Eine Gravel-Tour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Gravel-Tour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh einen reservierten Startort, geprüfte Genehmigungen und eine Route, die auch bei wechselndem Wetter sicher bleibt. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung und die Informationen für Teilnehmende. Kurz vor dem Start zählen vor allem klare Markierungen, erreichbare Notfallkontakte, geprüfte Fahrräder und ein Versorgungspunkt, der zur Streckenlänge passt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Route auf Verkehrsrisiken prüfen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldeformular öffnen
7
Streckendatei veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige einteilen
11
Teilnehmerinformationen versenden
12
Wettervorhersage prüfen
13
Strecke erneut fahren
2 Personen
14
Route-Dateien und Karten drucken
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
17
Startnummern vorbereiten
2 Personen
18
Richtungspfeile sortieren
2 Personen
19
Kühlboxen füllen
2 Personen
20
Telefonnummern der Teilnehmenden drucken
21
Startbereich markieren
4 Personen
22
Route markieren
4 Personen
23
Versorgungspunkt einrichten
3 Personen
24
Fahrradständer einrichten
2 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
27
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
28
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
29
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen

Event

30
Teilnehmer registrieren
3 Personen
31
Startnummern ausgeben
2 Personen
32
Fahrrad- und Streckenbriefing geben
2 Personen
33
Gruppenstart begleiten
3 Personen
34
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
35
Versorgungspunkt besetzen
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
38
Pannenhilfe unterwegs leisten
2 Personen
39
Zielerfassung führen
2 Personen
40
Finisher-Getränk ausschenken
2 Personen
41
Suppe und Brot servieren
3 Personen
42
Beleuchtung einschalten
43
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen

Nachbereitung

44
Wegweiser entfernen
4 Personen
45
Startgelände abbauen
4 Personen
46
Geschirr abwaschen
2 Personen
47
Abfall sammeln
3 Personen
48
Gelände reinigen
3 Personen
49
Materialien inventarisieren
2 Personen
50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Streckenkontrolle abschließen
2 Personen
52
Gefundene Gegenstände bearbeiten
53
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
FahrradständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
HandyladegeräteAnz. 4

Sportmaterial

WegweiserAnz. 120
KegelAnz. 30
StartnummernAnz. 80
StartnummernhalterAnz. 80
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
FahrradreparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 20
ReifenheberAnz. 12
FahrradanhängerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StirnlampenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
ServierlöffelAnz. 4

Küche

SuppenkesselAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 24
KistenAnz. 12

Reinigung

HandseifeAnz. 4
DesinfektionsgelAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Startort und Route zuerst fest. Prüfe Verkehrsrisiken und notwendige Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder die Anmeldung öffnest.
Veröffentliche die Streckendatei erst, wenn die Route erneut gefahren und auf Baustellen, unklare Abzweigungen und schwierige Passagen geprüft wurde. Drucke zusätzlich Karten und Route-Dateien für Helfer aus.
Plane die Anmeldung mit festen Fristen: Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Tour und verschicke Teilnehmerinformationen mindestens 3 Tage vorher.
Teile Helfer nicht nur dem Startbereich zu. Du brauchst klare Zuständigkeiten für Streckenmarkierung, Versorgungspunkt, Reparaturhilfe und Erreichbarkeit unterwegs; Funkgeräte und gedruckte Telefonnummern helfen bei schlechtem Empfang.
Bereite den Start am Vortag so weit wie möglich vor: Startnummern sortieren, Richtungspfeile bündeln, Kühlboxen füllen und Fahrradständer, Zelte sowie Abfallbehälter aufstellen. Ersatzschläuche, Pumpen und Reparatursets gehören an den Versorgungspunkt oder in ein Begleitfahrzeug.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Gravel-Tour organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Startort und Route festlegen, Genehmigungen prüfen, die Anmeldung öffnen und ausreichend Helfer einteilen.
Wann muss die Route einer Gravel-Tour endgültig feststehen?: Schließe die Route spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin ab. Fahre sie danach noch einmal ab und veröffentliche erst dann die finale Streckendatei und Karten.
Wie viele Helfer braucht eine Gravel-Tour?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Start, eine für den Versorgungspunkt und eine für die Strecke ein. Bei mehr als 30 Teilnehmenden sollten zusätzlich Helfer für Reparaturhilfe und Streckenmarkierung eingeplant werden.
Was muss man am Tag vor einer Gravel-Tour vorbereiten?: Sortiere Startnummern und Wegweiser, fülle die Kühlboxen und stelle Werkzeug, Ersatzschläuche, Karten und Telefonnummern zusammen. Kontrolliere außerdem Fahrräder und Ladegeräte spätestens am Vorabend, damit fehlendes Material noch ersetzt werden kann.

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