Harmoniekonzert organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Harmoniekonzert hängen Programm, Musiker, Noten und Saal eng zusammen. Beginne deshalb mit Termin und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen, Kartenverkauf oder Catering planst. Bestätige anschließend Dirigent, Musiker und Repertoire und kläre früh, welche Technik und Sitzplätze benötigt werden. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Helfer, Getränke und einen sauberen Ablauf am Konzerttag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Konzertdatum bestätigen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Auftretende Musiker bestätigen
- 5
Dirigenten bestätigen
- 6
Repertoire und Noten zusammentragen
2 Personen
- 7
Noten kopieren
2 Personen
- 8
Sitzplan für Musiker erstellen
2 Personen
- 9
Einladungen gestalten
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Konzert online ankündigen
- 12
Poster aufhängen
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Kartenverkauf vorbereiten
2 Personen
- 17
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
- 18
Kassenschublade vorbereiten
- 19
Reservierungen erfassen
- 20
Catering bestellen
2 Personen
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Sandwiches vorbereiten
3 Personen
- 26
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 27
Bar einrichten
3 Personen
- 28
Garderobe einrichten
2 Personen
- 29
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 30
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
5 Personen
- 33
Musikerstühle bereitstellen
3 Personen
- 34
Notenständer bereitstellen
3 Personen
- 35
Instrumentenraum einrichten
3 Personen
- 36
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 37
Mikrofone testen
2 Personen
- 38
Beleuchtung testen
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 40
Programme bereitlegen
2 Personen
- 41
Karten und Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
- 42
Einweisung für den Publikumsempfang geben
2 Personen
- 43
Catering-Info geben
2 Personen
- 44
Musiker einweisen
2 Personen
Event
- 45
Türen öffnen
2 Personen
- 46
Besucher empfangen
4 Personen
- 47
Karten kontrollieren
3 Personen
- 48
Programme ausgeben
2 Personen
- 49
Garderobe besetzen
2 Personen
- 50
Musiker betreuen
2 Personen
- 51
Konzert ankündigen
- 52
Licht steuern
- 53
Lautstärke überwachen
- 54
Pause ankündigen
- 55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 56
Snacks servieren
3 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
2 Personen
- 59
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 60
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Instrumente sicher verstauen
4 Personen
- 62
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 63
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 64
Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Tische aufräumen
3 Personen
- 66
Geschirr sammeln
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Bar leeren
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 70
Abfall entsorgen
3 Personen
- 71
Location reinigen
4 Personen
- 72
Toiletten reinigen
2 Personen
- 73
Dekoration entfernen
2 Personen
- 74
Garderobe aufräumen
2 Personen
- 75
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 76
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Fundgegenstände aufbewahren
- 78
Kasse abschließen
2 Personen
- 79
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- MusikerstühleAnz. 45
- TischeAnz. 12
- BarhockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 180
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 45
- Dirigentenpult
- Klavier
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kassenschale
- Kartenterminal
- FunkgeräteAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- TeegläserAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 100
- BiergläserAnz. 100
- TellerAnz. 180
- GebäckgabelnAnz. 180
- TeelöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- BühnentücherAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
- PapierhandtuchspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und bestätige das Konzertdatum schriftlich. Prüfe dabei nicht nur die Saalkapazität, sondern auch Platz für Musikerstühle, Notenpulte, Dirigentenpult, Klavier und Publikum.
- Stelle Programm, Dirigent und auftretende Musiker früh verbindlich zusammen. Plane genügend Zeit ein, um Repertoire und Noten zu sammeln, zu kopieren und für jede Musikergruppe bereitzulegen.
- Bereite Einladungen, Online-Ankündigung, Plakate und Kartenverkauf erst vor, wenn Datum, Ort und Programm feststehen. So musst du keine falschen Angaben korrigieren und kannst Reservierungen zentral erfassen.
- Kläre Technik und Saalaufbau spätestens eine Woche vorher: Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel und Verlängerungskabel brauchen einen festen Platz und einen kurzen Funktionstest vor dem Einlass.
- Bestelle Catering und Getränke nicht erst am Konzerttag. Erfasse Ernährungswünsche einige Tage vorher, stelle Getränke rechtzeitig kalt und teile Helfer für Kasse, Einlass, Garderobe, Snacks und Sandwiches mit konkreten Uhrzeiten ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Harmoniekonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Dirigent und Musikern. Programm, Noten und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wann sollte das Programm für ein Harmoniekonzert festgelegt werden?
- Lege das Programm etwa 6 Wochen vor dem Konzert fest, damit Noten kopiert und verteilt werden können. Änderungen in den letzten 14 Tagen führen schnell zu fehlenden Stimmen oder falschen Ankündigungen.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Harmoniekonzert?
- Für ein Konzert mit Kartenverkauf, Garderobe, Catering und Technik solltest du mindestens 5 bis 8 Helfer einteilen. Lege ihre Einsatzzeiten spätestens 7 Tage vorher fest, damit Kasse und Einlass durchgehend besetzt sind.
- Wann muss man Getränke und Catering für ein Harmoniekonzert bestellen?
- Bestelle Catering und Getränke etwa 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche absehbar sind. Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass und bereite Snacks und Sandwiches kurz vor Beginn vor.
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