Organiser une randonnée en gravier, étape par étape

Une randonnée en gravier se prépare d’abord sur le parcours, puis autour du départ et du ravitaillement. Fixez la date, réservez le lieu de départ et vérifiez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Testez l’itinéraire à vélo pour repérer les passages dangereux, les erreurs de balisage et les points où une assistance peut être nécessaire. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et préparer le matériel sur le terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier les risques de circulation sur le parcours
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier le fichier d’itinéraire
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
11
Envoyer les informations aux participants
12
Vérifier les prévisions météo
13
Refaire le parcours à vélo
2 personnes
14
Imprimer les fichiers d’itinéraire et les cartes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Contrôler les vélos et le matériel
2 personnes
17
Préparer les dossards
2 personnes
18
Trier les flèches de parcours
2 personnes
19
Remplir les glacières
2 personnes
20
Imprimer les numéros de téléphone des participants
21
Délimiter l’aire de départ
4 personnes
22
Baliser l’itinéraire
4 personnes
23
Aménager le point de réapprovisionnement
3 personnes
24
Aménager le parking à vélos
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
27
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

30
Enregistrer les participants
3 personnes
31
Distribuer les dossards
2 personnes
32
Donner le briefing vélo et itinéraire
2 personnes
33
Animer le départ des groupes
3 personnes
34
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
35
Assurer la permanence au point d’approvisionnement
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
38
Assurer l’assistance dépannage en route
2 personnes
39
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
40
Servir la boisson des finishers
2 personnes
41
Servir la soupe et le pain
3 personnes
42
Allumer l’éclairage
43
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

44
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
45
Démonter la zone de départ
4 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Rassembler les déchets
3 personnes
48
Nettoyer le site
3 personnes
49
Inventorier le matériel
2 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
51
Finaliser le contrôle du trajet
2 personnes
52
Traiter les objets trouvés
53
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Râteliers à vélosqté 6
Poubellesqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Cônesqté 30
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 12
Remorques à véloqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes frontalesqté 10
Rallongesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Louchesqté 4

Cuisine

Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24
Caissesqté 12

Nettoyage

Savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 4
Trousses de premiers secoursqté 3
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Testez le parcours à vélo au moins 7 jours avant le départ, puis vérifiez la météo à J-3 et la veille. Un fichier d’itinéraire à jour évite que les participants suivent une ancienne version.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la randonnée pour compter les participants, noter les besoins alimentaires et imprimer les numéros de téléphone utiles. Préparez aussi les dossards avant le montage du départ.
Placez le ravitaillement avant l’arrivée des premiers groupes : tables, glacières, eau chaude, café, soupe et vaisselle réutilisable doivent être accessibles sans bloquer le passage des vélos.
Ne limitez pas l’équipement de dépannage aux pompes : prévoyez aussi des chambres à air, des démonte-pneus et des kits d’outils. Contrôlez les vélos et le matériel des bénévoles avant l’ouverture du départ.
Balisez le parcours le jour même ou la veille, selon les règles locales, avec des flèches et des cônes visibles. Gardez des talkies-walkies, des batteries externes et les listes imprimées pour joindre rapidement chaque responsable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée en gravier ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, réserver le départ et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour le repérage final, le matériel et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il tester l’itinéraire d’une randonnée en gravier ?: Faites un repérage à vélo environ 7 jours avant l’événement, puis vérifiez les modifications de circulation ou de terrain la veille. Publiez ensuite uniquement le fichier d’itinéraire validé.
Quand fermer les inscriptions pour une randonnée en gravier ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant le départ si vous devez prévoir le ravitaillement, les dossards et les bénévoles. Ce délai vous laisse aussi le temps de traiter les besoins alimentaires et d’imprimer les informations utiles.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant la randonnée ?: Préparez au minimum une pompe, des chambres à air de rechange, des démonte-pneus et un kit d’outils par point d’assistance mobile. Contrôlez ce matériel avant le départ et attribuez un responsable joignable pendant toute la randonnée.

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