Cómo organizar un hackathon sin perder el control

Un hackathon necesita más que un tema y varias mesas con portátiles. Empieza fijando el reto, la duración y los criterios de evaluación; después cierra el lugar, el programa y las personas que tomarán decisiones. Las inscripciones determinan los equipos, las necesidades dietéticas y la distribución del espacio. En los últimos días, la red, las presentaciones, los premios y la información a participantes deben estar probados, impresos y listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el tema y los objetivos
2 personas
2
Elaborar el programa
2 personas
3
Reservar el lugar
4
Reservar el catering
5
Invitar a los miembros del jurado
6
Invitar a los mentores
7
Crear formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Preparar la distribución de equipos
2 personas
12
Crear criterios de evaluación
2 personas
13
Redactar la briefing del jurado
14
Hacer la asignación de mentores
15
Gestionar el dinero de los premios y los premios
16
Enviar información a los participantes
17
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
18
Crear formato de presentación
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Crear los equipos y la distribución de las mesas
2 personas
21
Crear la ruta y la señalización
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Probar la técnica
2 personas
24
Recoger premios y materiales
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Guardar los productos refrigerados
2 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Distribuir los puestos de trabajo
3 personas
30
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
31
Probar el wifi y la red
2 personas
32
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
33
Montar la mesa de registro
2 personas
34
Preparar la restauración
3 personas
35
Colocar las acreditaciones
36
Colgar señalización
2 personas
37
Montar la sala del jurado
2 personas
38
Marcar los puestos de mentores
39
Probar la música y el micrófono
2 personas

Evento

40
Atender la recepción
2 personas
41
Registrar a los participantes
2 personas
42
Repartir acreditaciones
43
Servir café y té
2 personas
44
Presentar la apertura
45
Formar equipos
3 personas
46
Explicar la tarea
47
Guiar el trabajo en equipo
4 personas
48
Responder a las preguntas del mentor
4 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Ordenar las mesas de trabajo
2 personas
52
Servir la cena
4 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Recopilar las presentaciones
2 personas
55
Dar la sesión informativa al jurado
56
Preparar el orden de las presentaciones
2 personas
57
Coordinar los pitches
2 personas
58
Repartir formularios del jurado
59
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
60
Anunciar a los ganadores
61
Entregar premios
2 personas
62
Guiar el cóctel de networking
3 personas
63
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
64
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger el catering
2 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Despejar los puestos de trabajo
4 personas
70
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Retirar la señalización
2 personas
73
Clasificar los artículos prestados
2 personas
74
Devolver los materiales
2 personas
75
Guardar el excedente
2 personas
76
Enviar agradecimiento a los participantes
77
Compartir las fotos de los ganadores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 12
Sillascant. 70
Mesa del jurado
Mesa de registro
Taburetescant. 8
Mantelescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátiles para la organizacióncant. 4
Micrófono
Altavocescant. 2
Routers wificant. 2
Switches de redcant. 2
Cables de redcant. 12
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Cargadores USBcant. 8
Baterías externascant. 6
Clic de presentación
Cronómetrocant. 2
Impresora de etiquetas
Cámara de fotos

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 10
Bandejas de servir con tapacant. 6
Jarras de servircant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Credencialescant. 70
Portabadgescant. 70
Tarjetas con números de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Paneles del juradocant. 4
Troféos de premiocant. 3
Copas de premiocant. 3
Banderinescant. 4
Pizarras blancascant. 8
Rotuladores para pizarra blancacant. 24
Post-itscant. 20
Rotuladorescant. 30
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 70
Bloc de rotafoliocant. 4
Hojas de evaluación del juradocant. 80
Folletos del programacant. 70
Pulserascant. 70

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2
Paños de microfibracant. 12

Iluminación

Lámparas de mesacant. 12
Cables de lucescant. 3
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define el reto, los objetivos y el formato antes de abrir las inscripciones. Si los participantes no saben qué deben entregar ni cuánto durará la presentación final, recibirás preguntas y soluciones difíciles de comparar.
Reserva pronto el lugar, el catering, el jurado y los mentores. Como referencia, intenta tener confirmados a jurado y mentores al menos 3 semanas antes, porque su disponibilidad condiciona el programa y la asignación de apoyo.
Cierra las inscripciones antes de repartir equipos y mesas. Recoge las preferencias dietéticas junto con los datos de registro y envía la distribución definitiva, el horario y los requisitos técnicos varios días antes del evento.
Prueba la infraestructura completa, no solo el proyector: conecta routers, switches, cables de red, regletas y adaptadores HDMI en el mismo espacio. Haz una prueba técnica de principio a fin al menos 24 horas antes y deja cables y cargadores de repuesto identificados.
Prepara por separado el flujo de participantes y el de las presentaciones. La mesa de registro, las acreditaciones, la señalización, el formato de presentación, el cronómetro y la mesa del jurado deben estar colocados antes de abrir las puertas; los premios y materiales también deben estar recogidos y contados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un hackathon?: Reserva el lugar y empieza a contactar con mentores y jurado al menos 6 semanas antes. Deja cerrados el programa, los equipos, el catering y los criterios de evaluación como mínimo 1 semana antes.
¿Cuándo se forman los equipos de un hackathon?: Forma los equipos cuando las inscripciones estén cerradas y hayas revisado habilidades, preferencias y número de participantes. Comunica la distribución entre 3 y 7 días antes para que puedan prepararse sin bloquear cambios de última hora.
¿Qué hay que probar antes de un hackathon?: Prueba la red, los routers, switches, cables, regletas, proyectores, pantalla, micrófono y altavoces en la sala real. Hazlo 24 horas antes y repite una comprobación rápida al iniciar el montaje.
¿Cómo se organiza la evaluación de un hackathon?: Define los criterios antes de recibir los proyectos y conviértelos en una tabla que el jurado pueda usar durante las presentaciones. Envía el briefing y el formato de presentación al jurado y a los equipos al menos 3 días antes.

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