer un rappel aux invités
14
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
15
Imprimer les programmes
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
17
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
18
Imprimer les consignes des bénévoles
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier les boissons et le service traiteur
2 personnes
21
Vérifier les instruments
3 personnes
22
Tester les raccordements techniques
3 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
25
Décharger les éléments de scène
4 personnes
26
Monter la scène
5 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Installer des tables d'accueil
2 personnes
29
Installer le système de sonorisation
3 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Accrocher la décoration commémorative
3 personnes
33
Installer les bougies et les compositions florales
2 personnes
34
Préparer les brochures du programme
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Lancer la musique d’ambiance
42
Accueillir les invités
6 personnes
43
Distribuer les programmes
3 personnes
44
Tenir le vestiaire
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
47
Encadrer la première partie du concert
3 personnes
48
Servir les boissons de la pause
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Préparer le moment des bougies
2 personnes
52
Animer le moment de commémoration
3 personnes
53
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
54
Accompagner les intervenants
2 personnes
55
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
56
Animer le after avec les invités
5 personnes
57
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
59
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
60
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer la salle
4 personnes
66
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
69
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
70
Démonter l’éclairage
3 personnes
71
Démonter la scène
5 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Remettre le lieu en état
2 personnes
76
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Éléments de podiumqté 6
Pupitre
Portantsqté 4
Tables de buffetqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 3
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Pupitres de musiqueqté 30
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 8
Ordinateur portable
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 6
Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bannière commémorativeqté 2
Cadres photoqté 12
Compositions floralesqté 8
Bougies LEDqté 60
Chemins de table blancsqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux directionnelsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 150
Assiettes à pâtisserieqté 150
Cuillères à caféqté 150
Fourchettesqté 150
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez l’ordre des morceaux, la durée des interventions et une marge d’au moins 15 minutes pour les imprévus. Les musiciens, le chef d’orchestre et les intervenants doivent tous recevoir la même version du déroulé.
Réservez la technique plusieurs semaines à l’avance et faites un test complet avant l’ouverture : microphones filaires et sans fil, table de mixage, enceintes, retours, boîtiers DI, rallonges et multiprises. Un simple essai de son le jour même ne suffit pas pour repérer un câble trop court ou une prise inaccessible.
Envoyez un rappel aux invités 3 à 5 jours avant le concert. Ajoutez l’itinéraire, le stationnement, l’heure d’ouverture des portes et une adresse ou un contact pour les besoins alimentaires ; ces informations arrivent souvent trop tard si elles ne sont pas demandées lors de l’inscription.
Préparez les documents en fonction du nombre définitif de participants : programmes, badges nominatifs et consignes des bénévoles. Gardez au moins 5 exemplaires vierges de chaque document pour les arrivées non prévues ou les erreurs d’impression.
Le jour J, ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Commencez par vérifier l’entrée et la salle, puis déchargez les éléments de scène, installez les pupitres et contrôlez les instruments avant de passer aux décorations et au buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concert commémoratif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les musiciens, le chef d’orchestre et les intervenants, puis de réserver la sonorisation, l’éclairage et le traiteur avant d’envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un concert commémoratif ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le concert afin de finaliser les badges, les programmes, les besoins alimentaires et le nombre de repas.
Combien de temps avant faut-il arriver sur place le jour du concert ?: Prévoyez une ouverture du lieu 3 heures avant l’arrivée des invités. Comptez ensuite au moins 60 minutes pour l’installation de la scène, des pupitres, de l’éclairage et de la sonorisation, puis 30 minutes pour les essais techniques.
Que faut-il vérifier avant le début d’un concert commémoratif ?: Vérifiez les instruments, les microphones, les raccordements, les niveaux sonores et l’éclairage avant l’ouverture des portes. Contrôlez aussi l’entrée, les panneaux d’information, les programmes, les badges et la présence des bénévoles au moins 30 minutes avant le début.

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