Harmonie-Festival organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Harmonie-Festival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Termin, Programm, Ort und Budget festlegen, dann Kapellen, Genehmigungen und Technik sichern. Danach folgen Werbung, Anmeldungen, Helferplanung und die genaue Aufteilung des Geländes. Besonders häufig werden Stromwege, Ernährungswünsche und ein belastbarer Schlechtwetterplan zu spät geklärt. Arbeite deshalb rückwärts vom Veranstaltungstag und setze für jede offene Entscheidung eine konkrete Frist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Blaskapellen bestätigen
2 Personen
3
Ort und Spielbereiche reservieren
2 Personen
4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
5
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
6
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
7
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
8
Auftritte in den Zeitplan eintragen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
3 Personen
10
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
11
Poster verteilen
4 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Cateringmengen berechnen
2 Personen
16
Cateringmaterialien reservieren
2 Personen
17
Tonanlage reservieren
2 Personen
18
Stromanschlüsse und Kabelroute festlegen
2 Personen
19
Geländeplan erstellen
2 Personen
20
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
21
Programmflyer drucken
2 Personen
22
Einlass- und Kassenverfahren erstellen
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Einkaufen gehen
4 Personen
25
Getränke kühlen
3 Personen
26
Snacks vorbereiten
5 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
28
Gelände kontrollieren
2 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
31
Bühnenteile sicher platzieren
4 Personen
32
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Strom und Kabel sichern
3 Personen
35
Instrumentenraum einrichten
3 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
37
Bar und Getränkestationen einrichten
4 Personen
38
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Programme bereitlegen
2 Personen
43
Freiwillige kurz einweisen
3 Personen

Event

44
Künstler empfangen
3 Personen
45
Soundcheck durchführen
4 Personen
46
Eingang öffnen
3 Personen
47
Besucher begrüßen
4 Personen
48
Eröffnungsrede halten
49
Auftritte betreuen
3 Personen
50
Künstler rechtzeitig ansagen
51
Bühnenwechsel begleiten
4 Personen
52
Einlass und Armbänder verwalten
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke ausgeben
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet nachfüllen
2 Personen
58
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
61
Licht und Ton überwachen
2 Personen
62
Letzten Auftritt ankündigen
63
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
64
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

65
Instrumente sicher zusammenstellen
4 Personen
66
Tonanlage abbauen
4 Personen
67
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
68
Catering aufräumen
4 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
70
Partyzelte abbauen
6 Personen
71
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Gelände reinigen
5 Personen
74
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
79
Fundgegenstände registrieren
80
Bareinnahmen einzahlen
2 Personen
81
Künstler nach Hause begleiten
2 Personen
82
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
83
Location schlüsselfrei übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
NotenpulteAnz. 30
InstrumentenstühleAnz. 30
MetronomeAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LichterkettenAnz. 10

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
BühnentücherAnz. 4
MenükartenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
FahnenmastenAnz. 4

Catering

KühlboxenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
BarunterlagenAnz. 4
TeedosenAnz. 4
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
KühlmattenAnz. 8
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
ArmbänderAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 150
ProgrammflyerAnz. 300
EintrittskartenAnz. 300
KleingeldschalenAnz. 2
ServierplattenAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandpumpenAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Bestätige die teilnehmenden Blaskapellen frühzeitig und sammle pro Formation Besetzung, Auftrittsdauer, Ankunftszeit und technische Anforderungen. So lassen sich Auftritte eintragen, ohne später den Zeitplan mehrfach umzubauen.
Lege mindestens vier Wochen vor dem Festival fest, welche Genehmigungen und Meldungen nötig sind. Prüfe außerdem, wo Bühne, Spielbereiche, Zelte, Kasse und Fluchtwege liegen, bevor du den Geländeplan druckst.
Plane die Technik nicht nur nach der Bühne: Lege Stromanschlüsse, Kabelroute und Kabelmatten für Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Beleuchtung gemeinsam mit einer verantwortlichen Person fest. Ein fehlendes Verlängerungskabel kann den Aufbau am Veranstaltungstag stoppen.
Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und berechne Catering, Teller, Besteck, Gläser und Kaffeegeschirr erst danach. Reserviere Cateringmaterialien und Kühlung so, dass Getränke nicht erst kurz vor Einlass gekühlt werden müssen.
Erstelle spätestens sieben Tage vorher einen Schichtplan für Einlass, Kasse, Bühne, Catering und Abbau. Prüfe die Wettervorhersage erneut 24 Stunden vor Beginn und entscheide dann, ob Partyzelte, zusätzliche Beleuchtung oder Änderungen am Geländeplan nötig sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Harmonie-Festival organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis neun Monate vorher mit Termin, Ort, Budget und den ersten Kapellenanfragen. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Genehmigungen, Technik, Helfer und Catering feststehen.
Wie plant man den Ablauf eines Harmonie-Festivals?: Trage zuerst Ankunft, Aufbau und Soundcheck ein und plane danach die Auftritte mit realistischen Wechselzeiten. Rechne pro Kapellenwechsel mindestens 15 bis 20 Minuten ein, damit Verspätungen nicht sofort das gesamte Programm verschieben.
Wie viel Getränke braucht man für ein Harmonie-Festival?: Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person rechnen; bei warmem Wetter zusätzlich Wasser einplanen. Bestimme die genaue Menge nach erwarteter Besucherzahl, Veranstaltungsdauer und vorhandener Kühlung.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Harmonie-Festival prüfen?: Prüfe das Wetter sieben Tage vorher für die grobe Planung und erneut 24 Stunden vor Beginn für die endgültige Entscheidung. Dann sollten Zelte, Beleuchtung, Stromwege und ein möglicher alternativer Spielbereich bereits vorbereitet sein.

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