Zo organiseer je een hackathon zonder verrassingen

Begin een hackathon niet met laptops klaarzetten, maar met datum, programma, locatie en opdracht. Daarna regel je deelnemers, mentoren, juryleden, catering en prijzen in een vaste volgorde. De techniek vraagt extra voorbereiding: test internet, stroompunten, wifi-router, projectie en kabels vooraf op locatie. Plan op de dag zelf tijd voor registratie, teamindeling en een korte technische controle voordat de hackathon officieel start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Stroompunten controleren
2 personen
4
Internetverbinding testen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Mentoren uitnodigen
10
Juryleden uitnodigen
11
Prijzen bestellen
12
Catering reserveren
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Deelnemersgegevens exporteren
15
Teams samenstellen
2 personen
16
Thema en opdracht publiceren
2 personen
17
Beoordelingscriteria opstellen
3 personen
18
Programma naar deelnemers sturen
19
Laatste afmeldingen verwerken
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
22
Laptops en laders klaarzetten
3 personen
23
Wifi en netwerk testen
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen opstellen
3 personen
26
Stroomverdeling aanleggen
3 personen
27
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Naamkaartjes sorteren
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
33
Lunchbuffet voorbereiden
4 personen
34
Snacks over de tafels verdelen
2 personen
35
Juryformulieren klaarleggen

Event

36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Aanwezigheid registreren
2 personen
38
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
39
Opening presenteren
2 personen
40
Opdracht toelichten
2 personen
41
Teams naar werkplekken begeleiden
3 personen
42
Mentoren beschikbaar stellen
4 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Snacks bijvullen
2 personen
46
Werkruimtes controleren
2 personen
47
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
48
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
49
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
50
Tijdsignalen aankondigen
51
Inzendingen verzamelen
2 personen
52
Presentaties klaarzetten
2 personen
53
Juryleden instrueren
2 personen
54
Teamdemo's begeleiden
3 personen
55
Juryformulieren innemen
2 personen
56
Winnaars bekendmaken
2 personen
57
Prijzen uitreiken
2 personen
58
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

59
Apparatuur uitschakelen
3 personen
60
Eten en drinken opruimen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Afval verzamelen
2 personen
64
Ruimtes schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
67
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren
69
Bedankbericht versturen
70
Prijswinnaars informeren
71
Foto's en presentaties delen
72
Onkostenbonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 70
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 18
Powerbanksaantal 6
Wifi-router
Ethernetkabelsaantal 10
Labelprinter
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Powerpointklikkersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Buffetbordenaantal 6
Tafelkleedrollenaantal 4
Menukaartenaantal 8
Voedseletikettenaantal 40
Drinkdispensersaantal 3
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Lanyardsaantal 80
Teamstickersaantal 80
Richtingsbordenaantal 12
Whiteboardvellenaantal 12
Post-itsaantal 20
Flip-overblokkenaantal 4
Prikbordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Opbergdozenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Bureaulampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 4

Tips

Test de internetverbinding en alle stroompunten minstens 7 dagen vooraf op de echte locatie. Controleer ook of er genoeg stekkerdozen, verlengkabels en ethernetkabels zijn voor alle werkplekken.
Publiceer thema, opdracht en beoordelingscriteria uiterlijk 2 weken voor de hackathon. Zo kunnen deelnemers zich voorbereiden en weten juryleden vooraf waarop ze letten.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas op de laatste dag. Exporteer de deelnemersgegevens 3 tot 5 dagen vooraf, maak daarna de teams en deel het programma uit.
Reserveer mentoren en juryleden zodra de datum vaststaat, liefst minimaal 4 weken van tevoren. Plan voor de beoordeling een vaste tijd en zorg dat presentaties met projector, scherm, microfoon en luidsprekers getest zijn.
Zet op de ochtend zelf eerst registratiebalie, tafels, stoelen en netwerk klaar en controleer daarna laptops en laders. Houd minstens 60 minuten tussen het openen van de locatie en de start van het programma voor ontbrekende materialen of laatste afmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een hackathon te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een hackathon met locatie, catering, mentoren, juryleden en prijzen. Leg de datum en locatie in week 1 vast en verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de start.
Hoeveel tijd van tevoren moet ik het internet testen voor een hackathon?: Test het netwerk minimaal 7 dagen vooraf op locatie en herhaal de test op de ochtend zelf. Controleer per werkplek de wifi, beschikbare bandbreedte, stroom en eventuele ethernetverbindingen.
Wanneer moet ik teams samenstellen voor een hackathon?: Maak de teams 3 tot 5 dagen voor de hackathon, nadat de laatste afmeldingen zijn verwerkt. Deel teamindeling, opdracht en programma uiterlijk 24 uur voor de start met alle deelnemers.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een hackathon?: Plan minimaal 1 jurylid per 5 tot 8 teams, zodat iedere presentatie binnen de beschikbare tijd beoordeeld kan worden. Nodig juryleden bij voorkeur 4 weken vooraf uit en geef de beoordelingscriteria uiterlijk 2 weken vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.