So organisierst du eine Halloweenmarkt

Eine Halloweenmarkt wirkt unkompliziert, bis Standplätze, Strom, Toiletten und Sicherheitswege gleichzeitig geklärt werden müssen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, prüfe danach Genehmigungen und zeichne die Marktaufteilung. Erst wenn die Standflächen feststehen, solltest du Betreiber anmelden lassen und Versorgungsbedarf abfragen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Einkäufe, Dekoration und die Einteilung der Helfer. So vermeidest du, dass wichtige Dinge erst am Veranstaltungstag auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Veranstaltung online veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Standplätze zuweisen
2 Personen
11
Strom reservieren
12
Toiletten reservieren
13
Kühlmaterialien reservieren
14
Lieferanten bestätigen
15
Stromplan erstellen
2 Personen
16
Sicherheitsrouten markieren
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Programm erstellen
2 Personen
19
Spielaktivitäten vorbereiten
3 Personen
20
Musik-Playlist erstellen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Materialvorrat prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Lagerbestände sortieren
2 Personen
25
Dekoration vorbereiten
3 Personen
26
Namensschilder erstellen
2 Personen
27
Kartenterminal aufladen
28
Bar-Kleingeld bereitlegen
2 Personen
29
Kühlschränke befüllen
2 Personen
30
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
31
Snacks vorbereiten
4 Personen
32
Süßigkeitentüten füllen
3 Personen
33
Stände im Voraus beschriften
2 Personen
34
Wettervorhersage prüfen
35
Wettermaßnahmen bereitlegen
2 Personen
36
Gelände freimachen
4 Personen
37
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
38
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
39
Strom anschließen
2 Personen
40
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
41
Dekoration aufhängen
4 Personen
42
Beschilderung anbringen
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Verkaufstresen einrichten
3 Personen
45
Standbetreiber empfangen
3 Personen
46
Standbetreiber zum Platz begleiten
3 Personen
47
Messetische kontrollieren
2 Personen
48
Snacks auslegen
3 Personen
49
Getränke kalt stellen
2 Personen
50
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
51
Ton testen
2 Personen
52
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
53
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

54
Besucher empfangen
4 Personen
55
Eingang und Information besetzen
2 Personen
56
Stände besetzen
8 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
61
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
62
Musik bedienen
63
Gelände sauber halten
2 Personen
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Toiletten kontrollieren
66
Bestand prüfen
67
Letzte Runde ankündigen
68
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

69
Stände abbauen
6 Personen
70
Dekoration entfernen
4 Personen
71
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
72
Strom trennen
2 Personen
73
Geschirr sammeln
3 Personen
74
Abfall sammeln
4 Personen
75
Gelände reinigen
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
80
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
81
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
82
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
83
Fundgegenstände registrieren
84
Kaution und Schlüssel abwickeln
85
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
StandgewichteAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

Kürbisse aus KunststoffAnz. 20
KunststoffspinnenAnz. 30
Spinnennetz-DekorationAnz. 10
Halloween-GirlandenAnz. 12
StoffgeisterAnz. 8
GrabsteinplattenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 10
TischdekorationenAnz. 14
NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 20
BatterienAnz. 40

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Musiktelefon
Geldautomat
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterieladegeräteAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
KreidetafelnAnz. 8
PreisschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
KassenboxenAnz. 4
Wechselgeldkasse
KlemmbretterAnz. 4
BesucherarmbänderAnz. 250
SpielbecherAnz. 30
Ringwurfspiel
Pinwandspiel
PreiseAnz. 100

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
HandschuheAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standbreiten und Laufwege fest, bevor du Plätze vergibst. Markiere Sicherheitsrouten auf dem Plan und halte Flächen für Zelte, Toiletten und Lieferungen frei.
Frage Standbetreiber bei der Anmeldung nach Strombedarf und Ernährungswünschen. Reserviere Strom und Kühlmöglichkeiten nicht erst nach Ablauf der Anmeldefrist, sondern sobald die ersten verbindlichen Zusagen vorliegen.
Plane Toiletten, Strom und Standgewichte als eigene Positionen. Gerade bei Partyzelten und Marktständen wird oft übersehen, dass Kabelwege gesichert und Zelte ausreichend beschwert werden müssen.
Erstelle das Programm erst nach der Standaufteilung. Weise Spielaktivitäten, Musik und Helfer festen Zeiten zu und plane für Aufbau, Pausen und Abbau jeweils zusätzliche 30 Minuten ein.
Prüfe den Materialvorrat mindestens 7 Tage vorher. Zähle wiederverwendbare Becher, Teller, Besteck, Batterien und LED-Beleuchtung und kaufe Fehlmengen, bevor die Dekoration aufgebaut wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Halloweenmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Standbetreiber, Strom und Toiletten sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt verbindlich bestätigt sein.
Wann sollte man die Standplätze auf einer Halloweenmarkt vergeben?: Vergib die Standplätze, sobald die Anmeldungen abgeschlossen und Strom- oder Kühlbedarf erfasst sind, idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Danach kannst du den Stromplan und die Sicherheitsrouten zuverlässig zeichnen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Halloweenmarkt?: Plane mindestens eine Person für je 5 bis 8 Stände sowie zusätzliche Helfer für Aufbau, Spiele und Abbau ein. Für einen Markt mit 20 Ständen sind damit meist 4 bis 6 Personen gleichzeitig im Einsatz, zusätzlich zur Organisation.
Was muss man bei einer Halloweenmarkt am Veranstaltungstag zuerst erledigen?: Beginne 2 bis 3 Stunden vor der Öffnung mit dem Aufbau der Stände, Zelten und Sicherheitswegen. Danach folgen Stromprüfung, Toilettenkontrolle, Dekoration und die Einweisung der Helfer; die Musik sollte erst nach der Sicherheitsprüfung laufen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.