Einen Hackathon organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Hackathon braucht mehr als eine gute Idee und schnelle Teams. Lege zuerst Ziel, Thema und Ablauf fest, bevor du Location, Technik und Verpflegung buchst. Danach folgen Anmeldung, Mentoren, Jury und eine klare Teameinteilung. Plane besonders die technischen Tests, die Bewertung und die Präsentationsphase früh ein: Genau dort entstehen am Veranstaltungstag die meisten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Thema und Ziele festlegen
2 Personen
2
Programm erstellen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Catering reservieren
5
Jurymitglieder einladen
6
Mentoren einladen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teameinteilung vorbereiten
2 Personen
12
Bewertungskriterien erstellen
2 Personen
13
Jury-Briefing schreiben
14
Mentoreneinteilung machen
15
Preisgeld und Preise organisieren
16
Teilnehmerinformationen versenden
17
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
18
Präsentationsvorlage erstellen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Teams und Tischaufstellung erstellen
2 Personen
21
Route und Beschilderung erstellen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Technik testen
2 Personen
24
Preise und Materialien abholen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Arbeitsplätze einteilen
3 Personen
30
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
31
WLAN und Netzwerk testen
2 Personen
32
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
34
Catering bereitstellen
3 Personen
35
Namensschilder bereitlegen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Juryraum einrichten
2 Personen
38
Mentorenplätze markieren
39
Musik und Mikrofon testen
2 Personen

Event

40
Empfangstheke besetzen
2 Personen
41
Teilnehmer registrieren
2 Personen
42
Namensschilder verteilen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Eröffnung präsentieren
45
Teams bilden
3 Personen
46
Aufgabe erläutern
47
Teamarbeit begleiten
4 Personen
48
Mentorenfragen beantworten
4 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks servieren
2 Personen
51
Werkbänke aufräumen
2 Personen
52
Abendessen servieren
4 Personen
53
Geschirr einsammeln
2 Personen
54
Präsentationen sammeln
2 Personen
55
Jury-Briefing geben
56
Pitch-Reihenfolge vorbereiten
2 Personen
57
Pitches betreuen
2 Personen
58
Juryformulare austeilen
59
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
60
Gewinner bekanntgeben
61
Preise überreichen
2 Personen
62
Networking-Event betreuen
3 Personen
63
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
64
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Catering aufräumen
2 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Arbeitsplätze aufräumen
4 Personen
70
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Beschilderung entfernen
2 Personen
73
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
74
Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Restbestände lagern
2 Personen
76
Dankeschön an Teilnehmer versenden
77
Siegerfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ArbeitstischeAnz. 12
StühleAnz. 70
Jurytisch
Registrierungstisch
HockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptops für die OrganisationAnz. 4
Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
WLAN-RouterAnz. 2
Netzwerk-SwitchesAnz. 2
NetzwerkkabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
SteckdosenleistenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-LadegeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
Präsentationsklicker
StoppuhrAnz. 2
Etikettendrucker
Fotokamera

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 10
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

NamensschilderAnz. 70
BadgehalterAnz. 70
TischnummernkartenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
JurytafelnAnz. 4
PreistrophäenAnz. 3
PreisvasenAnz. 3
WimpelAnz. 4
WhiteboardsAnz. 8
WhiteboardmarkerAnz. 24
Post-itsAnz. 20
StifteAnz. 30
StifteAnz. 80
NotizblöckeAnz. 70
Flipchart-BlöckeAnz. 4
JuryformulareAnz. 80
ProgrammhefteAnz. 70
ArmbänderAnz. 70

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Staubsauger
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

TischlampenAnz. 12
LichtschläucheAnz. 3
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeitplan fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Registrierung, Teamfindung, Arbeitsphasen, Mentorenrunden und Präsentationen jeweils feste Zeitfenster ein.
Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste WLAN, Router, Switches, Netzwerkkabel, Projektor, Mikrofon und alle HDMI-Adapter mindestens 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam mit einem Laptop.
Bereite die Teameinteilung vor, statt sie komplett improvisieren zu lassen. Erfasse bei der Anmeldung Fähigkeiten, Interessen und Ernährungswünsche und verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor Beginn.
Gib Jury und Mentoren schriftliche Vorgaben. Die Bewertungskriterien, das Jury-Briefing und die Mentoreneinteilung sollten mindestens 1 Woche vorher fertig sein, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
Plane Präsentationen mit einer festen Vorlage und einer sichtbaren Stoppuhr. Lege pro Team eine maximale Redezeit fest und halte Ersatzkabel, Adapter, Steckdosenleisten und Powerbanks am Registrierungstisch bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Hackathon organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Location und Catering reservieren, Mentoren und Jury einladen, das Anmeldeformular erstellen und die technische Ausstattung prüfen.
Wie viele Mentoren braucht ein Hackathon?: Plane ungefähr einen Mentor für 5 bis 8 Teilnehmer ein. Bei größeren Teams oder mehreren technischen Themen sind feste Mentorenblöcke von 30 bis 60 Minuten oft effizienter als eine durchgehende Betreuung.
Wann sollte man die Teilnehmer eines Hackathons in Teams einteilen?: Bereite die Einteilung 3 bis 7 Tage vor dem Hackathon vor und gib die Teams spätestens bei der Registrierung bekannt. So kannst du Fähigkeiten, Interessen und Teamgrößen berücksichtigen, ohne die erste Arbeitsphase zu verlieren.
Wie viel Zeit braucht die Präsentation beim Hackathon?: Rechne pro Team mit 5 bis 7 Minuten Präsentation und 2 bis 3 Minuten für Fragen. Bei 10 Teams brauchst du dafür mindestens 70 bis 100 Minuten inklusive kurzer Wechselpausen.

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