Zo organiseer je een Halloweenmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je kraamhouders uitnodigt. Teken daarna de marktindeling met marktkramen, partytenten, looproutes, stroompunten en toiletten. Open een aanmeldformulier en verzamel meteen praktische informatie, zoals benodigde elektriciteit en dieetwensen. Werk vervolgens toe naar een draaiboek met kraamplaatsen, leveranciers, vrijwilligers, activiteiten en een duidelijke opbouw- en afbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamplaatsen toewijzen
2 personen
11
Elektriciteit reserveren
12
Toiletten reserveren
13
Koelmaterialen reserveren
14
Leveranciers bevestigen
15
Stroomplan maken
2 personen
16
Veiligheidsroutes markeren
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Programma opstellen
2 personen
19
Spelactiviteiten voorbereiden
3 personen
20
Muziekafspeellijst maken
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Voorraad materialen controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
25
Decoratie voorbereiden
3 personen
26
Naamkaartjes maken
2 personen
27
Pinautomaat opladen
28
Contant wisselgeld klaarleggen
2 personen
29
Koelkasten vullen
2 personen
30
Groenten en fruit wassen
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Snoepzakjes vullen
3 personen
33
Kramen vooraf labelen
2 personen
34
Weersverwachting controleren
35
Weermaatregelen klaarzetten
2 personen
36
Terrein vrijmaken
4 personen
37
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
38
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
39
Stroom aansluiten
2 personen
40
Verlichting ophangen
3 personen
41
Decoratie ophangen
4 personen
42
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Verkoopbalie inrichten
3 personen
45
Kraamhouders ontvangen
3 personen
46
Kraamhouders naar plaats begeleiden
3 personen
47
Kraamtafels controleren
2 personen
48
Hapjes uitstallen
3 personen
49
Dranken koud zetten
2 personen
50
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
51
Geluid testen
2 personen
52
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
53
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

54
Bezoekers ontvangen
4 personen
55
Entree en informatie bemannen
2 personen
56
Kramen bemannen
8 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Koffie en thee bijvullen
2 personen
61
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
62
Muziek bedienen
63
Terrein schoonhouden
2 personen
64
Afvalbakken legen
2 personen
65
Toiletten controleren
66
Voorraad controleren
67
Laatste ronde aankondigen
68
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

69
Kramen afbouwen
6 personen
70
Decoratie verwijderen
4 personen
71
Verlichting uitschakelen
2 personen
72
Stroom loskoppelen
2 personen
73
Servies verzamelen
3 personen
74
Afval verzamelen
4 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Overgebleven eten sorteren
2 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
81
Koelmaterialen legen
2 personen
82
Koelmaterialen reinigen
2 personen
83
Gevonden voorwerpen registreren
84
Borg en sleutels afhandelen
85
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Kraamgewichtenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiepottenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Kunststof pompoenenaantal 20
Kunststof spinnenaantal 30
Spinnenwebdecoratieaantal 10
Halloween-slingersaantal 12
Stoffen spokenaantal 8
Grafsteenpanelenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 14
Naamkaartjesaantal 30

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 12
Led-lantaarnsaantal 20
Batterijenaantal 40

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Muziektelefoon
Pinautomaat
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Batterijladersaantal 4
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Tie-wrapsaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Krijtbordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Kassabakkenaantal 4
Wisselgeldkist
Clipboardsaantal 4
Bezoekerspolsbandjesaantal 250
Spelbekersaantal 30
Ringwerpspel
Prikbordspel
Prijsjesaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Handschoenenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vroeg vast. Reserveer per kraam niet alleen een plek, maar controleer ook ruimte voor bezoekers, tentgewichten en veilige doorgangen; markeer veiligheidsroutes vóór de opbouw.
Vraag bij de aanmelding meteen naar stroombehoefte, tafelmaat en dieetwensen. Bevestig kraamplaatsen en elektriciteit uiterlijk twee weken voor de markt, zodat je het stroomplan nog kunt aanpassen.
Plan voorzieningen niet als sluitpost. Reserveer toiletten, koelmaterialen en leveranciers zodra de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn en controleer alle reserveringen zeven dagen vooraf opnieuw.
Maak voor de vrijwilligers een indeling per tijdsblok van minimaal twee uur. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, spelactiviteiten, toezicht op de veiligheidsroutes en het aanvullen van bekers en servies.
Test verlichting en geluid vóór de opbouw. Controleer led-lichtsnoeren, batterijen, led-lantaarns en bluetoothspeakers op locatie; neem voor elk apparaat extra batterijen mee en houd muziek op een telefoon offline beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Halloweenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Open daarna de aanmeldingen en leg uiterlijk 2 weken voor de markt de kraamindeling, vrijwilligers en voorzieningen vast.
Hoe maak je een indeling voor een Halloweenmarkt?: Teken eerst de ingang, uitgang, veiligheidsroutes, toiletten en stroompunten op schaal. Reserveer daarna plaatsen voor marktkramen en partytenten en laat doorgaande routes minstens 1,2 meter vrij.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Halloweenmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers die tegelijk aanwezig zijn, plus een coördinator. Plan extra bezetting tijdens opbouw, de start van het programma en het opruimen.
Wat moet je een week voor een Halloweenmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de vergunning, leveranciers, toiletten, elektriciteit, kraamplaatsen en weersverwachting. Sorteer houdbare voorraad, test verlichting en geluid en bevestig de vrijwilligerstijden nogmaals.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.