Zo organiseer je een harmonieconcert zonder last-minute chaos

Begin met de concertdatum en locatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Bevestig vervolgens de dirigent en muzikanten, stel het programma samen en verzamel de partituren op tijd. Daarna richt je de publiekskant in met uitnodigingen, kaartverkoop en vrijwilligers. Test in de laatste weken de piano, lessenaars, microfoons en geluidsinstallatie. Vergeet de praktische afwerking niet: reserveringen, dieetwensen, garderobe, kassalade en catering moeten vóór de concertdag vaststaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Concertdatum bevestigen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Optredende muzikanten bevestigen
5
Dirigent bevestigen
6
Repertoire en partituren verzamelen
2 personen
7
Partituren kopiëren
2 personen
8
Zitplan muzikanten maken
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Concert online aankondigen
12
Posters ophangen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Kaartverkoop voorbereiden
2 personen
17
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
18
Kassalade voorbereiden
19
Reserveringen registreren
20
Catering bestellen
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Sandwiches klaarmaken
3 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
27
Bar inrichten
3 personen
28
Garderobe inrichten
2 personen
29
Toiletten controleren
2 personen
30
Routebordjes plaatsen
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
5 personen
33
Muzikantenstoelen klaarzetten
3 personen
34
Muzieklessenaars klaarzetten
3 personen
35
Instrumentenruimte inrichten
3 personen
36
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Verlichting testen
2 personen
39
Decoratie ophangen
3 personen
40
Programma's klaarleggen
2 personen
41
Kaarten en wisselgeld klaarleggen
2 personen
42
Briefing publieksontvangst geven
2 personen
43
Briefing catering geven
2 personen
44
Briefing muzikanten geven
2 personen

Event

45
Deuren openen
2 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Kaarten controleren
3 personen
48
Programma's uitdelen
2 personen
49
Garderobe bemannen
2 personen
50
Muzikanten begeleiden
2 personen
51
Concert aankondigen
52
Licht bedienen
53
Geluidsniveau bewaken
54
Pauze aankondigen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Toiletten tussentijds controleren
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Instrumenten veilig opbergen
4 personen
62
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
63
Verlichting afbreken
2 personen
64
Stoelen opruimen
4 personen
65
Tafels opruimen
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Bar leegmaken
2 personen
69
Overgebleven catering verpakken
2 personen
70
Afval afvoeren
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Garderobe opruimen
2 personen
75
Geleende materialen controleren
2 personen
76
Materialen retourneren
2 personen
77
Gevonden voorwerpen bewaren
78
Kas afsluiten
2 personen
79
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Muzikantenstoelenaantal 45
Tafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Piano
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kassalade
Pinapparaat
Portofoonsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het repertoire uiterlijk zes tot acht weken vooraf. Zo is er tijd om partituren te verzamelen en te kopiëren en kunnen muzikanten ontbrekende partijen nog melden.
Maak het zitplan van de muzikanten vóór de repetitieweek en controleer of er voor elke partij een stoel, muzieklessenaar en voldoende ruimte is. Reserveer daarnaast een aparte dirigentenlessenaar.
Regel kaartverkoop en reserveringen minimaal drie weken voor het concert. Leg vast wie de kassalade beheert, wie het pinapparaat bedient en hoe je onverkochte of gereserveerde kaarten registreert.
Test techniek niet pas bij aanvang: controleer microfoons, statieven, luidsprekers, mengpaneel, audiokabels en stroomvoorziening minstens één week vooraf. Leg verlenghaspels en stekkerdozen klaar op de plekken waar ze nodig zijn.
Bestel catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en verzamel dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf. Zet dranken op tijd koud en maak sandwiches en hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een harmonieconcert organiseren?: Begin ongeveer drie maanden vooraf met de locatie, datum, dirigent en muzikanten. Plan repertoire, promotie en kaartverkoop daarna in blokken van zes tot drie weken voor het concert.
Wanneer moet je de partituren voor een harmonieconcert regelen?: Verzamel en controleer de partituren uiterlijk zes tot acht weken vooraf. Kopieer ontbrekende partijen daarna meteen, zodat muzikanten minstens vier weken repetitietijd hebben.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een harmonieconcert?: Reken op minimaal vier vrijwilligers voor ontvangst, kaartcontrole, kassa, garderobe en catering. Bij meer dan ongeveer 100 bezoekers is een extra persoon voor publieksbegeleiding en techniek verstandig.
Wanneer moet je catering voor een harmonieconcert bestellen?: Bestel de catering vijf tot zeven dagen vooraf, zodra de reserveringen redelijk stabiel zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk vijf dagen van tevoren en controleer de boodschappenlijst nog één keer op de concertdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.