So organisierst du einen Laufwettbewerb

Ein Laufwettbewerb steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Strecke und Genehmigungen zuerst, danach Anmeldung, Helfer und Material. Plane die Teilnehmerverwaltung nicht erst kurz vor dem Start, denn Startnummern, E-Mails und Ernährungswünsche brauchen mehrere Bearbeitungsschritte. In den letzten Tagen prüfst du Route, Wetter, Technik und Verpflegung. Am Veranstaltungstag müssen Zuständigkeiten, Beschilderung und medizinische Kontaktdaten bereits feststehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfinformationen veröffentlichen
2 Personen
2
Anmeldeformular öffnen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
7
Startnummern zuweisen
2 Personen
8
Startnummern drucken
2 Personen
9
Teilnehmer-E-Mails versenden
10
Strecke endgültig überprüfen
3 Personen
11
Routenkarte drucken
12
Genehmigungsunterlagen bereitlegen
13
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
14
Freiwilligenanweisungen drucken
15
Medizinische Kontaktdaten bereitlegen
16
Timingausrüstung testen
2 Personen
17
Beschallungsanlage testen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
20
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
21
Preise und Medaillen sortieren
2 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Veranstaltungsort räumen
4 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
28
Startbereich absperren
3 Personen
29
Wegweiser aufstellen
6 Personen
30
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
31
Kilometermarkierungen anbringen
3 Personen
32
Wasserstation einrichten
4 Personen
33
Zielfinish einrichten
4 Personen
34
Anmeldetische einrichten
3 Personen
35
Startpakete bereitlegen
3 Personen
36
Medaillen bereitlegen
2 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
40
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
41
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

43
Anmeldebereich öffnen
4 Personen
44
Startnummern ausgeben
4 Personen
45
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
46
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
47
Startschuss geben
2 Personen
48
Startbereich sichern
4 Personen
49
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
50
Streckenposten besetzen
8 Personen
51
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
52
Wasser verteilen
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Finisher begrüßen
4 Personen
55
Medaillen überreichen
3 Personen
56
Obst verteilen
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
59
Ergebnisse prüfen
2 Personen
60
Preisverleihung durchführen
3 Personen
61
Publikum informieren
2 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Anmeldebereich schließen
2 Personen
64
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

65
Wegweiser entfernen
6 Personen
66
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
67
Start- und Zielbogen abbauen
4 Personen
68
Zelte abbauen
4 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Geräte ausschalten
2 Personen
73
Abfall sammeln
4 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Materialien inventarisieren
2 Personen
76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Ergebnisse veröffentlichen
78
Dankeschön an Teilnehmer versenden
79
Sponsorengelder registrieren
2 Personen
80
Ausgaben und Belege ordnen
81
Fundsachen sammeln
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 350
StartnummernbänderAnz. 350
LaufmedaillenAnz. 350
WasserbecherAnz. 1500
GetränkekistenAnz. 20
KegelAnz. 80
AbsperrbandAnz. 20
VerkehrsbarrierenAnz. 30
Start- und Zielbogen
KilometermarkierungenAnz. 10
StoppuhrenAnz. 6
Maßband
PokalpreiseAnz. 6
Startpistole

Beschilderung

WegweiserAnz. 40
InfotafelnAnz. 12
ParkschilderAnz. 8
SchildhalterAnz. 20
WegweiserAnz. 20

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
MobiltelefoneAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
KaraffenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
KorkenzieherAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
EinweghandschuheAnz. 100
RettungsdeckenAnz. 20
KühlkompressenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche die Wettkampfinformationen und öffne das Anmeldeformular frühzeitig. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vor dem Lauf, weise dann die Startnummern zu und versende die Teilnehmer-E-Mails.
Überprüfe die Strecke nicht nur auf der Karte, sondern endgültig vor Ort. Drucke die Routenkarte, stelle Kilometermarkierungen und Wegweiser bereit und kläre Verkehrsposten sowie Verkehrsbarrieren vor dem Veranstaltungstag.
Teste die Timingausrüstung und die Beschallungsanlage mindestens am Vortag vollständig. Lade Mobiltelefone und Powerbanks, prüfe Funkgeräte und lege einen Ersatzablauf für technische Ausfälle fest.
Stelle Starterpakete, Medaillen und Pokalpreise nach Teilnehmerliste zusammen, statt alles in einer Kiste zu lagern. Fülle Kühlboxen und Getränkekisten erst kurz vor dem Einsatz und rechne Wasserbecher passend zur gemeldeten Teilnehmerzahl plus Reserve.
Drucke Freiwilligenanweisungen und lege medizinische Kontaktdaten, Genehmigungsunterlagen und Parkschilder gemeinsam am Organisationspunkt bereit. Plane für Partyzelte, Klapptische und Stühle genügend Aufbauzeit ein und räume den Veranstaltungsort direkt nach dem Lauf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Laufwettbewerb organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Strecke, Genehmigungsunterlagen und Anmeldung. Die endgültige Teilnehmerliste, Startnummern und Helfereinteilung sollten spätestens 7 Tage vor dem Start feststehen.
Wann muss die Strecke für einen Lauf endgültig geprüft werden?: Prüfe die Route zunächst bei der Planung und ein zweites Mal 1 bis 2 Tage vor dem Wettbewerb. So erkennst du kurzfristige Baustellen, Sperrungen oder fehlende Wegweiser noch rechtzeitig.
Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?: Plane pro Verkehrsposten eine eingeteilte Person und zusätzlich mindestens 2 Personen für Start-Ziel-Bereich, Verpflegung und Organisation ein. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Anzahl der Kreuzungen ab.
Wann sollte man Startnummern und Starterpakete vorbereiten?: Drucke die Startnummern nach dem Anmeldeschluss, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. Sortiere Starterpakete, Medaillen und Preise am Vortag nach Startnummern oder Teilnehmergruppen.

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