Cómo organizar un Mercado de Halloween sin dejar cabos sueltos

Un Mercado de Halloween necesita más coordinación que una fiesta con puestos improvisados. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar los permisos y dibujar la distribución antes de invitar a vendedores o publicar el evento. Después gestiona las inscripciones, asigna los puestos y confirma electricidad, aseos, refrigeración y proveedores. En los últimos días, centra el trabajo en seguridad, voluntarios, actividades, compras, iluminación y decoración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el evento en línea
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar puestos de stand
2 personas
11
Reservar electricidad
12
Reservar los aseos
13
Reservar material de refrigeración
14
Confirmar proveedores
15
Hacer el plan de electricidad
2 personas
16
Marcar rutas de seguridad
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Elaborar el programa
2 personas
19
Preparar las actividades de juego
3 personas
20
Crear lista de reproducción
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Comprobar el stock de materiales
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
25
Preparar la decoración
3 personas
26
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
27
Recargar el cajero automático
28
Preparar cambio en efectivo
2 personas
29
Llenar los refrigeradores
2 personas
30
Lavar frutas y verduras
2 personas
31
Preparar aperitivos
4 personas
32
Rellenar bolsitas de caramelos
3 personas
33
Etiquetar los puestos con antelación
2 personas
34
Comprobar el pronóstico del tiempo
35
Preparar medidas contra el clima
2 personas
36
Despejar el recinto
4 personas
37
Montar puestos y carpas
6 personas
38
Colocar mesas y sillas
4 personas
39
Conectar la corriente
2 personas
40
Colgar la iluminación
3 personas
41
Colgar la decoración
4 personas
42
Colocar la señalización
2 personas
43
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
44
Montar el mostrador de ventas
3 personas
45
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
46
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
47
Comprobar las mesas del puesto
2 personas
48
Montar aperitivos
3 personas
49
Enfriar las bebidas
2 personas
50
Preparar café y té
2 personas
51
Probar el sonido
2 personas
52
Realizar el control de seguridad
2 personas
53
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

54
Recibir a los visitantes
4 personas
55
Atender la entrada y la información
2 personas
56
Atender los puestos
8 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Servir las bebidas
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Reponer café y té
2 personas
61
Coordinar las actividades del juego
3 personas
62
Controlar la música
63
Mantener limpio el recinto
2 personas
64
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
65
Comprobar los baños
66
Comprobar el inventario
67
Anunciar la última ronda
68
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

69
Desmontar los puestos
6 personas
70
Retirar la decoración
4 personas
71
Apagar la iluminación
2 personas
72
Desconectar la corriente
2 personas
73
Recoger la vajilla
3 personas
74
Recoger la basura
4 personas
75
Limpiar el recinto
4 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Clasificar la comida sobrante
2 personas
78
Inventariar materiales
2 personas
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
81
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
82
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
83
Registrar objetos perdidos
84
Gestionar la fianza y las llaves
85
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 14
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 14
Pesos para carpascant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Decoración

Calabazas de plásticocant. 20
Arañas de plásticocant. 30
Decoración de telarañascant. 10
Guirnaldas de Halloweencant. 12
Telas fantasmacant. 8
Paneles de lápidacant. 8
Guirnaldascant. 10
Decoraciones de mesacant. 14
Tarjetas de nombrecant. 30

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Faroles LEDcant. 20
Bateríascant. 40

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Teléfono de música
Cajero automático
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Cargadores de bateríascant. 4
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Pizarrascant. 8
Etiquetas de preciocant. 100
Bolígrafoscant. 20
Cajas de la cajacant. 4
Caja de cambio
Portapapelescant. 4
Pulseras para visitantescant. 250
Vasos de juegocant. 30
Juego de lanzamiento de aros
Juego de tablero de corcho
Premioscant. 100

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 8
Guantescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Dibuja la distribución antes de asignar los puestos: reserva espacio para carpas, mesas, rutas de seguridad, aseos y actividades. Así evitas mover instalaciones cuando ya hayan confirmado los vendedores.
Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta entonces por las preferencias dietéticas. Necesitas esa información antes de confirmar la oferta de comida y preparar platos, vasos y cubiertos.
Haz un plan de electricidad que indique qué puesto necesita conexión y dónde estarán las guirnaldas LED, los faroles y los altavoces. Comprueba también las baterías y evita que los cables crucen las rutas de paso.
Confirma por escrito a cada proveedor qué entrega, cuándo llega y qué necesita. La refrigeración, los aseos, los pesos para las carpas y las mesas plegables suelen olvidarse hasta el montaje.
Prepara el programa y asigna voluntarios antes del día del mercado. Deja una persona responsable de las actividades de juego, otra de las rutas de seguridad y otra para resolver incidencias con los puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Halloween?: Empieza al menos 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas debes cerrar fecha y lugar, comprobar permisos y dibujar la distribución; después puedes abrir las inscripciones y contactar con los puestos.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los puestos?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del mercado. Ese margen permite asignar los puestos, recoger preferencias dietéticas, ajustar el programa y confirmar las necesidades de electricidad y refrigeración.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al Mercado de Halloween?: El día anterior revisa el plano, las rutas de seguridad, los voluntarios, las entregas y el stock de materiales. Comprueba también que tienes baterías, iluminación LED, decoración, vasos, platos y cubiertos suficientes para el número de asistentes previsto.
¿Cuándo se prepara la decoración de un Mercado de Halloween?: Clasifica la decoración y los materiales no perecederos entre 3 y 5 días antes. Monta las telarañas, guirnaldas, calabazas y paneles de lápida durante el montaje, pero deja libres las salidas y las rutas de seguridad.

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