Cómo organizar un concierto de guitarra sin perder detalles

Organizar un concierto de guitarra requiere coordinar artistas, permisos, sonido, público y catering en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, el programa y el presupuesto; después confirma el lugar y las necesidades técnicas antes de abrir la venta de entradas. Durante la última semana, cierra la información con los artistas, revisa las inscripciones y prepara el plan de trabajo. El día del concierto, reserva varias horas para recibir entregas, montar el sonido y hacer una prueba completa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contratar artistas
2 personas
3
Confirmar el lugar
4
Comprobar permisos
5
Fijar el presupuesto
2 personas
6
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
7
Reservar proveedor de sonido
8
Configurar la venta de entradas
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar la promoción
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
14
Programar voluntarios
2 personas
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Confirmar la información de los artistas
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Hacer la compra
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar el catering
3 personas

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Recibir entregas
2 personas
23
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
24
Montar el sistema de sonido
3 personas
25
Colocar los micrófonos
2 personas
26
Conectar los instrumentos
2 personas
27
Montar la iluminación
2 personas
28
Montar asientos
3 personas
29
Montar el mostrador de entrada
2 personas
30
Montar el guardarropa
2 personas
31
Montar el bufé de catering
3 personas
32
Montar la barra
2 personas
33
Colgar el programa
34
Colocar señales de ruta
2 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Comprobar los baños
37
Preparar los materiales de primeros auxilios
38
Recibir a los artistas
2 personas
39
Preparar la sala de artistas
2 personas
40
Hacer la prueba de sonido
4 personas
41
Degustar y controlar el catering
2 personas
42
Probar la caja registradora y la entrada
2 personas
43
Inspeccionar el área de público
2 personas
44
Abrir las puertas
3 personas
45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Comprobar las entradas
2 personas
47
Atender el guardarropa
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Acompañar la primera sesión de conciertos
3 personas
52
Reponer el bufé del descanso
2 personas
53
Informar al público
54
Coordinar el segundo set del concierto
3 personas
55
Atender a los artistas
56
Preparar el catering de la noche
3 personas
57
Servir el buffet de la noche
3 personas
58
Coordinar el tercer set del concierto
3 personas
59
Atender las preguntas del público
60
Coordinar la final
3 personas
61
Acompañar la despedida del público
3 personas
62
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
63
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

64
Apagar el equipo
2 personas
65
Recoger el catering
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Retirar sillas y mesas
4 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
69
Desmontar la iluminación
2 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Lavar la vajilla
2 personas
72
Contar el inventario
73
Registrar objetos perdidos
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Hacer el check-out de los artistas
76
Recopilar facturas
77
Realizar los pagos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Sillas de conciertocant. 110
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de entrada
Percheroscant. 3
Banco para artistascant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharonescant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonos para guitarracant. 4
Micrófonos vocalescant. 2
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Amplificadores de guitarracant. 3
Cables de guitarracant. 8
Cables XLRcant. 12
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Puentes de cablecant. 8
Soportes para guitarracant. 6
Atriles de músicacant. 4
Dispositivos de votacióncant. 3
Cuerdas de guitarra de repuestocant. 6
Baterías de repuestocant. 24
Portátil
Auricular

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas de trabajocant. 4
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Pósters del conciertocant. 12
Telones de escenariocant. 3
Manteles runnerscant. 8
Cartas del menúcant. 20
Tarjetas de nombrecant. 20
Carteles de flechascant. 10

Catering

Compras

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Tijerascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Abrebotellascant. 4
Cucharillas para heladocant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Limpiador multiusoscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Spray desinfectantecant. 4
Paños de microfibracant. 24
Toallas de papelcant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Desatascadores de inodoroscant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Extintorescant. 2
Marcadores de cable
Cinta de balizamientocant. 2

Otros

Rollo de ticketscant. 4
Números de guardarropacant. 300
Bolígrafoscant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 8
Cinta adhesivacant. 8
Cinta gaffercant. 8
Grapadorascant. 2
Grapascant. 4
Cajón de la caja registradora
Máquina de sellado
Caja para efectivo
Folletos del programacant. 150
Pulserascant. 150
Perchascant. 150
Cajas de almacenamientocant. 12
Carros de transportecant. 2
Paragüerocant. 2
Pases de artistacant. 20

Consejos

Cierra el programa y los contratos antes de promocionar el concierto. Deja al menos 2 semanas para confirmar horarios, repertorio, necesidades técnicas y datos que aparecerán en las invitaciones.
Comprueba los permisos y el lugar con tiempo: confirma como mínimo 30 días antes si puedes usar el espacio, instalar el escenario y recibir público. Revisa también el suelo del escenario antes de montar.
Pide al proveedor de sonido una lista técnica completa antes de reservar el equipo. Para una actuación con guitarra suelen tener que estar coordinados la mesa de mezclas, los altavoces, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y los amplificadores.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Así puedes pedir las cantidades de catering, enfriar las bebidas y preparar mesas, vajilla y servicio sin improvisar el mismo día.
Abre el lugar al menos 3 horas antes de la llegada del público. Usa la primera hora para recibir entregas y comprobar el escenario, la segunda para montar altavoces, mesa, monitores y micrófonos, y la tercera para la prueba de sonido y la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de guitarra?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite contratar artistas, confirmar el lugar, comprobar permisos, reservar sonido, configurar las entradas y publicar la promoción sin concentrar todo en los últimos días.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido de un concierto?: Reserva al menos 2 horas para descargar y montar el equipo, y añade 45-60 minutos para la prueba de sonido. Si participan varios guitarristas o hay voces, deja otros 30 minutos para ajustar micrófonos, monitores y niveles.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en un concierto?: Para el primer tramo de 2 horas, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade una reserva del 10 %. Separa agua para artistas y técnicos, y enfría las bebidas al menos 6 horas antes de abrir.
¿Cuándo hay que cerrar el catering y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas hasta 7 días antes y confirma el pedido entre 5 y 3 días antes. El día anterior prepara la vajilla, organiza las mesas del buffet y deja listas las bebidas que necesiten frío.

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