Tag der offenen Tür im Hafen organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür im Hafen müssen Besucher sicher durch ein Gelände mit Betriebsverkehr, Gefahrenbereichen und mehreren Stationen geführt werden. Beginne deshalb nicht mit Einladungen, sondern mit Programm, Genehmigungen, Sicherheitsplan und Besucherroute. Danach koordinierst du Unternehmen, Führungen, Vorführungen, Parkplätze und Helfer. Plane außerdem früh Catering, Toiletten, Abfallentsorgung und eine wetterfeste Ausweichlösung ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Unternehmen ansprechen
2 Personen
3
Führungen zusammenstellen
2 Personen
4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
5
Genehmigung für den Tag der offenen Tür prüfen
6
Versicherung und Haftung prüfen
7
Erste Hilfe und Rettungsdienste informieren
8
Parkplan erstellen
2 Personen
9
Verkehrsroute festlegen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Veranstaltung online veröffentlichen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Anmeldungen für Führungen bearbeiten
2 Personen
15
Catering reservieren
16
Abfallentsorgung reservieren
17
Toiletten kontrollieren
2 Personen
18
Route für Besucher ausarbeiten
2 Personen
19
Gefahrenbereiche absperren
2 Personen
20
Lageplan erstellen
21
Beschriftungen erstellen
22
Freiwillige einteilen
2 Personen
23
Führer anweisen
3 Personen
24
Vorführungen abstimmen
3 Personen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Alternatives Regenprogramm erstellen
2 Personen
27
Banner und Drucksachen bestellen
28
Materialbestand überprüfen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
2 Personen
30
Kühlelemente einfrieren
31
Führungslisten ausdrucken
32
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
33
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
34
Gelände inspizieren
3 Personen
35
Gelände fegen
3 Personen
36
Partyzelte aufbauen
4 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
38
Cateringbereich einrichten
3 Personen
39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Schilder und Wegweiser aufstellen
3 Personen
43
Sicherheitsabsperrungen aufstellen
3 Personen
44
Absperrband anbringen
2 Personen
45
Parkschilder aufstellen
2 Personen
46
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
47
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
48
Mikrofone testen
2 Personen
49
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
50
Toiletten auffüllen
2 Personen
51
Freiwillige anmelden
2 Personen
52
Sicherheitsbriefing für Freiwillige
3 Personen
53
Guides versammeln
2 Personen
54
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

55
Besucher empfangen
4 Personen
56
Besucher registrieren
3 Personen
57
Programm verteilen
2 Personen
58
Führungen begleiten
6 Personen
59
Hafenaktivitäten demonstrieren
5 Personen
60
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
61
Catering ausgeben
4 Personen
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
64
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
65
Mülleimer leeren
2 Personen
66
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
67
Parkplatz begleiten
2 Personen
68
Besucherströme lenken
2 Personen
69
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
70
Abendbeleuchtung prüfen
71
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

72
Catering abschließen
3 Personen
73
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
76
Partyzelte abbauen
4 Personen
77
Dekoration entfernen
2 Personen
78
Schilder und Wegpfeile entfernen
3 Personen
79
Sicherheitsabsperrungen entfernen
3 Personen
80
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
81
Gelände reinigen
4 Personen
82
Toiletten reinigen
2 Personen
83
Geräte ausschalten
2 Personen
84
Materialien trocken lagern
3 Personen
85
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
86
Pfand- und Leergutverpackungen zurückbringen
87
Beschädigte Materialien notieren
88
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 6
InformationstischeAnz. 4
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 100
ServierzangenAnz. 10
SuppenkellenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
Mobile LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
HandyladegeräteAnz. 4

Sicherheit

SicherheitsabsperrungenAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12

Dekoration

HafenbannerAnz. 6
FahnenAnz. 20
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6

Kommunikation

ProgrammhefteAnz. 500
PläneAnz. 400
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
WegweiserAnz. 30
InfotafelnAnz. 12
A4-DruckpapierAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
AußenlampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungsspraysAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchhalterAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
MessbecherAnz. 3
KühlplattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Programm und Führungszeiten fest. Plane pro Führung ein Zeitfenster mit Puffer ein, damit verspätete Besucher nicht direkt in die nächste Gruppe drängen und der laufende Hafenbetrieb nicht gestört wird.
Erstelle den Sicherheits- und Lageplan vor der Veröffentlichung. Markiere Gefahrenbereiche, Rettungswege, Absperrungen, Parkflächen und den Treffpunkt für Erste Hilfe; überprüfe die Route spätestens am Vortag vor Ort.
Bilde Führungsgruppen mit einer festen Obergrenze und erfasse Anmeldungen getrennt vom allgemeinen Besuch. So weißt du früh, wie viele Führer, Funkmikrofone und Sitz- oder Wartebereiche tatsächlich gebraucht werden.
Reserviere Catering, Toiletten und Abfallentsorgung nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Erfasse Ernährungswünsche bis zu einem festen Stichtag und rechne Getränke für die gesamte Öffnungszeit einschließlich Wartezeiten ein.
Plane Technik und Wetter doppelt: Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel am Vortag und entscheide spätestens 24 Stunden vorher, wie Zelte, Beschilderung und Besucherroute bei Regen angepasst werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür im Hafen planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, beteiligten Unternehmen und der Prüfung von Genehmigung sowie Haftung. Sicherheitsplan, Führungen und Einladungen sollten mehrere Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Besucher passen in eine Hafenführung?: Lege die Gruppengröße nach Sicht, Fluchtwegen und Verständlichkeit der Erklärungen fest; als praktikabler Startwert gelten etwa 10 bis 15 Personen pro Führer. Bei größeren Gruppen planst du mehrere identische Zeitfenster statt eine einzige große Runde.
Wann müssen Einladungen und Online-Anmeldung verschickt werden?: Veröffentliche die Veranstaltung etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze die Anmeldung für Führungen mindestens 7 Tage vor dem Termin auf einen festen Endtermin. So bleiben noch einige Tage für Gruppenlisten, Ernährungswünsche und die Einteilung der Helfer.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Hafen?: Plane je nach Gelände mindestens eine verantwortliche Person pro Eingang, Führungsbereich und kritischem Übergang sowie zusätzliche Helfer für Information und Parken ein. Teile die Schichten so ein, dass niemand länger als etwa 3 bis 4 Stunden ohne Ablösung im Einsatz ist.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.