Zo organiseer je een hackathon zonder verrassingen

Begin een hackathon niet met laptops neerzetten, maar met het doel, het programma en de beoordelingscriteria. Daarna leg je de locatie, catering, juryleden en mentoren vast en bouw je de deelnemerscommunicatie op. Reken vroeg op technische controles: wifi, netwerkswitches, kabels, adapters, stroom en presentatietechniek moeten samen werken. In de laatste week draait alles om teamindeling, dieetwensen, briefing, bewegwijzering en een test van het volledige programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en doelen vastleggen
2 personen
2
Programma opstellen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
5
Juryleden uitnodigen
6
Mentoren uitnodigen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Teamindeling voorbereiden
2 personen
12
Beoordelingscriteria maken
2 personen
13
Jurybriefing schrijven
14
Mentorindeling maken
15
Prijzengeld en prijzen regelen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Technische eisen controleren
2 personen
18
Presentatieformat maken
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Teams en tafelindeling maken
2 personen
21
Route en bewegwijzering maken
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Koelproducten opslaan
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Werkplekken indelen
3 personen
30
Stroompunten verdelen
2 personen
31
Wifi en netwerk testen
2 personen
32
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Naambadges klaarleggen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Juryruimte inrichten
2 personen
38
Mentorplekken markeren
39
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

40
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
41
Deelnemers registreren
2 personen
42
Naambadges uitdelen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Opening presenteren
45
Teams vormen
3 personen
46
Opdracht toelichten
47
Teamwerk begeleiden
4 personen
48
Mentorvragen beantwoorden
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Werktafels opruimen
2 personen
52
Avondmaaltijd serveren
4 personen
53
Servies inzamelen
2 personen
54
Presentaties verzamelen
2 personen
55
Jurybriefing geven
56
Pitchvolgorde klaarzetten
2 personen
57
Pitches begeleiden
2 personen
58
Juryformulieren uitdelen
59
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
60
Winnaars bekendmaken
61
Prijzen uitreiken
2 personen
62
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
63
Laatste drankronde serveren
2 personen
64
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Catering opruimen
2 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Werkplekken leegruimen
4 personen
70
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
73
Geleende spullen sorteren
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Restvoorraad opslaan
2 personen
76
Deelnemersbedankje versturen
77
Winnaarsfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Jurytafel
Registratietafel
Krukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptops voor organisatieaantal 4
Microfoon
Speakersaantal 2
Wifi-routersaantal 2
Netwerkswitchesaantal 2
Netwerkkabelsaantal 12
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
USB-opladersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Presentatieklikker
Stopwatchaantal 2
Labelprinter
Fotocamera

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Naambadgesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Tafelnummerkaartenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Jurybordenaantal 4
Prijstrofeeënaantal 3
Prijsvazenaantal 3
Vlaggetjesaantal 4
Whiteboardsaantal 8
Whiteboardstiftenaantal 24
Post-itsaantal 20
Stiftenaantal 30
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 70
Flip-overblokkenaantal 4
Juryformulierenaantal 80
Programmafoldersaantal 70
Polsbandjesaantal 70

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

Tafellampenaantal 12
Lichtslangenaantal 3
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vóór je uitnodigingen verstuurt. Leg per onderdeel een begin- en eindtijd vast, inclusief registratie, pauzes, mentorblokken, presentaties en juryberaad; zo weet je ook hoeveel cateringmomenten nodig zijn.
Regel juryleden en mentoren eerder dan je denkt. Stuur beide groepen uiterlijk twee weken vooraf hun rol, tijdsblokken en verwachtingen; maak voor de jury bovendien één beoordelingsformulier en een korte briefing.
Test de techniek niet alleen aan een bureau. Zet op locatie minimaal één laptop, projector, scherm, microfoon, speakers, wifi-router, netwerkswitch, HDMI-adapter en verlengkabel aan en controleer of deelnemers tegelijk kunnen werken.
Maak de teamindeling pas nadat de aanmeldingen en technische eisen zijn gecontroleerd. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met team- en tafelindeling, route, starttijd, presentatieformat en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Reserveer de laatste uren voor praktische controle. Tel naambadges, stoelen, werktafels, stroompunten, USB-opladers, servies en prijzen na; haal prijzen en materialen uiterlijk de dag vóór de hackathon op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hackathon organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, catering, juryleden en mentoren; gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, teamindeling en technische tests.
Hoeveel mentoren heb je nodig voor een hackathon?: Plan als praktische richtlijn 1 mentor per 4 tot 6 teams. Stem de indeling uiterlijk 1 week vooraf af, zodat mentoren weten wanneer ze beschikbaar zijn en welke onderwerpen ze begeleiden.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een hackathon?: Verstuur de complete informatie uiterlijk 3 dagen vóór de start. Vermeld daarin de aanvangstijd, route, dieetregistratie, teamindeling, tafelindeling, technische eisen en het presentatieformat.
Hoe test je de techniek voor een hackathon?: Doe een volledige test op locatie uiterlijk 1 week vooraf en een korte controle op de ochtend zelf. Test niet alleen stroom en wifi, maar ook projector, scherm, microfoon, speakers, HDMI-adapters, presentatielaptop en de presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.