Ein Gedenkkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Gedenkkonzert müssen musikalisches Programm, würdige Atmosphäre und ein verlässlicher Ablauf zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, bevor du Musiker, Dirigent, Redner und Technik verbindlich bestätigst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die finale Gästeliste. Am Veranstaltungstag entscheidet eine kurze technische Probe darüber, ob Mikrofone, Mischpult, Monitore und Beleuchtung rechtzeitig funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Repertoire festlegen
3 Personen
3
Musiker und Dirigent bestätigen
2 Personen
4
Redner für die Gedenkveranstaltung festlegen
2 Personen
5
Location reservieren
6
Tonanlage reservieren
7
Beleuchtung reservieren
8
Catering reservieren
2 Personen
9
Einladungen gestalten
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Erinnerung an Gäste senden
14
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
15
Programmhefte drucken
2 Personen
16
Namensschilder vorbereiten
17
Routen- und Parkinformationen erstellen
18
Freiwilligenanweisungen drucken
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke und Catering prüfen
2 Personen
21
Instrumente prüfen
3 Personen
22
Technische Anschlüsse testen
3 Personen

Event

23
Location öffnen
2 Personen
24
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
25
Bühnenteile entladen
4 Personen
26
Bühne aufbauen
5 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
29
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
30
Mikrofone anschließen
2 Personen
31
Beleuchtung installieren
3 Personen
32
Gedenkdekoration aufhängen
3 Personen
33
Kerzen und Blumenarrangements platzieren
2 Personen
34
Programmhefte auslegen
2 Personen
35
Garderobe einrichten
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen
41
Einlassmusik starten
42
Gäste empfangen
6 Personen
43
Programmhefte verteilen
3 Personen
44
Garderobe besetzen
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
46
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
47
Konzertteil eins begleiten
3 Personen
48
Pausengetränke servieren
4 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Kerzenmoment vorbereiten
2 Personen
52
Gedenkfeier begleiten
3 Personen
53
Zweiter Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
54
Redner betreuen
2 Personen
55
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
56
Get-together mit den Gästen betreuen
5 Personen
57
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
58
Buffet auffüllen
2 Personen
59
Gäste verabschieden
3 Personen
60
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Reste sicher verpacken
3 Personen
63
Geschirr sammeln
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Saal reinigen
4 Personen
66
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
69
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
70
Beleuchtung abbauen
3 Personen
71
Bühne abbauen
5 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
76
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 6
Rednerpult
GarderobenständerAnz. 4
BuffetischeAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
KabelmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 3
NotenpulteAnz. 30
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 8
Laptop
USB-StickAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 6
StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

GedenkbannerAnz. 2
BilderrahmenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
LED-KerzenAnz. 60
Weiße TischläuferAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 150
TortenplattenAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 150
GabelnAnz. 150
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12
EiswürfelbehälterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und bestätige Musiker, Dirigent und Redner erst danach verbindlich. So planst du Programm, Sitzplätze und Technik mit belastbaren Angaben statt mit vorläufigen Zusagen.
Plane die Tonprobe nicht erst kurz vor dem Einlass. Teste Funk- und Kabelmikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker, DI-Boxen und Laptop mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam mit den beteiligten Personen.
Verschicke die Einladungen früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können. Schicke zusätzlich 3 bis 5 Tage vor dem Konzert eine Erinnerung mit Route, Parkhinweisen und Einlasszeit.
Drucke Programmhefte, Namensschilder und Freiwilligenanweisungen erst nach Abschluss der Gästeliste. Halte für kurzfristige Änderungen mindestens 10 Prozent zusätzliche Programmhefte bereit.
Kontrolliere beim Öffnen zuerst Eingang, Saal, Bühne und Buffetbereich. Prüfe außerdem Notenpulte, Kabelkanäle, Ersatzbatterien, Gedenkbanner, Blumen und LED-Kerzen, bevor Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gedenkkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Ort, Musiker, Dirigent, Redner, Tonanlage, Beleuchtung und Catering brauchen zuerst verbindliche Zusagen; erst danach sollten Einladungen verschickt werden.
Wann sollte die Gästeliste für ein Gedenkkonzert feststehen?: Schließe die endgültige Gästeliste etwa 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Bis dahin kannst du Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche erfassen und die Sitzplätze sowie das Catering anpassen.
Wie viel Zeit braucht der technische Aufbau vor einem Gedenkkonzert?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitore und Beleuchtung ein. Zusätzlich sollte mindestens 60 Minuten für den vollständigen Soundcheck mit Redner und Musikern frei bleiben.
Wann soll man die Gäste an ein Gedenkkonzert erinnern?: Sende die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Nenne darin Einlasszeit, Route, Parkmöglichkeiten und gegebenenfalls Hinweise zu Sitzplätzen oder dem gemeinsamen Catering.

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