Cómo organizar una carrera sin perder el control

Organizar una carrera empieza mucho antes de colocar el arco de salida. Primero cierras el recorrido, los permisos y el sistema de inscripción; después asignas dorsales, voluntarios y puestos de tráfico. Durante la última semana debes comprobar participantes, material, comunicaciones y previsión meteorológica. Este orden evita llegar al día de la prueba sin mapas, baterías, señales o kits de salida preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la información de la competición
2 personas
2
Abrir el formulario de inscripción
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Procesar las inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Comprobar la lista de participantes
2 personas
7
Asignar números de dorsal
2 personas
8
Imprimir los dorsales
2 personas
9
Enviar correos a los participantes
10
Comprobar definitivamente la ruta
3 personas
11
Imprimir el mapa de ruta
12
Dejar listos los documentos de permiso
13
Asignar puestos de tráfico
2 personas
14
Imprimir las instrucciones para voluntarios
15
Preparar los datos de contacto médicos
16
Probar el equipo de cronometraje
2 personas
17
Probar el sistema de sonido
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Reunir los materiales
3 personas
20
Preparar kits de inicio
4 personas
21
Clasificar premios y medallas
2 personas
22
Llenar las neveras portátiles
2 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Despejar el lugar
4 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Montar el arco de salida y meta
4 personas
28
Delimitar la salida
3 personas
29
Colocar flechas de ruta
6 personas
30
Colocar vallas de tráfico
4 personas
31
Colocar los marcadores de kilómetro
3 personas
32
Montar el punto de agua
4 personas
33
Montar el área de llegada
4 personas
34
Montar las mesas de inscripción
3 personas
35
Preparar los kits de inicio
3 personas
36
Preparar las medallas
2 personas
37
Preparar el buffet de catering
4 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Montar el sistema de sonido
2 personas
41
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

43
Abrir el mostrador de registro
4 personas
44
Repartir dorsales
4 personas
45
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
46
Guiar a los participantes a la zona de salida
3 personas
47
Encargarse del disparo de salida
2 personas
48
Vigilar la salida
4 personas
49
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
50
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
51
Registrar los tiempos parciales
2 personas
52
Repartir agua
4 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Recibir a los finalistas
4 personas
55
Entregar las medallas
3 personas
56
Repartir fruta
3 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Servir café y té
2 personas
59
Comprobar los resultados
2 personas
60
Gestionar la entrega de premios
3 personas
61
Informar al público
2 personas
62
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
63
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
64
Dar de baja los puestos de ruta
2 personas

Seguimiento

65
Retirar las flechas de ruta
6 personas
66
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
67
Desmontar el arco de salida y meta
4 personas
68
Desmontar las tiendas
4 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Apagar el equipo
2 personas
73
Recoger la basura
4 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Inventariar materiales
2 personas
76
Devolver el material prestado
2 personas
77
Publicar los resultados
78
Enviar agradecimiento a los participantes
79
Registrar los fondos de patrocinio
2 personas
80
Ordenar los gastos y los recibos
81
Recoger objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 2
Mantelescant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Brazaletes con número de salidacant. 350
Medallas de carreracant. 350
Vasos de aguacant. 1500
Cajas de bebidascant. 20
Conoscant. 80
Cinta de balizamientocant. 20
Vallas de tráficocant. 30
Arco de salida y meta
Marcadores de kilómetrocant. 10
Cronómetroscant. 6
Cinta métrica
Trofeoscant. 6
Pistola de salida

Señalización

Flechas de rutacant. 40
Paneles informativoscant. 12
Señales de aparcamientocant. 8
Porta-cartelescant. 20
Carteles direccionalescant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Tazas de cafécant. 100
Jarrascant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Sacacorchoscant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Guantes desechablescant. 100
Mantas térmicascant. 20
Compresas fríascant. 20
Chalecos reflectantescant. 30
Linternascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido y los permisos antes de abrir las inscripciones. Así puedes publicar una distancia definitiva y preparar mapas, flechas, conos y señales de aparcamiento sin rehacerlos después.
Abre el formulario con tiempo suficiente para revisar los datos. Recoge también las preferencias dietéticas y establece un plazo de cierre de al menos 3 días para poder procesar las inscripciones y preparar los kits de salida.
Haz una prueba completa del cronometraje y del sistema de sonido como mínimo 24 horas antes. Comprueba también el portátil, la impresora, los teléfonos, los walkie-talkies y las baterías externas.
Asigna cada puesto de tráfico y entrega instrucciones impresas a los voluntarios antes del día de la carrera. Incluye teléfonos de contacto médico y confirma que todos sepan dónde deben estar y a qué hora.
Prepara el material por zonas, no en una sola pila: salida y meta, recorrido, avituallamiento y atención a participantes. Llena las neveras el mismo día, revisa el tiempo y monta las carpas cuando el lugar ya esté despejado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si esperas una participación mediana. Reserva las primeras 2 semanas para recorrido, permisos e inscripción, y deja la última semana para dorsales, voluntarios, material y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una carrera?: Cierra el formulario entre 3 y 7 días antes de la prueba. Necesitas ese margen para comprobar la lista, asignar números de dorsal, imprimirlos y preparar los kits de salida.
¿Qué hay que preparar el día antes de una carrera?: El día anterior debes probar cronometraje y sonido, imprimir documentos pendientes, clasificar medallas y trofeos, revisar la ruta y confirmar los puestos de tráfico. Guarda además las baterías, teléfonos y walkie-talkies completamente cargados.
¿Cuánta agua y bebida necesito para una carrera?: Calcula al menos 2 vasos de agua por participante por cada punto de avituallamiento, más un margen del 10 %. Compra las cajas de bebidas con tiempo y llena las neveras el día de la carrera, no la noche anterior.

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