Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del puerto

Una jornada de puertas abiertas del puerto necesita más que empresas participantes y visitas guiadas. Primero fija la fecha y el programa; después cierra permisos, seguros, recorridos y emergencias antes de anunciar el evento. Las inscripciones, el aparcamiento y la separación de zonas de riesgo determinan si el público avanza sin esperas. Este plan reúne 88 tareas y 70 elementos para coordinar la operación, desde las carpas y la megafonía hasta el catering y la recogida de residuos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar con las empresas participantes
2 personas
3
Preparar las visitas guiadas
2 personas
4
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
5
Comprobar el permiso para la jornada de puertas abiertas
6
Comprobar el seguro y la responsabilidad
7
Informar a primeros auxilios y a los servicios de emergencia
8
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
9
Determinar la ruta del tráfico
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar el evento en línea
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Procesar las inscripciones para la visita guiada
2 personas
15
Reservar el catering
16
Reservar recogida de residuos
17
Comprobar los baños
2 personas
18
Trazar la ruta para los visitantes
2 personas
19
Acordonar las zonas de riesgo
2 personas
20
Hacer el plano
21
Redactar los textos de los carteles
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Instruir a los guías
3 personas
24
Coordinar demostraciones
3 personas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Preparar un programa alternativo para la lluvia
2 personas
27
Encargar banners e impresos
28
Comprobar el inventario de material
2 personas
29
Hacer la compra
2 personas
30
Congelar los refrigerantes
31
Imprimir listas de visitas guiadas
32
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
33
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
34
Inspeccionar el recinto
3 personas
35
Barrer el recinto
3 personas
36
Montar las carpas
4 personas
37
Colocar mesas y sillas
4 personas
38
Montar el espacio de catering
3 personas
39
Montar el punto de café
2 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Colocar carteles y flechas de ruta
3 personas
43
Colocar vallas de seguridad
3 personas
44
Colocar cinta de balizamiento
2 personas
45
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
46
Colgar la iluminación
3 personas
47
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
48
Probar los micrófonos
2 personas
49
Preparar el material de primeros auxilios
50
Abastecer los baños
2 personas
51
Inscribir voluntarios
2 personas
52
Briefings de seguridad para voluntarios
3 personas
53
Reunir a los guías
2 personas
54
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

55
Recibir a los visitantes
4 personas
56
Registrar a los visitantes
3 personas
57
Repartir el programa
2 personas
58
Guiar visitas
6 personas
59
Mostrar las actividades del puerto
5 personas
60
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
61
Servir el catering
4 personas
62
Rellenar las bebidas
2 personas
63
Reponer café y té
2 personas
64
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
65
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
66
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
67
Acompañar al parking
2 personas
68
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
69
Realizar rondas de seguridad
2 personas
70
Comprobar la iluminación nocturna
71
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

72
Cerrar catering
3 personas
73
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Recoger mesas y sillas
4 personas
76
Desmontar las carpas
4 personas
77
Retirar la decoración
2 personas
78
Retirar carteles y flechas de ruta
3 personas
79
Retirar las vallas de seguridad
3 personas
80
Recoger y separar la basura
4 personas
81
Limpiar el recinto
4 personas
82
Limpiar los baños
2 personas
83
Apagar el equipo
2 personas
84
Guardar los materiales en seco
3 personas
85
Devolver los objetos prestados
2 personas
86
Devolver los envases con depósito y retorno
87
Anotar los materiales dañados
88
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas de buffetcant. 6
Mesas informativascant. 4
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2
Mantelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 100
Pinzas de servircant. 10
Cucharones para sopacant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Seguridad

Vallas de seguridadcant. 20
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Guantes de trabajocant. 12

Decoración

Banderas del puertocant. 6
Banderascant. 20
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 6

Comunicación

Folletos del programacant. 500
Planoscant. 400
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Flechas de rutacant. 30
Paneles informativoscant. 12
Papel de impresión A4cant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Sprays de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel toallacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 3
Placas refrigerantescant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos, el seguro y el plan de seguridad antes de publicar la fecha. Informa también a primeros auxilios y a los servicios de emergencia para que conozcan los accesos y la ruta del tráfico.
Define el aforo de cada visita guiada y procesa las inscripciones por grupos. Deja una lista de espera y recoge las preferencias dietéticas antes de reservar el catering.
Dibuja un plano único con recorrido de visitantes, aparcamiento, baños, puntos de información y salidas. Marca las zonas de riesgo con vallas, postes separadores y cinta de balizamiento, no solo con carteles.
Asigna voluntarios por turnos y entrega a cada guía un horario, una ruta y un punto de relevo. Comprueba que haya megafonía con altavoces móviles y micrófonos inalámbricos en las zonas donde se hagan demostraciones.
Revisa el pronóstico del tiempo y monta con antelación las carpas, mesas y equipos eléctricos. Cuenta cables alargadores, regletas y enrollacables para evitar improvisaciones y mantén el catering separado de las zonas de trabajo del puerto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del puerto?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, la coordinación con las empresas y las visitas guiadas suelen necesitar más tiempo que la decoración o el montaje.
¿Cuándo hay que publicar las inscripciones para las visitas guiadas?: Publícalas al menos 3 semanas antes y cierra los grupos entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes confirmar horarios, preferencias dietéticas, guías y capacidad de cada recorrido.
¿Qué debe incluir el plano de una jornada de puertas abiertas del puerto?: Incluye como mínimo el recorrido de visitantes, entradas y salidas, aparcamiento, baños, catering, primeros auxilios, puntos de información y zonas acordonadas. Ten una versión impresa y otra digital listas 48 horas antes.
¿Cuándo se prepara el plan de seguridad del puerto?: Redáctalo al definir las rutas y las demostraciones, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Revísalo durante la semana previa con las empresas participantes, los voluntarios y los servicios de emergencia.

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