Organiser un concert d’harmonie, étape par étape

Un concert d’harmonie se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du programme. Confirme ensuite les musiciens et le chef d’orchestre avant de lancer les invitations et la communication. Les partitions, la disposition des pupitres et la sonorisation demandent une vérification séparée, souvent oubliée jusqu’aux répétitions. Enfin, prévois la billetterie, les bénévoles, les boissons et les repas avec des échéances précises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer la date du concert
3
Établir le programme
2 personnes
4
Confirmer les musiciens en spectacle
5
Confirmer le chef d’orchestre
6
Rassembler le répertoire et les partitions
2 personnes
7
Copier les partitions
2 personnes
8
Préparer le plan de table des musiciens
2 personnes
9
Concevoir les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Annoncer le concert en ligne
12
Accrocher les affiches
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Préparer la vente des billets
2 personnes
17
Fixer les tarifs d’entrée
2 personnes
18
Préparer la salade de la caisse
19
Enregistrer les réservations
20
Commander le catering
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer les sandwiches
3 personnes
26
Installer le point café et thé
2 personnes
27
Aménager le bar
3 personnes
28
Aménager le vestiaire
2 personnes
29
Vérifier les toilettes
2 personnes
30
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
5 personnes
33
Installer les chaises des musiciens
3 personnes
34
Installer les pupitres
3 personnes
35
Aménager la salle des instruments
3 personnes
36
Installer le système de sonorisation
3 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Préparer les programmes
2 personnes
41
Préparer les billets et la monnaie
2 personnes
42
Donner le briefing d’accueil du public
2 personnes
43
Donner le briefing catering
2 personnes
44
Briefer les musiciens
2 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Contrôler les billets
3 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Tenir le vestiaire
2 personnes
50
Accompagner les musiciens
2 personnes
51
Annoncer le concert
52
Gérer l’éclairage
53
Surveiller le niveau sonore
54
Annoncer la pause
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

61
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
62
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
63
Démonter l’éclairage
2 personnes
64
Ranger les chaises
4 personnes
65
Dégager les tables
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Vider le bar
2 personnes
69
Emballer le catering restant
2 personnes
70
Évacuer les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Ranger le vestiaire
2 personnes
75
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
76
Retourner les matériels
2 personnes
77
Conserver les objets trouvés
78
Fermer la caisse
2 personnes
79
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Chaises de musicienqté 45
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Piano
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par réserver le lieu et confirmer la date avant d’imprimer les invitations. Garde au moins 8 à 12 semaines pour annoncer le concert et traiter les inscriptions.
Valide le programme, les musiciens et le chef d’orchestre avant de copier les partitions. Prépare ensuite le plan des chaises de musiciens, des pupitres et du pupitre de direction pour éviter une installation improvisée.
Teste la sonorisation pendant une répétition : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, câbles, rallonges et multiprises doivent être compatibles et disponibles le jour du concert. Prévois aussi une solution de communication entre bénévoles, par exemple des talkies-walkies.
Sépare la billetterie de l’accueil : une personne peut gérer les réservations et une autre le tiroir-caisse ou le terminal de paiement. Fixe les tarifs et prépare la caisse au moins 1 heure avant l’ouverture des portes.
Demande les besoins alimentaires lors des inscriptions et commande le catering après avoir consolidé les réponses. Mets les boissons au frais quelques heures avant le public et prépare les sandwiches et en-cas selon le nombre confirmé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’harmonie ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le programme et les musiciens, préparer les partitions, communiquer et organiser la billetterie.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert d’harmonie ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant le concert, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu environ 10 jours avant. Cela laisse le temps d’enregistrer les réservations et les besoins alimentaires.
Quand vérifier la sonorisation et les pupitres ?: Fais un test complet au moins 7 jours avant, puis un contrôle sur place avant la répétition générale. Vérifie notamment les microphones, haut-parleurs, câbles, rallonges, multiprises et pupitres.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le soir du concert ?: Prévois au minimum 1 personne pour la billetterie, 1 pour l’accueil et 1 pour la coordination en coulisses, puis ajoute 1 bénévole par tranche d’environ 50 spectateurs. Répartis les rôles au moins 1 semaine à l’avance.

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