Tag der offenen Tür für den guten Zweck organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür für den guten Zweck müssen Besucherführung, Spenden und Programm von Anfang an zusammenspielen. Lege zuerst Datum, Ziel und Ablauf fest, bevor du Helfer, Catering oder Technik anfragst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldung, Öffentlichkeitsarbeit und die Einteilung vor Ort. Plane außerdem früh, wie viele Sitzplätze, Becher, Teller und Mikrofone gebraucht werden – fehlende Kleinigkeiten fallen meist erst kurz vor dem Einlass auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Gute Zweck vorstellen
2 Personen
5
Programm online veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
9
Sponsoren ansprechen
2 Personen
10
Spendenformen festlegen
2 Personen
11
Zahlungsanfrage erstellen
12
Bargeldverfahren festlegen
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Aktivitäten bestätigen
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Catering reservieren
18
Zusätzliche Stühle organisieren
19
Audioausrüstung organisieren
20
Lageplan erstellen
21
Drehbuch ausdrucken
22
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
23
Spendenformulare drucken
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Bestand prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Informationsstand einrichten
2 Personen
34
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
36
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

40
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
41
Besucher begrüßen
2 Personen
42
Guten Zweck erläutern
2 Personen
43
Spenden erfassen
2 Personen
44
Aktivitäten begleiten
4 Personen
45
Führungen begleiten
2 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Snacks servieren
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Buffet ordentlich halten
2 Personen
50
Mülleimer leeren
51
Toiletten kontrollieren
52
Fotomomente begleiten
53
Programmpunkte ankündigen
54
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
55
Besucher bedanken
2 Personen
56
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
58
Catering aufräumen
3 Personen
59
Materialien zusammenstellen
4 Personen
60
Abfall entsorgen
2 Personen
61
Location reinigen
4 Personen
62
Geschirr abwaschen
2 Personen
63
Spendenbetrag prüfen
2 Personen
64
Spendenbetrag überweisen
65
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
66
Materialien zurückgeben
2 Personen
67
Dankesnachricht versenden
68
Fotos und Erlös teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
AkkusAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Informationen

InfotafelnAnz. 6
ProspekthalterAnz. 4
FlyerAnz. 300
AnmeldelistenAnz. 6
StifteAnz. 30
KlebebandAnz. 6
ScherenAnz. 4

Spenden

SpendendosenAnz. 4
QR-Code-KartenAnz. 12
Kassenschachtel
BonnenhefteAnz. 4

Aktivitäten

SpielmaterialienAnz. 4
BuntstifteAnz. 4
MalvorlagenAnz. 100
PreisbänderAnz. 50
BastelpapierAnz. 200
KlebestifteAnz. 12
SchminksetAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kasten
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 2
RegenschirmeAnz. 4

Logistik

AufbewahrungsboxenAnz. 12
TransportwagenAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 8

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Prüfe direkt, ob eine Genehmigung nötig ist und welche Räume, Zelte oder Außenflächen genutzt werden dürfen.
Lege vor dem Versand der Einladungen fest, wie gespendet werden kann: online, per Überweisung oder bar. Für jede Zahlungsart brauchst du eine klare Anleitung und bei Barspenden ein festgelegtes Verfahren mit mindestens zwei verantwortlichen Personen.
Öffne die Anmeldung spätestens 4 Wochen vor dem Termin und frage dabei Ernährungswünsche ab. Teile die Helfer anschließend nach Zeitfenstern ein, zum Beispiel für Aufbau, Empfang, Buffet, Programm und Abbau.
Veröffentliche den Programmablauf online und bestätige Aktivitäten spätestens 7 Tage vorher. Drucke zusätzlich Lageplan, Drehbuch, Beschilderung, Spendenformulare und Namensschilder aus, damit am Veranstaltungstag niemand auf eine Datei angewiesen ist.
Prüfe 3 bis 5 Tage vorher den Bestand und zähle Geschirr, Sitzplätze und Technik. Rechne bei Kaffee und Getränken mit Ersatzbechern, zusätzlichen Verlängerungskabeln und geladenen Akkus – genau diese Dinge werden häufig zu spät bemerkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Genehmigungen, Sponsoren, Catering und das Programm noch ohne Zeitdruck abstimmen.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, zwei für Spenden und Anmeldung, zwei für Catering sowie eine verantwortliche Person für Technik und Programm ein. Bei mehreren Aktivitäten sollte pro Station zusätzlich eine Betreuungsperson eingeplant werden.
Wann sollte man Einladungen und Plakate verschicken?: Versende Einladungen etwa 4 Wochen vorher und verteile Plakate ebenfalls spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Eine kurze Erinnerung mit Programm und Anmeldefrist 7 Tage vorher erhöht die Verbindlichkeit.
Wie viel Geschirr und Sitzplätze braucht man für die Veranstaltung?: Plane pro erwarteter Person mindestens einen Teller, einen Becher und ein Besteckset ein, bei einem Buffet besser 10 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen sind das beispielsweise 110 Teller, Becher und Bestecksets sowie ausreichend Stühle für die vorgesehenen Sitzbereiche.

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