So organisierst du einen Hackathon

Ein Hackathon steht und fällt mit einem klaren Ablauf: zuerst Termin, Programm und Ort festlegen, danach Anmeldung, Teams und Wettbewerb vorbereiten. Prüfe Technik und Internet nicht erst am Veranstaltungstag, sondern teste Netzwerk, Stromanschlüsse und Präsentationstechnik vorher gemeinsam. Plane außerdem Mentoren, Jury, Catering und Preise mit festen Fristen ein. Die letzten Stunden gehören dem Aufbau, dem Check-in und einem vollständigen Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
4
Internetverbindung testen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Mentoren einladen
10
Jurymitglieder einladen
11
Preise bestellen
12
Catering reservieren
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Teilnehmerdaten exportieren
15
Teams zusammenstellen
2 Personen
16
Thema und Aufgabe veröffentlichen
2 Personen
17
Bewertungskriterien festlegen
3 Personen
18
Programm an Teilnehmer senden
19
Letzte Abmeldungen bearbeiten
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Preise und Materialien abholen
2 Personen
22
Laptops und Ladegeräte bereitstellen
3 Personen
23
WLAN und Netzwerk testen
2 Personen
24
Tische aufstellen
4 Personen
25
Stühle aufstellen
3 Personen
26
Stromverteilung verlegen
3 Personen
27
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
28
Beschallungsanlage testen
2 Personen
29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
30
Namenskarten sortieren
2 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
33
Mittagsbuffet vorbereiten
4 Personen
34
Snacks auf die Tische verteilen
2 Personen
35
Jurymaterial bereitlegen

Event

36
Teilnehmende empfangen
3 Personen
37
Anwesenheit erfassen
2 Personen
38
Namensschilder verteilen
2 Personen
39
Eröffnung präsentieren
2 Personen
40
Aufgabe erläutern
2 Personen
41
Teams zu den Arbeitsplätzen begleiten
3 Personen
42
Mentoren bereitstellen
4 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Snacks nachfüllen
2 Personen
46
Arbeitsbereiche kontrollieren
2 Personen
47
Abendessen servieren
4 Personen
48
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
49
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
50
Zeitsignale ankündigen
51
Einsendungen sammeln
2 Personen
52
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
53
Jury-Mitglieder einweisen
2 Personen
54
Team-Demos betreuen
3 Personen
55
Juryformulare einsammeln
2 Personen
56
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
57
Preise überreichen
2 Personen
58
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

59
Geräte ausschalten
3 Personen
60
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Abfall sammeln
2 Personen
64
Räume reinigen
4 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
67
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
68
Fundgegenstände registrieren
69
Dankesnachricht versenden
70
Preisträger informieren
71
Fotos und Präsentationen teilen
72
Ausgabenbelege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 70
Registrierungstheke
BarhockerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
USB-C-AdapterAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 18
PowerbanksAnz. 6
WLAN-Router
EthernetkabelAnz. 10
Etikettendrucker
KabelkanäleAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
PowerPoint-KlickerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
SpülbeckenAnz. 3

Catering

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
BuffettellerAnz. 6
TischdeckenrollenAnz. 4
SpeisekartenAnz. 8
LebensmitteletikettenAnz. 40
GetränkespenderAnz. 3
Einkäufe

Dekoration

NamensschilderAnz. 80
LanyardsAnz. 80
TeamaufkleberAnz. 80
WegweiserAnz. 12
Whiteboard-BlätterAnz. 12
Post-itsAnz. 20
Flipchart-BlöckeAnz. 4
PinnwändeAnz. 4
TischdekorationAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Aufgabe früh fest und verschicke beides spätestens eine Woche vor dem Hackathon. So können sich Teilnehmende vorbereiten und du erkennst offene Fragen rechtzeitig.
Teste WLAN, Router, Ethernetkabel und Stromanschlüsse mindestens 48 Stunden vorher am Veranstaltungsort. Prüfe dabei auch, ob alle Laptops laden können und genügend Verlängerungskabel vorhanden sind.
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin und exportiere die Teilnehmerdaten danach. Erfasse Ernährungswünsche, bearbeite Abmeldungen und stelle die Teams erst mit den aktuellen Daten zusammen.
Plane Mentoren und Jury nicht nur für die Begrüßung ein: Gib ihnen Bewertungskriterien und Zeitfenster vor dem Start. Dadurch werden Fragen während der Arbeitsphase schneller beantwortet und die Bewertung bleibt vergleichbar.
Baue Tische, Stühle, Registrierungstheke und Präsentationstechnik am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor Beginn auf. Lege HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Mikrofon und Klicker bereit und führe vor dem Einlass einen kompletten Probelauf durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Hackathon organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Mentoren, Jury und Catering feststehen.
Wie viele Tage vorher sollte man die Hackathon-Aufgabe veröffentlichen?: Veröffentliche Thema und Aufgabe idealerweise 7 Tage vor dem Hackathon. So können die Teams ihre Anreise und erste Ideen planen, ohne die eigentliche Arbeitsphase vorwegzunehmen.
Wann muss man WLAN und Technik für einen Hackathon testen?: Teste Internetverbindung, Strom, Laptops, Projektor und Audio mindestens 48 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag folgt ein zweiter Test etwa 3 Stunden vor dem Einlass.
Wie viele Mentoren und Jurymitglieder braucht ein Hackathon?: Plane ungefähr einen Mentor pro 4 bis 6 Teams ein. Für die Bewertung reichen meist 3 Jurymitglieder, wenn jedes Team ein festgelegtes Zeitfenster für die Präsentation erhält.

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