Organiser une journée portes ouvertes du port, étape par étape

Une journée portes ouvertes du port se prépare d’abord sur le plan de la sécurité et de la circulation, avant de penser à l’accueil du public. Fixez la date et le programme, confirmez les entreprises participantes, puis construisez les visites guidées autour des zones réellement accessibles. Les autorisations, l’assurance, les secours et le balisage doivent être réglés avant la communication. Ensuite seulement, organisez les inscriptions, le catering, les bénévoles et le déroulement sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
3
Composer les visites guidées
2 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Vérifier les autorisations pour la journée portes ouvertes
6
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
7
Informer les premiers secours et les services d’urgence
8
Établir le plan de stationnement
2 personnes
9
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier l’événement en ligne
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Traiter les inscriptions aux visites guidées
2 personnes
15
Réserver le catering
16
Réserver l’enlèvement des déchets
17
Vérifier les toilettes
2 personnes
18
Tracer le parcours des visiteurs
2 personnes
19
Balisage des zones à risque
2 personnes
20
Créer le plan
21
Rédiger les textes de l’affiche
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Briefer les guides
3 personnes
24
Coordonner les démonstrations
3 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Prévoir un programme alternatif en cas de pluie
2 personnes
27
Commander les bannières et les imprimés
28
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Congeler les éléments réfrigérants
31
Imprimer les listes de visite guidée
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Préparer la table d'accueil
2 personnes
34
Inspecter le site
3 personnes
35
Balayer le site
3 personnes
36
Monter les tentes de réception
4 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Installer les panneaux et les flèches de direction
3 personnes
43
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
44
Poser le ruban de balisage
2 personnes
45
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
46
Installer l'éclairage
3 personnes
47
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
48
Tester les microphones
2 personnes
49
Préparer le matériel de premiers secours
50
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
51
Inscrire les bénévoles
2 personnes
52
Briefings de sécurité pour les bénévoles
3 personnes
53
Rassembler les guides
2 personnes
54
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

55
Accueillir les visiteurs
4 personnes
56
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
57
Distribuer le programme
2 personnes
58
Accompagner les visites guidées
6 personnes
59
Présenter les activités du port
5 personnes
60
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
61
Servir le service traiteur
4 personnes
62
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
63
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
64
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
65
Vider les poubelles
2 personnes
66
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
67
Encadrer le parking
2 personnes
68
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
69
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
70
Vérifier l’éclairage du soir
71
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

72
Clôturer le catering
3 personnes
73
Réfrigérer les restes
2 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
76
Démonter les tentes de fête
4 personnes
77
Retirer la décoration
2 personnes
78
Retirer les panneaux et les flèches de signalisation
3 personnes
79
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
80
Collecter et trier les déchets
4 personnes
81
Nettoyer le site
4 personnes
82
Nettoyer les toilettes
2 personnes
83
Éteindre l’équipement
2 personnes
84
Stocker le matériel au sec
3 personnes
85
Rendre les articles empruntés
2 personnes
86
Rapporter les emballages consignés et à consigne
87
Noter les matériaux endommagés
88
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 6
Tables d’informationqté 4
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Pinces de serviceqté 10
Louches à soupeqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12

Décoration

Bannières du portqté 6
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Communication

Brochures du programmeqté 500
Plansqté 400
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Flèches de directionqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Papier d'impression A4qté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Sprays nettoyantsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-serviettes en papierqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par un plan des flux : séparez l’itinéraire des visiteurs des zones de travail, de livraison et de stationnement. Repérez les points à risque et installez le balisage avant l’arrivée du public.
Bloquez les visites guidées par créneaux plutôt que de laisser tout le monde circuler librement. Prévoyez un briefing distinct pour les guides et confirmez les inscriptions quelques jours avant l’événement.
Ne publiez pas l’affiche avant d’avoir vérifié les autorisations, l’assurance responsabilité civile et le dispositif de premiers secours. Ces vérifications peuvent modifier les espaces ouverts ou les horaires annoncés.
Comptez les besoins d’accueil à partir des inscriptions : repas particuliers, capacité des visites, places assises et gobelets réutilisables. Réservez le catering et l’enlèvement des déchets assez tôt pour éviter une solution improvisée le jour même.
Faites une répétition du parcours avec les bénévoles et les responsables des démonstrations. Testez les enceintes, microphones, rallonges et multiprises, puis consultez les prévisions météo pour adapter les tentes et le programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes du port ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour coordonner les entreprises, les autorisations, l’assurance, les visites et la communication. Ajoutez une vérification finale à J-7 pour les inscriptions, la météo, le stationnement et les prestataires.
Quelles autorisations faut-il vérifier pour une journée portes ouvertes du port ?: Vérifiez les autorisations liées à l’accueil du public, à l’accès aux zones portuaires, aux démonstrations, au stationnement et à l’occupation des espaces. Faites cette vérification avant de publier le programme, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance.
Comment organiser les visites guidées dans un port ?: Définissez un itinéraire, une durée et une capacité maximale pour chaque créneau. Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant l’événement et transmettez aux guides un briefing écrit au plus tard 48 heures avant.
Que faut-il prévoir pour la sécurité le jour des portes ouvertes ?: Préparez un plan de sécurité avec les zones interdites, les barrières, le balisage, les sorties et le point de rassemblement. Informez les secours et briefez les bénévoles au moins 1 heure avant l’ouverture au public.

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