Zo organiseer je een harmonienfestival

Begin met de festivaldatum, het programma en de deelnemende harmonieën. Leg daarna de locatie, speelplekken, vergunningen en begroting vast voordat je uitnodigingen en promotie start. Verzamel technische wensen per orkest en bouw daarmee een realistisch tijdschema. In de laatste weken draait alles om aanmeldingen, vrijwilligers, catering, terreinindeling en een werkende geluids- en stroomvoorziening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende harmonieën bevestigen
2 personen
3
Locatie en speelplekken reserveren
2 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
5
Begroting en entreeprijs vaststellen
2 personen
6
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
7
Technische wensen inventariseren
2 personen
8
Optredens in tijdschema plaatsen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
3 personen
10
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
11
Posters verspreiden
4 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
16
Cateringmaterialen reserveren
2 personen
17
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
18
Stroompunten en kabelroute bepalen
2 personen
19
Plattegrond van terrein maken
2 personen
20
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
21
Programmaflyers afdrukken
2 personen
22
Entree- en kasprocedure maken
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
4 personen
25
Dranken koelen
3 personen
26
Hapjes voorbereiden
5 personen
27
Materialen naar locatie brengen
4 personen
28
Terrein controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Podiumdelen veilig plaatsen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Stroom en kabels beveiligen
3 personen
35
Instrumentenruimte inrichten
3 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
37
Bar en drankpunten inrichten
4 personen
38
Kassa en entree inrichten
2 personen
39
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
42
Programma's klaarleggen
2 personen
43
Vrijwilligers kort instrueren
3 personen

Event

44
Artiesten ontvangen
3 personen
45
Soundcheck uitvoeren
4 personen
46
Entree openen
3 personen
47
Bezoekers verwelkomen
4 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Optredens begeleiden
3 personen
50
Artiesten tijdig omroepen
51
Podiumwissels begeleiden
4 personen
52
Entree en polsbandjes beheren
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken uitgeven
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet bijvullen
2 personen
58
Servies en glazen verzamelen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
61
Licht en geluid bewaken
2 personen
62
Laatste optreden aankondigen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
64
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

65
Instrumenten veilig verzamelen
4 personen
66
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
67
Podium en techniek afbouwen
4 personen
68
Catering opruimen
4 personen
69
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
70
Partytenten afbouwen
6 personen
71
Afval verzamelen en sorteren
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Terrein schoonmaken
5 personen
74
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
75
Decoratie verwijderen
3 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Contante opbrengst afstorten
2 personen
81
Artiesten naar huis begeleiden
2 personen
82
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen
83
Locatie sleutelvrij opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Podiumdelenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 30
Instrumentenstoelenaantal 30
Metronomenaantal 4

Verlichting

Led bouwlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtsnoerenaantal 10

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Podiumdoekenaantal 4
Menubordenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Vlaggenmastenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Barbladenaantal 4
Theedozenaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 8
Koelmattenaantal 8
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Polsbandjesaantal 300
Naamstickersaantal 150
Programmaflyersaantal 300
Entreebonnenaantal 300
Kleingeldbakkenaantal 2
Serveerplateausaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handpompjesaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Bevestig deelnemende harmonieën vroeg en vraag per orkest naar bezetting, instrumenten, aankomsttijd en technische wensen. Plan pas daarna de optredens; zo voorkom je dubbele opstellingen en onhaalbare wisseltijden.
Controleer vergunningen en meldingen voordat je locatiecommunicatie verstuurt. Leg ook vast waar bezoekers, artiesten en leveranciers komen en teken speelplekken, tenten, tafels, kabelroutes en afzetpalen op één plattegrond.
Maak het tijdschema ruimer dan alleen de optreedduur. Reserveer per wissel tijd voor muzieklessenaars, instrumentenstoelen, microfoons, DI-boxen en een korte soundcheck; vooral bij meerdere harmonieën loopt dit snel uit.
Regel techniek en stroom als één geheel. Tel actieve speakers, het mengpaneel, draadloze microfoons en statieven per speelplek, bepaal kabelroutes vooraf en dek kabels af met kabelmatten voordat publiek arriveert.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en bereken catering pas daarna. Reserveer naast eten ook waterglazen, koffiekopjes, serveerschalen, tangen en thermoskannen; dranken koelen en boodschappen doen horen bij de laatste voorbereidingsdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een harmonienfestival?: Begin idealiter 6 tot 9 maanden vooraf met datum, deelnemende harmonieën en locatie. Controleer vergunningen en meldingen uiterlijk 3 maanden voor het festival, zodat wijzigingen nog mogelijk zijn.
Wanneer maak je het programma van een harmonienfestival?: Maak een eerste programma zodra de deelnemende harmonieën en hun bezetting bekend zijn, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Leg het definitieve tijdschema uiterlijk 3 weken voor het festival vast, inclusief wissel- en soundchecktijd.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor het opbouwen van de techniek?: Plan minimaal 3 uur voor podiumdelen, speakers, microfoons, statieven, kabels en stroom. Reserveer daarna per harmonie 10 tot 15 minuten voor een korte controle, afhankelijk van de technische wensen.
Wanneer regel je vrijwilligers en catering voor een harmonienfestival?: Deel vrijwilligers 4 tot 6 weken vooraf in voor entree, artiestenbegeleiding, catering, techniek en opruimen. Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en doe de laatste boodschappen en het koelen van dranken op de dag vóór het festival.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.