Organiser un hackathon sans perdre le fil

Un hackathon se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les inscriptions, les équipes et les moyens techniques. La connexion Internet, les prises électriques et les ordinateurs doivent être testés avant l’arrivée des participants, pas le matin même. Prévoyez aussi assez tôt les mentors, le jury, le catering et les prix. Ce guide vous aide à répartir les préparatifs sur plusieurs semaines et à éviter les blocages qui ralentissent les équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
4
Tester la connexion Internet
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Inviter les mentors
10
Inviter les membres du jury
11
Commander les prix
12
Réserver le catering
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Exporter les données des participants
15
Former les équipes
2 personnes
16
Publier le thème et la mission
2 personnes
17
Établir les critères d’évaluation
3 personnes
18
Envoyer le programme aux participants
19
Traiter les dernières annulations
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
22
Préparer les ordinateurs portables et les chargeurs
3 personnes
23
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer la distribution électrique
3 personnes
27
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Trier les badges nominatifs
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer le buffet du déjeuner
4 personnes
34
Répartir les snacks sur les tables
2 personnes
35
Préparer les formulaires du jury

Événement

36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Distribuer les badges
2 personnes
39
Présenter l’ouverture
2 personnes
40
Expliquer la mission
2 personnes
41
Accompagner les équipes vers les postes de travail
3 personnes
42
Mettre des mentors à disposition
4 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
46
Vérifier les espaces de travail
2 personnes
47
Servir le dîner
4 personnes
48
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
49
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
50
Annoncer les signaux horaires
51
Rassembler les candidatures
2 personnes
52
Préparer les présentations
2 personnes
53
Briefer les membres du jury
2 personnes
54
Encadrer les démonstrations d'équipe
3 personnes
55
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
56
Annonce des gagnants
2 personnes
57
Remettre les prix
2 personnes
58
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

59
Éteindre l’équipement
3 personnes
60
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Rassembler les déchets
2 personnes
64
Nettoyer les espaces
4 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Ranger les courses restantes
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Envoyer un message de remerciement
70
Informer les gagnants
71
Partager les photos et les présentations
72
Rassembler les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 70
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 18
Batteries externesqté 6
Routeur wifi
Câbles Ethernetqté 10
Imprimante d'étiquettes
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 100
Télécommandes Powerpointqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Assiettes de buffetqté 6
Rouleaux de nappesqté 4
Cartes de menuqté 8
Étiquettes alimentairesqté 40
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Lanyardsqté 80
Autocollants d'équipeqté 80
Panneaux directionnelsqté 12
Feuilles de tableau blancqté 12
Post-itqté 20
Blocs pour chevaletqté 4
Panneaux d’affichageqté 4
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Lampes de bureauqté 12
Éclairage d’ambianceqté 4

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez immédiatement le nombre de prises électriques, l’accès au Wi-Fi et la possibilité d’installer les tables sans couper les circulations.
Ouvrez les inscriptions avec des questions sur le niveau technique, les compétences recherchées et les besoins alimentaires. Fixez une date limite située au moins 7 jours avant le hackathon pour pouvoir traiter les réponses et les désistements.
Publiez le thème, la mission et les critères d’évaluation avant le début de l’événement. Les participants doivent savoir ce qui sera jugé et combien de temps ils auront pour préparer leur présentation.
Testez le réseau avec plusieurs connexions simultanées et vérifiez les ordinateurs portables, chargeurs, câbles Ethernet, adaptateurs et rallonges au moins 48 heures avant. Un routeur Wi-Fi de secours et des batteries externes évitent qu’un problème isolé bloque une équipe.
Préparez la salle la veille : tables, chaises, inscription, projection, son et câbles. Prévoyez une zone clairement identifiée pour le catering, les gobelets, les tasses, les assiettes et les bacs à vaisselle afin de limiter les interruptions pendant le travail.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un hackathon ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les mentors et le jury, ouvrir les inscriptions, commander les prix et sécuriser le catering.
Quand ouvrir les inscriptions pour un hackathon ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et fixez une clôture 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’exporter les données, de former les équipes et de recueillir les besoins alimentaires.
Comment tester le Wi-Fi d’un hackathon ?: Faites un test au moins 48 heures avant avec plusieurs ordinateurs connectés en même temps. Vérifiez aussi les prises, les câbles Ethernet, le routeur de secours et les zones où le signal est faible.
Quand préparer la salle pour un hackathon ?: Installez les tables, les chaises et le matériel la veille si le lieu le permet. Le jour même, gardez au moins 60 minutes pour vérifier la projection, le son, les câbles, l’accueil et les postes de travail.

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