Organiser un hackathon : la méthode, étape par étape

Un hackathon se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un événement. Commence par fixer le thème, les objectifs et le format avant de réserver le lieu ou d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille le programme, le jury, les mentors, le matériel et les règles d’évaluation. Les difficultés arrivent souvent le jour même : réseau insuffisant, présentations trop longues, équipes mal réparties ou besoins alimentaires non recueillis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le thème et les objectifs
2 personnes
2
Élaborer le programme
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le catering
5
Inviter les membres du jury
6
Inviter les mentors
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
12
Créer les critères d'évaluation
2 personnes
13
Rédiger le briefing du jury
14
Établir la répartition des mentors
15
Prévoir les prix et les lots
16
Envoyer les informations aux participants
17
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
18
Créer un format de présentation
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Créer les équipes et la répartition des tables
2 personnes
21
Créer l’itinéraire et la signalisation
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Répartir les espaces de travail
3 personnes
30
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
31
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
32
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Préparer les badges nominatifs
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Installer la salle du jury
2 personnes
38
Marquer les places des mentors
39
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

40
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
41
Enregistrer les participants
2 personnes
42
Distribuer les badges nominatifs
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Présenter l’ouverture
45
Former les équipes
3 personnes
46
Expliquer la mission
47
Animer le travail d’équipe
4 personnes
48
Répondre aux questions des mentors
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Ranger les tables de travail
2 personnes
52
Servir le dîner
4 personnes
53
Collecter la vaisselle
2 personnes
54
Rassembler les présentations
2 personnes
55
Briefing du jury
56
Préparer l’ordre de passage
2 personnes
57
Encadrer les pitchs
2 personnes
58
Distribuer les formulaires du jury
59
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
60
Annonce des gagnants
61
Remettre les prix
2 personnes
62
Animer le cocktail networking
3 personnes
63
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
64
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
2 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Libérer les postes de travail
4 personnes
70
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Retirer la signalétique
2 personnes
73
Trier les objets empruntés
2 personnes
74
Retourner les matériels
2 personnes
75
Stocker les restes
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement aux participants
77
Partager les photos des gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 12
Chaisesqté 70
Table du jury
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Nappesqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portables pour l’organisationqté 4
Microphone
Haut-parleursqté 2
Routeurs Wi-Fiqté 2
Switches réseauqté 2
Câbles réseauqté 12
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Chargeurs USBqté 8
Batteries externesqté 6
Cliqueur de présentation
Chronomètreqté 2
Imprimante d'étiquettes
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafesqté 4
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Cartes de numéros de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du juryqté 4
Trophéesqté 3
Vases à prixqté 3
Guirlandes de fanionsqté 4
Tableaux blancsqté 8
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 20
Marqueursqté 30
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70
Blocs pour chevaletqté 4
Fiches de juryqté 80
Brochures du programmeqté 70
Braceletsqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Lampes de tableqté 12
Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations. Indique clairement les heures d’arrivée, de travail, de restitution et de remise des prix afin que les participants sachent combien de temps ils ont réellement pour produire leur projet.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses avant de créer les équipes. Prévois une date limite au moins 7 jours avant le hackathon afin de répartir les participants, les tables et les besoins alimentaires.
Teste toute la chaîne technique avant l’arrivée du public : Wi-Fi, routeurs, switches, câbles réseau, projecteur, écran, microphone et adaptateurs HDMI. Fais un essai complet avec les ordinateurs de l’organisation au moins 24 heures avant.
Prépare le jury et les mentors avec les mêmes informations que les participants. Les critères d’évaluation, le format de présentation et la répartition des mentors doivent être envoyés au minimum 3 jours avant le début.
Organise l’accueil avant le jour J : badges nominatifs, table d’inscription, signalisation, itinéraire et plan des tables. Garde aussi des multiprises, rallonges, chargeurs USB et batteries externes accessibles dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un hackathon ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un hackathon avec lieu, catering, jury, mentors et matériel technique. Commence par le thème et les objectifs, puis réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations à un hackathon ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant afin de traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et former les équipes.
Comment répartir les équipes d’un hackathon ?: Répartis les participants après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant le hackathon. Tiens compte des compétences déclarées, de la taille souhaitée des équipes et de la capacité des tables de travail.
Que faut-il tester avant un hackathon ?: Teste le réseau, les prises électriques, le projecteur, l’écran, le microphone, les haut-parleurs et les connexions HDMI au moins 24 heures avant. Vérifie aussi le format des présentations et garde un chronomètre pour respecter les temps de passage.

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