Organiser un marché d’Halloween, étape par étape

Un marché d’Halloween demande plus qu’une décoration thématique : il faut coordonner les exposants, les visiteurs, les activités et la sécurité. Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Le plan des stands, l’électricité, les toilettes et les besoins alimentaires doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à confirmer les fournisseurs, préparer la décoration et vérifier chaque élément du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l’événement en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
11
Réserver l’électricité
12
Réserver les toilettes
13
Réserver le matériel de refroidissement
14
Confirmer les fournisseurs
15
Établir le plan électrique
2 personnes
16
Baliser les voies de sécurité
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Élaborer le programme
2 personnes
19
Préparer les activités de jeu
3 personnes
20
Créer la playlist musicale
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Trier les denrées non périssables
2 personnes
25
Préparer la décoration
3 personnes
26
Créer des badges nominatifs
2 personnes
27
Recharger le terminal de paiement
28
Préparer la monnaie
2 personnes
29
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
30
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Remplir les sachets de bonbons
3 personnes
33
Étiqueter les stands à l'avance
2 personnes
34
Vérifier les prévisions météo
35
Préparer les mesures en cas de pluie
2 personnes
36
Dégager le site
4 personnes
37
Monter les stands et les tentes
6 personnes
38
Installer les tables et les chaises
4 personnes
39
Brancher l’électricité
2 personnes
40
Installer l'éclairage
3 personnes
41
Installer la décoration
4 personnes
42
Installer la signalisation
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Aménager le comptoir de vente
3 personnes
45
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
46
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
47
Vérifier les tables des stands
2 personnes
48
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
49
Mettre les boissons au frais
2 personnes
50
Préparer le café et le thé
2 personnes
51
Tester le son
2 personnes
52
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
53
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

54
Accueillir les visiteurs
4 personnes
55
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
56
Tenir les stands
8 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Servir les boissons
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
61
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
62
Gérer la musique
63
Maintenir le site propre
2 personnes
64
Vider les poubelles
2 personnes
65
Vérifier les toilettes
66
Vérifier les stocks
67
Annoncer le dernier tour
68
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

69
Démonter les stands
6 personnes
70
Retirer la décoration
4 personnes
71
Éteindre l’éclairage
2 personnes
72
Débrancher l'alimentation
2 personnes
73
Rassembler la vaisselle
3 personnes
74
Rassembler les déchets
4 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Trier les restes
2 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Retourner les matériels de location
2 personnes
80
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
81
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
82
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
83
Enregistrer les objets trouvés
84
Gérer la caution et les clés
85
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 8
Nappesqté 14
Poids de standqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Cafetièreqté 3
Thermosqté 4

Décoration

Citrouilles en plastiqueqté 20
Araignées en plastiqueqté 30
Décoration en toile d'araignéeqté 10
Guirlandes d’Halloweenqté 12
Fantasmes en tissuqté 8
Panneaux de pierre tombaleqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Décorations de tableqté 14
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lanternes LEDqté 20
Pilesqté 40

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Téléphone musique
Terminal de paiement
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Étiquettes de prixqté 100
Stylosqté 20
Tiroirs-caissesqté 4
Caisse pour la monnaie
Presse-papiersqté 4
Bracelets visiteursqté 250
Gobelets de jeuqté 30
Jeu de lancer d’anneaux
Jeu de panneau d'affichage
Petits lotsqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Gantsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan du marché avant d’attribuer les emplacements : prévoyez des passages dégagés, des voies de sécurité balisées et un accès simple aux toilettes. Envoyez ensuite à chaque exposant son emplacement et ses besoins techniques.
Contactez les exposants avant d’ouvrir le formulaire d’inscription. Demandez dès le départ la taille du stand, le besoin en électricité et les informations alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute.
Réservez l’électricité, les toilettes et le matériel de refroidissement dès que la date et le lieu sont confirmés. Attendre les inscriptions complètes peut vous laisser sans capacité suffisante pour les stands et la restauration.
Préparez le programme au moins 7 jours avant le marché. Répartissez les bénévoles par créneaux et prévoyez une personne pour les activités de jeu, une pour les exposants et une pour les imprévus.
Faites l’inventaire du matériel avant les courses, puis triez les denrées non périssables séparément. Vérifiez notamment les poids de stand, les piles des éclairages LED, les gobelets réutilisables et les thermos la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’Halloween ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les autorisations, les exposants, les réservations techniques et le plan des stands prennent généralement plus de temps que la décoration.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché d’Halloween ?: Contactez-les environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les emplacements et de recueillir leurs besoins alimentaires.
Quand réserver les toilettes et l’électricité pour le marché ?: Réservez ces prestations dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Faites ensuite un plan électrique et vérifiez les branchements au moins 7 jours avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché d’Halloween ?: Comptez environ 2 heures pour la vérification finale : stands, tables, chaises, poids, éclairages, piles, vaisselle, sonorisation et décoration. Confirmez aussi les fournisseurs et le programme avec les bénévoles.

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