Organiser un festival d’harmonies, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et les harmonies participantes avant de réserver le lieu. Ensuite, sécurisez les autorisations, le budget et les besoins techniques : plusieurs groupes doivent pouvoir jouer sans changements interminables entre les prestations. Le plan du site, l’accueil du public, les bénévoles et le catering se préparent en parallèle. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements électriques, les informations alimentaires et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du festival
2 personnes
2
Confirmer les harmonies participantes
2 personnes
3
Réserver le lieu et les zones de jeu
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
5
Fixer le budget et le prix d’entrée
2 personnes
6
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
7
Recenser les besoins techniques
2 personnes
8
Placer les performances dans le planning
2 personnes
9
Envoyer les invitations
3 personnes
10
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
11
Distribuer les affiches
4 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
16
Réserver le matériel de catering
2 personnes
17
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
18
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
19
Créer le plan du site
2 personnes
20
Préparer la signalétique
2 personnes
21
Imprimer les flyers du programme
2 personnes
22
Établir la procédure d'entrée et de caisse
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
4 personnes
25
Refroidir les boissons
3 personnes
26
Préparer les en-cas
5 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Contrôler le site
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
6 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les éléments de scène en toute sécurité
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Sécuriser l’alimentation et les câbles
3 personnes
35
Aménager la salle des instruments
3 personnes
36
Monter le buffet traiteur
4 personnes
37
Aménager le bar et les points de boissons
4 personnes
38
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
39
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer la signalisation
2 personnes
42
Préparer les programmes
2 personnes
43
Briefer brièvement les bénévoles
3 personnes

Événement

44
Accueillir les artistes
3 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
46
Ouvrir l’entrée
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Accompagner les spectacles
3 personnes
50
Annoncer les artistes à temps
51
Coordonner les changements de scène
4 personnes
52
Gérer l'entrée et les bracelets
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Distribuer les boissons
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
61
Surveiller la lumière et le son
2 personnes
62
Annoncer le dernier numéro
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

65
Rassembler les instruments en toute sécurité
4 personnes
66
Démonter le matériel audio
4 personnes
67
Démonter la scène et le matériel technique
4 personnes
68
Ranger le service traiteur
4 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
70
Démonter les tentes de réception
6 personnes
71
Collecter et trier les déchets
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le site
5 personnes
74
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
75
Retirer la décoration
3 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Déposer les recettes en espèces
2 personnes
81
Accompagner les artistes jusqu’à leur domicile
2 personnes
82
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
83
Remettre le lieu sans clé
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 30
Chaises pour instrumentsqté 30
Métronomesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier à LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10

Décoration

Drapeaux de festivalqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 16
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Mâts de drapeauxqté 4

Catering

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Sous-mains de barqté 4
Boîtes de théqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Flyers du programmeqté 300
Billets d’entréeqté 300
Bacs à monnaieqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pompes à mainqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloquez d’abord les prestations dans un planning détaillé, avec un temps de changement entre chaque harmonie. Prévoyez au moins 15 minutes pour déplacer les pupitres, les chaises pour instruments et les microphones.
Recensez les besoins techniques de chaque groupe au moins 3 semaines avant le festival. Notez le nombre de microphones, de boîtiers DI, de pieds et de prises nécessaires, puis dessinez le chemin des câbles sur le plan du site.
Ne laissez pas les autorisations et déclarations pour la dernière semaine. Vérifiez-les dès que le lieu et la date sont confirmés, car une modification du programme peut entraîner de nouvelles démarches.
Organisez l’accueil avant d’annoncer l’ouverture des portes : procédure d’entrée, caisse, signalétique et flyers du programme doivent être prêts. Désignez aussi une personne pour répondre aux questions pendant que les bénévoles orientent le public.
Calculez le catering à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis, puis réservez le matériel adapté. Faites les courses assez tôt pour refroidir les boissons avant l’arrivée du public et gardez une marge pour les bénévoles et les artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival d’harmonies ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les harmonies, réserver le lieu, obtenir les autorisations et organiser la sonorisation. Commencez plus tôt si plusieurs groupes viennent de l’extérieur.
Quand faut-il confirmer les harmonies participantes ?: Essayez d’obtenir les confirmations 8 semaines avant le festival. Vous pourrez ensuite fixer le planning, recueillir les besoins techniques et envoyer des informations fiables aux participants.
Combien de temps prévoir entre deux prestations musicales ?: Prévoyez au minimum 15 minutes entre deux harmonies, et 30 minutes si les formations utilisent des configurations très différentes. Ajoutez une répétition technique séparée si le programme comprend plusieurs microphones ou instruments amplifiés.
Quand faut-il préparer le plan du site et les câbles ?: Terminez un premier plan du site 3 à 4 semaines avant l’événement, puis faites une vérification sur place au plus tard 7 jours avant. Contrôlez les points d’alimentation, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles avant l’installation.

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