Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Een hardloopwedstrijd organiseren begint niet bij de startboog, maar bij route, vergunning en inschrijving. Leg eerst vast hoeveel deelnemers je verwacht, welke verkeersposten nodig zijn en hoe je tijden registreert. Daarna werk je toe naar startnummers, deelnemersmails, vrijwilligersinstructies en startpakketten. In de laatste week draait alles om testen, sorteren en klaarzetten, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te zoeken naar portofoons, routepijlen of medailles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdinformatie publiceren
2 personen
2
Inschrijfformulier openen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Inschrijvingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst controleren
2 personen
7
Startnummers toewijzen
2 personen
8
Startnummers afdrukken
2 personen
9
Deelnemersmails versturen
10
Route definitief controleren
3 personen
11
Routekaart afdrukken
12
Vergunningdocumenten klaarleggen
13
Verkeersposten indelen
2 personen
14
Vrijwilligersinstructies afdrukken
15
Medische contactgegevens klaarzetten
16
Timingapparatuur testen
2 personen
17
Geluidsinstallatie testen
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Startpakketten samenstellen
4 personen
21
Prijzen en medailles sorteren
2 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Locatie vrijmaken
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
28
Startvak afzetten
3 personen
29
Routepijlen plaatsen
6 personen
30
Verkeershekken plaatsen
4 personen
31
Kilometermarkeringen plaatsen
3 personen
32
Waterpost inrichten
4 personen
33
Finishverzorging inrichten
4 personen
34
Inschrijftafels inrichten
3 personen
35
Startpakketten klaarleggen
3 personen
36
Medailles klaarleggen
2 personen
37
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
41
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

43
Aanmeldbalie openen
4 personen
44
Startnummers uitdelen
4 personen
45
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
46
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
47
Startschot verzorgen
2 personen
48
Startvak bewaken
4 personen
49
Verkeersposten bemannen
10 personen
50
Routeposten bemannen
8 personen
51
Tussentijden registreren
2 personen
52
Water uitdelen
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Finishers verwelkomen
4 personen
55
Medailles uitreiken
3 personen
56
Fruit uitdelen
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Uitslagen controleren
2 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
61
Publiek informeren
2 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Aanmeldbalie sluiten
2 personen
64
Routeposten afmelden
2 personen

Nazorg

65
Routepijlen verwijderen
6 personen
66
Verkeershekken verwijderen
4 personen
67
Start- en finishboog afbreken
4 personen
68
Tenten afbreken
4 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Overgebleven eten verpakken
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Apparatuur uitschakelen
2 personen
73
Afval verzamelen
4 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Uitslagen publiceren
78
Deelnemersbedankje versturen
79
Sponsorgelden registreren
2 personen
80
Onkosten en bonnetjes ordenen
81
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Hardloopmedaillesaantal 350
Waterbekersaantal 1500
Drinkkrattenaantal 20
Pionnenaantal 80
Afzetlintaantal 20
Verkeershekkenaantal 30
Start- en finishboog
Kilometermarkeringenaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Meetlint
Prijzenbekersaantal 6
Startpistool

Bewegwijzering

Routepijlenaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Parkeerbordenaantal 8
Bordhoudersaantal 20
Pijlbordenaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Schenkkanenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 100
Reddingsdekensaantal 20
Koelcompressenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stel de route ruim vóór de wedstrijddag definitief vast en controleer alle afslagen ter plaatse. Print een routekaart en leg routepijlen, pionnen, afzetlint en kilometermarkeringen per deel van het parcours klaar.
Sluit de inschrijving niet pas op het laatste moment. Controleer de deelnemerslijst, verzamel dieetwensen en wijs startnummers toe voordat je startnummers afdrukt en startpakketten samenstelt.
Plan per verkeerspost minimaal één aanspreekpunt en geef vrijwilligers een korte schriftelijke instructie. Zet medische contactgegevens, mobiele telefoons en portofoons uiterlijk vóór de briefing klaar.
Test timingapparatuur, stopwatches en de laptop met printer voordat deelnemers arriveren. Controleer ook de geluidsinstallatie en leg powerbanks klaar; een lege accu vlak voor de start is lastig te herstellen.
Tel waterbekers, drinkkratten, medailles en prijzen voordat je de locatie opbouwt. Vul koelboxen pas kort voor de start, controleer de weersverwachting en zet partytenten, tafels en bewegwijzering in een vaste volgorde neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met route, vergunning en inschrijving. Plan de definitieve route, verkeersposten en vrijwilligers uiterlijk 2 tot 4 weken voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Reken naast de organisatie op minimaal één vrijwilliger per verkeerspost, plus mensen voor inschrijving, start en finish, verzorging en timing. Maak de indeling zodra de route en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn.
Hoeveel water heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Bereken per deelnemer minstens één beker bij een verzorgingspunt en houd extra voorraad achter de hand. Bij warm weer heb je meer drinkkratten en bekers nodig; controleer de voorraad de dag vóór de wedstrijd.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een hardloopwedstrijd?: Stuur de praktische deelnemersmail 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Vermeld daarin starttijd, locatie, parkeren, route, startnummer, benodigdheden en een contactnummer voor wijzigingen op de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.