Zo organiseer je een haven open dag

Een haven open dag vraagt om meer dan rondleidingen en een paar informatietafels. Begin met datum, programma en deelnemende bedrijven, en werk daarna van toestemming en veiligheid naar bezoekersstromen en catering. Leg vooraf vast welke gebieden bezoekers wel en niet betreden, hoe rondleidingen verlopen en waar auto’s, fietsen en hulpdiensten terechtkunnen. De grootste problemen ontstaan meestal doordat aanmeldingen, bewegwijzering, vrijwilligersinstructies of slecht weer pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
3
Rondleidingen samenstellen
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Toestemming voor open dag controleren
6
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
7
EHBO en hulpdiensten informeren
8
Parkeerplan maken
2 personen
9
Verkeersroute bepalen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Evenement online publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Rondleidingaanmeldingen verwerken
2 personen
15
Catering reserveren
16
Afvalinzameling reserveren
17
Toiletten controleren
2 personen
18
Route voor bezoekers uitstippelen
2 personen
19
Risicogebieden afzetten
2 personen
20
Plattegrond maken
21
Bordteksten opstellen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Rondleiders instrueren
3 personen
24
Demonstraties afstemmen
3 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Alternatief regenprogramma maken
2 personen
27
Banners en drukwerk bestellen
28
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Koelmiddelen invriezen
31
Rondleidingslijsten afdrukken
32
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
33
Welkomsttafel voorbereiden
2 personen
34
Terrein inspecteren
3 personen
35
Terrein schoonvegen
3 personen
36
Partytenten opbouwen
4 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
38
Cateringruimte inrichten
3 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
4 personen
42
Borden en routepijlen plaatsen
3 personen
43
Veiligheidshekken plaatsen
3 personen
44
Afzetlint aanbrengen
2 personen
45
Parkeerborden plaatsen
2 personen
46
Verlichting ophangen
3 personen
47
Stroompunten controleren
2 personen
48
Microfoons testen
2 personen
49
EHBO-materiaal klaarleggen
50
Toiletten bevoorraden
2 personen
51
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
52
Vrijwilligers veiligheidsbriefen
3 personen
53
Rondleiders verzamelen
2 personen
54
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

55
Bezoekers ontvangen
4 personen
56
Bezoekers registreren
3 personen
57
Programma uitdelen
2 personen
58
Rondleidingen begeleiden
6 personen
59
Havenactiviteiten demonstreren
5 personen
60
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
61
Catering serveren
4 personen
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Koffie en thee bijvullen
2 personen
64
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
65
Afvalbakken legen
2 personen
66
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
67
Parkeerplaats begeleiden
2 personen
68
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
69
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
70
Avondverlichting controleren
71
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

72
Catering afsluiten
3 personen
73
Overgebleven eten koelen
2 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
76
Partytenten afbreken
4 personen
77
Versiering verwijderen
2 personen
78
Borden en routepijlen weghalen
3 personen
79
Veiligheidshekken verwijderen
3 personen
80
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
81
Terrein schoonmaken
4 personen
82
Toiletten schoonmaken
2 personen
83
Apparatuur uitschakelen
2 personen
84
Materialen droog opslaan
3 personen
85
Geleende spullen retourneren
2 personen
86
Borg- en statiegeldverpakkingen terugbrengen
87
Beschadigde materialen noteren
88
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Informatietafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 100
Serveertangenaantal 10
Soeplepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Mobiele telefoonladersaantal 4

Veiligheid

Veiligheidshekkenaantal 20
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Decoratie

Havenbannersaantal 6
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Prikbordenaantal 4
Krijtbordenaantal 6

Communicatie

Programmafoldersaantal 500
Plattegrondenaantal 400
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 12
A4-printpapieraantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Buitenlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekpapierhoudersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Koelplatenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer toestemming, verzekering en aansprakelijkheid voordat je bedrijven uitnodigt. Informeer ook EHBO en hulpdiensten vroeg; verwerk hun aandachtspunten in het veiligheidsplan en zet risicogebieden af met hekken, palen en lint.
Maak rondleidingen met vaste starttijden en een maximumaantal deelnemers. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht, zodat rondleiders en catering uiterlijk enkele dagen vooraf de juiste aantallen hebben.
Werk de bezoekersroute uit op een plattegrond met parkeerroute, ingang, toiletten, informatiepunten, catering en verzamelplaatsen. Plaats bordteksten op beslispunten; bezoekers mogen niet pas bij een afgesloten kade ontdekken dat ze moeten omlopen.
Plan vrijwilligers per taak en geef rondleiders een korte briefing over tijdsduur, veiligheidsregels en wat zij bij demonstraties mogen tonen. Zorg per publiekszone voor een aanspreekpunt en test mobiele speakers en draadloze microfoons vooraf.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal wat naar partytenten kan worden verplaatst. Regel stroom met kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen voordat tafels en apparatuur worden opgesteld, en reserveer afvalinzameling en toiletten op basis van het verwachte bezoekersaantal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een haven open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, toestemming en deelnemende bedrijven. Rondleidingen, catering, vrijwilligers en communicatie moeten uiterlijk 2 weken voor de open dag vaststaan.
Wat moet er in een veiligheidsplan voor een haven open dag staan?: Neem minimaal risicogebieden, afzettingen, bezoekersroutes, verzamelplaatsen, nooduitgangen, contactpersonen en de inzet van EHBO en hulpdiensten op. Loop het plan 1 week vooraf met vrijwilligers en rondleiders door.
Hoe regel je rondleidingen tijdens een haven open dag?: Werk met vaste tijdsloten en registreer per rondleiding het maximale aantal deelnemers. Sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen vooraf of zodra een tijdslot vol is, en houd ruimte voor bezoekers die zich op de dag zelf melden.
Wanneer controleer je het weer voor een haven open dag?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bepaal dan welke demonstraties, tafels en bezoekersroutes naar beschutte plekken of partytenten kunnen worden verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.