Zo organiseer je een gitaarconcert

Begin met het programma, de datum en de locatie voordat je artiesten en leveranciers vastlegt. Daarna werk je de begroting, vergunningen en technische wensen uit: gitaarversterkers, microfoons, DI-boxen, monitors en PA-geluid moeten op elkaar aansluiten. Regel kaartverkoop en promotie zodra de basis staat, en verzamel dieetwensen en vrijwilligers ruim vooraf. Op de concertdag draait alles om een strak tijdschema voor leveringen, podiumcontrole, soundcheck, catering en ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Locatie bevestigen
4
Vergunningen controleren
5
Begroting vastleggen
2 personen
6
Technische wensen inventariseren
2 personen
7
Geluidsleverancier reserveren
8
Ticketverkoop instellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie publiceren
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
14
Vrijwilligers inplannen
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Artiënteninformatie bevestigen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Catering voorbereiden
3 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Leveringen ontvangen
2 personen
23
Podiumvloer controleren
2 personen
24
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
25
Microfoons plaatsen
2 personen
26
Instrumenten aansluiten
2 personen
27
Verlichting opbouwen
2 personen
28
Zitplaatsen opstellen
3 personen
29
Entreebalie opbouwen
2 personen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
32
Bar inrichten
2 personen
33
Programma ophangen
34
Routebordjes plaatsen
2 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Toiletten controleren
37
EHBO-materialen klaarleggen
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Artiëntenruimte inrichten
2 personen
40
Soundcheck uitvoeren
4 personen
41
Catering proeven en controleren
2 personen
42
Kassa en entree testen
2 personen
43
Publieksruimte controleren
2 personen
44
Deuren openen
3 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Tickets controleren
2 personen
47
Garderobe bemannen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Eerste concertset begeleiden
3 personen
52
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
53
Publiek informeren
54
Tweede concertset begeleiden
3 personen
55
Artiesten verzorgen
56
Avondcatering klaarzetten
3 personen
57
Avondbuffet serveren
3 personen
58
Derde concertset begeleiden
3 personen
59
Publieksvragen afhandelen
60
Finale begeleiden
3 personen
61
Afscheid publiek begeleiden
3 personen
62
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
63
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
68
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
69
Verlichting afbouwen
2 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Servies afwassen
2 personen
72
Voorraad tellen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Artiënten uitchecken
76
Facturen verzamelen
77
Betalingen uitvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Concertstoelenaantal 110
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Entreetafel
Garderoberekkenaantal 3
Artiëntenbankaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Koffielepeltjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
PA-luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 3
Gitaarmicrofoonsaantal 4
Vocalmicrofoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Gitaarversterkersaantal 3
Gitaarkabelsaantal 8
XLR-kabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelbruggenaantal 8
Gitaarstandaardsaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 4
Stemapparatenaantal 3
Reservegitaarsnarenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Laptop
Headset

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Werklampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Concertpostersaantal 12
Podiumdoekenaantal 3
Tafellopersaantal 8
Menukaartenaantal 20
Naamkaartjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 10

Catering

Boodschappen

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Scharenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
IJslepelsaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Allesreinigeraantal 4
Glasreinigeraantal 2
Desinfectiesprayaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Toiletontstoppersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Brandblussersaantal 2
Kabelmarkeringen
Afzetlintaantal 2

Overig

Ticketrollenaantal 4
Garderobenummersaantal 300
Pennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 8
Plakbandaantal 8
Gaffer tapeaantal 8
Nietmachinesaantal 2
Nietjesaantal 4
Kassalade
Pinapparaat
Contantgeldkist
Programmaflyersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Kledinghangersaantal 150
Opbergkrattenaantal 12
Transportkarrenaantal 2
Paraplubakaantal 2
Artiëntenpassenaantal 20

Tips

Leg de technische set-up uiterlijk vier weken vooraf vast met de artiesten en geluidsleverancier. Noteer per gitarist welke versterker, microfoon of DI-box nodig is en plan tijd voor een soundcheck van minimaal 60 minuten.
Controleer vergunningen en geluidsvoorwaarden voordat je de locatie definitief bevestigt. Vraag ook na hoeveel bezoekers zijn toegestaan en waar podium, entree, garderobe en afvalbakken mogen staan.
Stel de kaartverkoop minimaal drie weken voor het concert open en verwerk aanmeldingen wekelijks. Gebruik de actuele bezoekerslijst om concertstoelen, catering en dieetwensen niet pas op de laatste dag te moeten bijstellen.
Plan op de concertdag minstens drie uur voor de eerste bezoekers binnenkomen voor lossen, podiumdelen, geluidsinstallatie, microfoonstatieven en kabels. Houd daarna minimaal 60 minuten vrij voor soundcheck en laatste wijzigingen.
Druk het draaiboek uiterlijk één dag vooraf af en geef elke vrijwilliger een eigen tijd en taak. Koel dranken pas nadat de leveringen en catering zijn gecontroleerd, zodat je niet te vroeg ruimte in beslag neemt of tekorten mist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gitaarconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Artiesten, locatie, vergunningen en geluidsleverancier moeten eerst vaststaan; plan kaartverkoop en promotie vervolgens minimaal 3 weken voor de concertdatum.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een gitaarconcert?: Reken op minimaal 3 uur voor lossen, podium en zaal, plus minstens 60 minuten voor de soundcheck. Bij meerdere artiesten of een uitgebreide PA-installatie is 4 tot 5 uur opbouw veiliger.
Wanneer regel je het geluid voor een gitaarconcert?: Inventariseer de technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf en reserveer daarna direct de geluidsleverancier. Bevestig de microfoons, DI-boxen, versterkers, monitors en PA uiterlijk 7 dagen voor het concert nogmaals.
Hoeveel drank en catering moet je bestellen voor een gitaarconcert?: Gebruik het aantal bevestigde bezoekers als basis en controleer dat uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen minstens 7 dagen voor het concert; bestel dranken en catering daarna met een kleine marge voor onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.