Cómo organizar un concierto de música de banda sin dejar cabos sueltos

Organizar un concierto de música de banda requiere coordinar a los músicos, el programa, el espacio y la atención al público en un orden preciso. Empieza reservando el lugar y cerrando la fecha; después confirma director e intérpretes antes de preparar repertorio, partituras y distribución de asientos. La venta de entradas, la comunicación y los voluntarios deben estar listos con varias semanas de margen. El día del concierto, reserva tiempo para montar sonido, probar micrófonos y enfriar las bebidas antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Confirmar la fecha del concierto
3
Elaborar el programa
2 personas
4
Confirmar los músicos que actuarán
5
Confirmar al director
6
Reunir repertorio y partituras
2 personas
7
Copiar partituras
2 personas
8
Hacer el plano de asientos de los músicos
2 personas
9
Diseñar invitaciones
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Anunciar el concierto en línea
12
Colgar pósters
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Preparar la venta de entradas
2 personas
17
Fijar precios de entrada
2 personas
18
Preparar la bandeja de caja
19
Registrar reservas
20
Pedir el catering
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Preparar bocadillos
3 personas
26
Montar el punto de café y té
2 personas
27
Montar la barra
3 personas
28
Montar el guardarropa
2 personas
29
Comprobar los baños
2 personas
30
Colocar señales de ruta
2 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
5 personas
33
Colocar las sillas de los músicos
3 personas
34
Preparar los atriles para partituras
3 personas
35
Montar el espacio para instrumentos
3 personas
36
Montar el sistema de sonido
3 personas
37
Probar los micrófonos
2 personas
38
Probar la iluminación
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Preparar los programas
2 personas
41
Dejar preparadas las entradas y el cambio
2 personas
42
Dar la briefing de recepción del público
2 personas
43
Dar la briefing al catering
2 personas
44
Dar briefing a los músicos
2 personas

Evento

45
Abrir las puertas
2 personas
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Comprobar los mapas
3 personas
48
Repartir programas
2 personas
49
Atender el guardarropa
2 personas
50
Acompañar a los músicos
2 personas
51
Anunciar el concierto
52
Controlar la iluminación
53
Vigilar el nivel de sonido
54
Anunciar el descanso
55
Servir café y té
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Recoger la basura
2 personas
59
Comprobar los baños periódicamente
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

61
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
62
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
63
Desmontar la iluminación
2 personas
64
Recoger sillas
4 personas
65
Recoger las mesas
3 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Vaciar el bar
2 personas
69
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
70
Retirar los residuos
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Retirar la decoración
2 personas
74
Ordenar el guardarropa
2 personas
75
Comprobar el material prestado
2 personas
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Guardar los objetos perdidos
78
Cerrar la caja
2 personas
79
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Sillas para músicoscant. 45
Mesascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 180

Equipo

Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Piano
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Cajón de la caja registradora
Máquina de sellado
Walkie-talkiescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 80
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Copas de cervezacant. 100
Platoscant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 6
Atriles para programascant. 4
Carteles de flechascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de anunciar el concierto. Confirma por escrito el horario de acceso, el número de sillas para músicos y público, y si el espacio dispone de piano, atril de director o equipo de sonido.
Confirma a todos los músicos y al director al menos 6 semanas antes. Reúne el repertorio y las partituras con tiempo suficiente para copiarlas, ordenarlas y preparar el plano de asientos de la banda.
Prepara las entradas y las reservas antes de enviar invitaciones. Define un único registro de reservas y deja una bandeja de caja, cambio y un procedimiento claro para comprobar los pagos en la entrada.
Haz una prueba técnica entre 2 y 3 horas antes de que llegue el público. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, micrófonos inalámbricos, soportes, cables, regletas y enrollacables; los adaptadores y cables faltantes suelen descubrirse demasiado tarde.
Encarga el catering y recoge las preferencias dietéticas como mínimo 7 días antes. Enfría las bebidas la víspera y prepara café, té, aperitivos y bocadillos antes de abrir, para que los voluntarios no abandonen sus puestos durante el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música de banda?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y confirma la fecha; deja al menos 6 semanas para cerrar músicos, director, repertorio y partituras, y 2 semanas para impulsar las entradas y asignar voluntarios.
¿Cuándo hay que confirmar a los músicos y el repertorio?: Confirma músicos y director unas 6 semanas antes del concierto. El repertorio y las partituras deberían estar reunidos y copiadas al menos 3 semanas antes, para preparar el orden musical y el plano de asientos.
¿Cuánto tiempo antes se monta el sonido del concierto?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de la apertura de puertas para colocar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables, y hacer una prueba completa. Si participa un piano o hay varias secciones de músicos, añade 30 minutos de margen.
¿Cuándo se prepara el catering para un concierto?: Pide el catering y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Haz la compra y deja las bebidas enfriando la víspera; prepara café, té, aperitivos y bocadillos antes de que llegue el público.

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