Cómo organizar un hackathon sin perder el control

Un hackathon necesita mucho más que un tema y varios portátiles. Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar; después organiza las inscripciones, los mentores, el jurado y la logística técnica. La conexión a internet, la electricidad y la formación de equipos suelen causar problemas cuando se dejan para el último día. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a llegar con la sala, la red y los materiales preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
4
Probar la conexión a internet
2 personas
5
Crear el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Invitar a los mentores
10
Invitar a los miembros del jurado
11
Encargar premios
12
Reservar el catering
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Exportar los datos de los participantes
15
Formar equipos
2 personas
16
Publicar el tema y la tarea
2 personas
17
Redactar los criterios de evaluación
3 personas
18
Enviar el programa a los participantes
19
Procesar las últimas bajas
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger premios y materiales
2 personas
22
Preparar portátiles y cargadores
3 personas
23
Probar el wifi y la red
2 personas
24
Montar mesas
4 personas
25
Colocar las sillas
3 personas
26
Instalar la distribución eléctrica
3 personas
27
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
28
Probar el sistema de sonido
2 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
31
Enfriar las bebidas
2 personas
32
Preparar café y té
2 personas
33
Preparar el bufé de almuerzo
4 personas
34
Distribuir los snacks por las mesas
2 personas
35
Preparar las hojas de jurado

Evento

36
Recepción de participantes
3 personas
37
Registrar la asistencia
2 personas
38
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
39
Presentar la apertura
2 personas
40
Explicar la tarea
2 personas
41
Guiar a los equipos a sus puestos de trabajo
3 personas
42
Poner mentores a disposición
4 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Reponer los snacks
2 personas
46
Comprobar los espacios de trabajo
2 personas
47
Servir la cena
4 personas
48
Repartir las comidas dietéticas
2 personas
49
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
50
Anunciar las señales de tiempo
51
Recoger las inscripciones
2 personas
52
Preparar las presentaciones
2 personas
53
Instruir a los miembros del jurado
2 personas
54
Coordinar las demostraciones del equipo
3 personas
55
Recoger los formularios del jurado
2 personas
56
Anunciar a los ganadores
2 personas
57
Entregar premios
2 personas
58
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

59
Apagar el equipo
3 personas
60
Recoger comida y bebida
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Recoger la basura
2 personas
64
Limpiar espacios
4 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver el equipo prestado
2 personas
67
Guardar las compras sobrantes
2 personas
68
Registrar objetos perdidos
69
Enviar mensaje de agradecimiento
70
Informar a los ganadores
71
Compartir fotos y presentaciones
72
Recopilar los recibos de gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 70
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores USB-Ccant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 18
Baterías externascant. 6
Router wifi
Cables Ethernetcant. 10
Impresora de etiquetas
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100
Clicadores para PowerPointcant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Platos de buffetcant. 6
Rollos de mantelescant. 4
Cartas del menúcant. 8
Etiquetas de alimentoscant. 40
Dispensadores de bebidacant. 3
Compras

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 80
Lanyardscant. 80
Pegatinas del equipocant. 80
Señales direccionalescant. 12
Hojas de pizarra blancacant. 12
Post-itscant. 20
Bloc de rotafoliocant. 4
Tableros de corchocant. 4
Decoración de mesacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 12
Iluminación ambientalcant. 4

Consejos

Comprueba la electricidad y la red al menos una semana antes: prueba el wifi con varios dispositivos y deja preparados cables Ethernet, regletas, alargadores y adaptadores USB-C.
Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes. Exporta los datos, confirma las bajas pendientes, recoge las preferencias dietéticas y forma los equipos antes de enviar el programa final.
Publica el tema, la tarea y los criterios de evaluación antes del evento, idealmente con 5 a 7 días de margen. El jurado y los mentores necesitan la misma información que los participantes.
Reserva el catering según las inscripciones confirmadas y no según una estimación inicial. Deja listas las tazas, vasos, platos, cubiertos, termos y jarras de agua para que las pausas no dependan del equipo técnico.
Haz el montaje el día anterior o como mínimo 3 horas antes de empezar: coloca mesas y sillas, prueba el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono, y asegura los cables con canaletas y bridas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un hackathon?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, invitar a mentores y jurado, encargar premios y contratar el catering. Deja la última semana para cerrar equipos, programa y pruebas técnicas.
¿Cuándo se deben formar los equipos de un hackathon?: Forma los equipos entre 3 y 5 días antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Así puedes procesar las últimas bajas y enviar a cada participante un programa actualizado.
¿Cómo preparar el wifi para un hackathon?: Prueba la conexión al menos una semana antes con varios portátiles conectados al mismo tiempo. El día del evento vuelve a probar el wifi, prepara un router de respaldo si lo tienes y deja cables Ethernet disponibles.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un hackathon?: Reserva como mínimo 3 horas para montar mesas, sillas, registro, equipos audiovisuales y cableado. Añade tiempo para una prueba completa de internet, proyector, sonido y micrófono antes de recibir a los participantes.

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