Cómo organizar una jornada de puertas abiertas benéfica

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza con la fecha, el programa y el lugar, y comprueba los permisos antes de publicar nada. Deja al menos 4 semanas para resolver autorizaciones o requisitos del espacio.
• Publica el programa junto con el formulario de inscripción y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Cierra los datos del catering entre 7 y 10 días antes para evitar cambios de última hora.
• Explica las donaciones en varios puntos: formulario o solicitud de pago, instrucciones para efectivo y formularios impresos. Asigna a dos personas para contar y registrar el efectivo, nunca a una sola.
• Asigna voluntarios por turnos y confirma las actividades al menos 3 días antes. Calcula una persona responsable de cada actividad, otra para las inscripciones y una persona de reserva para cubrir ausencias.
• Haz el plano y comprueba el inventario 2 días antes: mesas, sillas, sonido, cables, regletas, baterías y señalización. Prueba el micrófono y los altavoces antes de que llegue el público, no durante la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas benéfica?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar permisos, contactar con patrocinadores, abrir inscripciones y confirmar catering y voluntariado.

¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y encargar el catering?

Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes y encarga el catering con esa cifra provisional. Confirma el número final y las dietas 3 días antes, según lo que permita el proveedor.

¿Cómo organizar las donaciones en una jornada benéfica?

Define al menos dos formas de donación, por ejemplo mediante una solicitud de pago y en efectivo. Prepara los formularios con 3 días de antelación y establece por escrito quién recoge, cuenta y registra el dinero.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?

Como punto de partida, asigna una persona por actividad, una para gestionar inscripciones, una para donaciones, una para coordinación y una de reserva. Para 5 actividades, eso supone al menos 9 personas por turno; añade turnos si la jornada dura más de 4 horas.

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