Zo organiseer je een graveltocht zonder verrassingen

Een graveltocht organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een route die je opnieuw fietst en praktisch kunt ondersteunen. Leg eerst datum, startlocatie en route vast; controleer daarna vergunningen, verkeersrisico’s en de capaciteit van het startterrein. Open de inschrijving pas wanneer je weet hoeveel deelnemers je aankunt. In de laatste week verschuift de aandacht naar weersverwachting, routebestanden, bevoorrading en materiaal voor pech onderweg. Met een duidelijke volgorde voorkom je dat markeringen, vrijwilligers of deelnemersinformatie te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Routebestand publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Weersverwachting controleren
13
Route opnieuw fietsen
2 personen
14
Routebestanden en kaarten printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
17
Startnummers voorbereiden
2 personen
18
Routepijlen sorteren
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Telefoonnummers deelnemers printen
21
Startterrein uitzetten
4 personen
22
Route markeren
4 personen
23
Bevoorradingspunt inrichten
3 personen
24
Fietsenstalling inrichten
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
28
Eten en drinken koelen
2 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Startnummers uitdelen
2 personen
32
Fiets- en routebriefing geven
2 personen
33
Groepsstart begeleiden
3 personen
34
Routecontrole uitvoeren
3 personen
35
Bevoorradingspunt bemannen
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
38
Pechhulp onderweg uitvoeren
2 personen
39
Finishregistratie bijhouden
2 personen
40
Finisherdrank serveren
2 personen
41
Soep en brood serveren
3 personen
42
Verlichting inschakelen
43
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

44
Routepijlen verwijderen
4 personen
45
Startterrein afbouwen
4 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Terrein schoonmaken
3 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Routecontrole afronden
2 personen
52
Gevonden voorwerpen verwerken
53
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 120
Pionnenaantal 30
Startnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 80
Reservefietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 12
Fietsaanhangersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 10
Verlengsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24
Krattenaantal 12

Schoonmaak

Handzeepaantal 4
Desinfectiegelaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 3
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route uiterlijk in de laatste week opnieuw. Controleer niet alleen de afstand, maar ook modderige passages, gevaarlijke kruisingen en plekken waar routepijlen of pionnen nodig zijn.
Plan de deelnemerscommunicatie in twee momenten: stuur de praktische informatie enkele dagen vooraf en deel op de ochtend zelf alleen wijzigingen, weersinformatie en aanwijzingen voor parkeren en vertrek.
Maak voor elk bevoorradingspunt een aparte materiaal- en boodschappenlijst. Zet koelboxen, herbruikbare bekers, kommen en bestek klaar en wijs per punt minimaal één verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Leg pechmateriaal op een vaste plek en controleer het vóór de start: reservefietspompen, fietsgereedschapssets, reservebinnenbanden en bandenlichters moeten direct beschikbaar zijn.
Richt het startterrein minstens één uur vóór het eerste vertrek in. Plaats fietsenrekken, tafels, afvalbakken en partytenten zo dat deelnemers zich kunnen aanmelden zonder de doorgang naar de route te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een graveltocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Open de inschrijving zodra de route en maximale deelnemerscapaciteit vaststaan; plan de laatste routecontrole in de week voor de tocht.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een graveltocht?: Reken voor een kleine graveltocht op minimaal 1 coördinator, 2 mensen bij de start en 1 vrijwilliger per bevoorradingspunt. Voeg extra mensen toe zodra deelnemers tegelijk parkeren, aanmelden en vertrekken.
Wanneer moet je de route van een graveltocht markeren?: Markeer de route zo dicht mogelijk vóór de start, meestal op de avond ervoor of dezelfde ochtend. Controleer daarna alle kruisingen nog één keer, omdat pijlen kunnen verschuiven of verdwijnen.
Wat moet je doen als het weer omslaat tijdens een graveltocht?: Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur en 3 uur voor de start. Leg een besluitmoment vast voor inkorten, omleiden of annuleren en zorg dat deelnemers via telefoon of een ander afgesproken kanaal direct worden geïnformeerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.